Закупки сегодня. Опрос журнала «Директор по закупкам»

Что представляет из себя функция закупок сегодня? Каково ее место в экономической модели компаний российского рынка? Эти и другие вопросы онлайн-журнал «Директор по закупкам» и консалтинговая компания V&G Procurement задали специалистам, отвечающим за закупки.

В опросе приняли участие 45 специалистов по закупкам, из которых более 85% — представители коммерческих организаций. Журнал «Директор по закупкам» попросил Елену Вышлову и Андрея Германчука, экспертов по трансформации корпоративных закупок и основателей V&G Procurement (консалтинг в управлении эффективностью закупок) прокомментировать результаты опроса.

Сегодня на фоне экономического спада и вынужденных ограничений в связи с COVID-19, несмотря на необходимость поддерживать бизнес «здесь и сейчас» и усиленный риск-менеджмент, грамотное управление затратами – чуть ли не единственный рычаг оставаться на плаву и даже сохранять конкурентные позиции. Компаниям нужна стратегия по управлению закупками во время и после выхода из кризиса. И роль закупщика в этом процессе – быть драйвером оптимизации, источником инновационных решений и обеспечивать рост эффективности затрат.

Закупки вашей организации регламентированы 44-ФЗ / 223-ФЗ?

Вариант ответаКол-во ответов
Да6
Нет39

Каков объем всех закупок вашей организации за последний год?

Вариант ответа Кол-во ответов
До 100 млн. руб. 4
От 100 млн. руб. до 1 млрд. руб. 10
От 1 млрд. руб. до 10 млрд. руб. 15
Более 10 млрд. руб. 12
Затрудняюсь ответить 4
   

Какой % от общих закупок находится под контролем отдела закупок?

Вариант ответа Кол-во ответов
До 20% 0
От 20 до 50% 6
От 50 до 90% 18
От 90 до 100% 18
Затрудняюсь ответить 3
   

По данным опроса, 60% организаций имеют затраты на закупку более 1 млрд. руб. в год. Более того, в 80% случаев большая часть всех закупок компании осуществляется централизовано специально выделенной для этих целей функцией. Но независимо от масштаба организации, наличия или отсутствия выделенной функции закупок, сам этот процесс существует и оказывает большое влияние на расходы компании и, в итоге, на чистую прибыль. 

Поэтому сегодня команды закупок имеют реальный шанс превратиться из администраторов материально-технического обеспечения (Закупки 1.0) в источник добавленной ценности для бизнеса в самом широком смысле (Закупки 2.0 – 4.0).

Изображение выглядит как снимок экрана

Автоматически созданное описание

Что это значит? Это переход от снабжения к стратегическим закупкам: глубокий анализ потребления и потребностей, гарантия качества, сроков и экономии; это отличные переговорщики, которые смогут обеспечить завтра лучшие условия, чем сегодня. Это понятный вклад в результаты компании и в акционерную стоимость. Это источник идей и инноваций, которые могут стать существенным конкурентным преимуществом и основной устойчивого развития бизнеса.

Как бы вы оценили роль закупок в вашей организации?

Вариант ответа Кол-во ответов
Скорее функция снабжения 23
Скорее функция управления затратами 20
У нас нет выделенной функции закупок 2

К сожалению, отсутствие рыночной культуры в нашей стране многие десятилетия и наследие плановой экономики обеспечило нам существенное отставание от развитых стран в плане отношения бизнеса к службам закупок. Чаще всего бенефициары не понимают профессию, не доверяют командам и не видят ценности, а сами Закупки не могут объяснить свой вклад в результаты компании так, чтобы это вызывало доверие. Поэтому сами закупщики (51%) оценивают свою роль как снабженческую (Закупки 1.0). Разумеется, при такой организации закупок, когда ключевой показатель – это всего лишь поставка вовремя и в полном объеме, а инструменты работы с ценой очень ограничены, невозможно раскрыть весь существующий потенциал. Наши исследования функций закупок в компаниях на постсоветском пространстве это также подтверждают: функция Закупок крайне незрелая, по сути, это просто функция снабжения.

