Закупки сегодня. Опрос журнала «Директор по закупкам»

Что представляет из себя функция закупок сегодня? Каково ее место в экономической модели компаний российского рынка? Эти и другие вопросы онлайн-журнал «Директор по закупкам» и консалтинговая компания V&G Procurement задали специалистам, отвечающим за закупки.

В опросе приняли участие 45 специалистов по закупкам, из которых более 85% — представители коммерческих организаций. Журнал «Директор по закупкам» попросил Елену Вышлову и Андрея Германчука, экспертов по трансформации корпоративных закупок и основателей V&G Procurement (консалтинг в управлении эффективностью закупок) прокомментировать результаты опроса.

Сегодня на фоне экономического спада и вынужденных ограничений в связи с COVID-19, несмотря на необходимость поддерживать бизнес «здесь и сейчас» и усиленный риск-менеджмент, грамотное управление затратами – чуть ли не единственный рычаг оставаться на плаву и даже сохранять конкурентные позиции. Компаниям нужна стратегия по управлению закупками во время и после выхода из кризиса. И роль закупщика в этом процессе – быть драйвером оптимизации, источником инновационных решений и обеспечивать рост эффективности затрат.

Закупки вашей организации регламентированы 44-ФЗ / 223-ФЗ?

Каков объем всех закупок вашей организации за последний год?

Какой % от общих закупок находится под контролем отдела закупок?

По данным опроса, 60% организаций имеют затраты на закупку более 1 млрд. руб. в год. Более того, в 80% случаев большая часть всех закупок компании осуществляется централизовано специально выделенной для этих целей функцией. Но независимо от масштаба организации, наличия или отсутствия выделенной функции закупок, сам этот процесс существует и оказывает большое влияние на расходы компании и, в итоге, на чистую прибыль. 

Поэтому сегодня команды закупок имеют реальный шанс превратиться из администраторов материально-технического обеспечения (Закупки 1.0) в источник добавленной ценности для бизнеса в самом широком смысле (Закупки 2.0 – 4.0).

Что это значит? Это переход от снабжения к стратегическим закупкам: глубокий анализ потребления и потребностей, гарантия качества, сроков и экономии; это отличные переговорщики, которые смогут обеспечить завтра лучшие условия, чем сегодня. Это понятный вклад в результаты компании и в акционерную стоимость. Это источник идей и инноваций, которые могут стать существенным конкурентным преимуществом и основной устойчивого развития бизнеса.

Как бы вы оценили роль закупок в вашей организации?

К сожалению, отсутствие рыночной культуры в нашей стране многие десятилетия и наследие плановой экономики