Как вы отслеживаете экономию закупок? Допустимо несколько вариантов ответа

Вариант ответа Кол-во ответов
Экономия закупок не отслеживается 4
Экономия закупок заявляется, но подход не формализован, CFO и руководство компании не подтверждают этот результат 6
Формализованы правила расчёта экономии закупок на уровне компании. Однако учитывается только ожидаемая экономия по факту подписания контрактов 9
Делается попытка отслеживать фактическую экономию на уровне крупных значений, основных проектов или отклонений от бюджетов 12
Фактическая экономия отслеживается по каждому проекту закупок. Целевая и ожидаемая экономии интегрированы в план расходов / бюджет компании 23

Экономия (в контексте повышения рентабельности затрат) остаётся одним из важнейших KPI функции закупок. 43% респондентов подтверждают, что фактическая экономия отслеживается по каждому проекту закупок.  23% делают попытку ее отслеживать на уровне основных проектов или отклонений от бюджетов. Но есть ещё 34%, где фактическая экономия не отслеживается вовсе либо CFO и руководство не подтверждают этот результат.

Показатели экономии должны вызывать доверие к командам Закупок внутри компании. Именно поэтому сами Закупки должны быть максимально критичны к методологии расчёта экономии: во-первых, понимать базовую линию (не бюджет!) для корректного расчёта без ошибок и субъективных оценок, что позволяет избегать манипулирования со стороны участников процесса закупок; а во-вторых, — управлять бюджетом с учётом целей по экономии от базовой линии, что даёт понимание компанией вклада Закупок в общие финансовые результаты. В итоге – рост мотивации команд закупок.

Очень важно оценивать «факт-факт», а не «факт-бюджет», поскольку во втором случае – это всего лишь отклонение от бюджета, но никак не экономия закупок.

Чтобы принимать лучшие решения и получать большую отдачу от вложенных средств и усилий, максимально используя доступные рычаги и возможности, необходимо держать «руку на пульсе»: иметь в нужный момент качественные данные о затратах, поставщиках, новых технологиях и рыночных трендах; строить жизнеспособную  стратегию закупок, основываясь на больших и достоверных аналитических данных, а не только на субъективном опыте, который быстро устаревает.

Но источники данных настолько вариативны, а объем информации велик, что своевременно найти ее и обработать становится сложной задачей. Не говоря уже о том, что качество таких данных оставляет желать лучшего. Давайте будем откровенны: когда речь идет об анализе больших данных низкого качества, закупщикам не хватает ни времени, ни аналитических навыков, поскольку это не является их основной деятельностью. И поэтому всесторонним анализом зачастую пренебрегают, что подтверждают 24% всех опрошенных: 8% вообще не отслеживают затраты, ещё 16% пользуются для этих целей отчетом P&L, что также не даёт необходимый уровень детализации. 

При низком уровне качества мастер-данных, используемых в анализе затрат, возникает риск ошибки в оценке базового уровня. Чтобы не отвлекать ресурсы закупщиков, решениями данного вопроса могут быть выделенная функция бизнес-аналитика в отделе закупок или аутсорсинг аналитики, а также цифровизация, которая способствует повышению качества мастер-данных и прозрачности.

Какие инструменты отслеживания затрат вы пользуетесь? Допустимо несколько вариантов ответа.

Вариант ответа Кол-во ответов
Никакими 4
Ежемесячным отчётом о прибылях и убытках 8
Отчётами в Excel   20
Специальными отчётами (Hyperion, BI,…) 17

Отслеживание экономии с помощью Excel остается наиболее популярным инструментом (41%), и это вполне может оставаться рабочим решением для небольшого количества проектов по закупке (до 50-100 текущих проектов); специальными инструментами пользуются 35%, и здесь набор решений может быть очень широким: от решений с частичной автоматизацией до инновационных аналитических инструментов с элементами ИИ способных объединять и нормализировать данные о закупках со множеством различных ERP и сервисных систем в единый инструмент.

Сегодня функции закупок компаний на российском рынке находятся пока в самом начале пути, но запрос на качественную трансформацию уже есть. И развитие функции будет двигаться в четырех направлениях: культура, организация, инструменты и функциональная зрелость.

Изображение выглядит как снимок экрана

Автоматически созданное описание

Мы убеждены, что в процессе построения качественной функции закупок или ее трансформации существует определенная последовательность действий. Невозможно правильно описать процессы закупок вне общей стратегии, выстроить стратегию закупок без комплексной диагностики и эффективно управлять категорией без понимания ее места в системе общих затрат. И было бы совсем неверно автоматизировать процессы без понимая того, как они должны правильно работать и какое место занимать в Экосистеме Компании. Для качественной автоматизации необходимо прежде всего актуализировать существующие процессы.

Используете ли вы в своей работе электронные площадки для закупки?

Вариант ответа Кол-во ответов
Нет 13
Да, открытые 17
Да, корпоративные 15

Используете ли вы в вашей организации систему Р2Р (Procure-to-Pay)?

Вариант ответа Кол-во ответов
Нет 12
Да, 1С   11
Да, SAP, Ariba   15
Да, другое   7

Какие инструменты работы с договорами вы используете? Допустимо несколько вариантов ответа

Вариант ответа Кол-во ответов
Никакие, бумажный оборот и архив; 7
Есть единый электронный архив договоров   7
Систему управления договорами (CMS), c оцифрованными мастер-данными по договорам (поставщик, условия оплаты, единичные расценки…) 5
Есть система согласования договоров и электронный архив 30

Сегодня уже невозможно рассматривать организацию процессов Закупок без использования широкого набора ИТ инструментов. И опрос это подтверждает, сегодня более 70% респондентов используют в своей работе системы E-Sourcing, P2P и электронную систему согласования договоров. Цифровизация, автоматизация и расширенная аналитика приводят к изменениям в работе закупок, позволяя функциям закупок выявлять и фиксировать ранее неиспользованные источники добавленной стоимости… AI и ML помогают решить проблему качества данных…

Наш опыт и опыт наших партнеров показывает, что инновационные цифровые решения в сфере закупок могут обеспечить снижение затрат на 3-15%. Согласно McKinsey, уже сегодня 40% процесса S2P может быть автоматизировано, а в ближайшем будущем – это 80% и даже 100%.

Зависит ли премиальная часть вознаграждения закупщика от достигнутой экономии?

Вариант ответа Кол-во ответов
Нет 31
Да, до 10% общего дохода зависит от экономии   8
Да, от 10% до 20% общего дохода зависит от экономии   6
Да, 20% и более общего дохода зависит от экономии 0

Команды закупок экономят компаниям колоссальные средства, внося существенный вклад в эффективность бизнеса. Имеют ли они право на часть результата в качестве вознаграждения (по аналогии с командами продаж)? В мире такая практика довольно распространена: согласно ранее проводимому исследованию Oliver Wyman, более чем в 80% компаний имеется переменная часть вознаграждения закупщиков, большая часть которой зависит от показателей экономии. У нас же такую практику подтверждают только 31% опрошенных.

Изменились ли затраты вашей компании за последние месяцы?

Вариант ответа Кол-во ответов
Остались прежние 15
Уменьшились 21
Увеличились 9

Правильный расчет вклада закупщиков в результаты компании повышает уровень профессионального доверия к командам закупок и будет способствовать внедрению премиальной части вознаграждения закупщиков от достигнутой экономии, что должно рассматриваться компаниями не как дополнительные затраты, а как инвестиции в эффективность бизнеса.

В ближайший период на сколько процентов вам требуется сократить затраты?

Вариант ответа Кол-во ответов
до 10% 19
от 11% до 20% 9
от 21% до 30% 7
от 31% до 40% 0
от 41% до 50% 1
свыше 51% 1
не требуется сокращение 8

При проведении опроса мы также попросили специалистов по закупкам ответить на ряд вопросов, ответы на которые показывают, как кризис Covid 19 повлиял на стратегии и текущий формат существования закупочных структур.


Планируете ли вы сокращение персонала отдела закупок?

Вариант ответа Кол-во ответов
Да 5
Нет 28
Пока не решили 11

Количество работы за последние месяцы изменилось?

Вариант ответа Кол-во ответов
Увеличилось 20
Уменьшилось 10
Осталось прежним 15

Изменилась ли оплата вашего труда?

Вариант ответа Кол-во ответов
Уменьшилась  8
Увеличилась 1
Осталась прежней 36


Изменились ли условия оплаты труда сотрудников отдела закупок?

Вариант ответа Кол-во ответов
Уменьшились 8
Увеличились 1
Остались прежние 36


Перешли ли сотрудники отдела закупок и лично вы на удаленную работу?

Да 35
Нет 4
Частично 6

Вы бы хотели работать в офисе?

Вариант ответа Кол-во ответов
Да 20
Нет 6
Частично 19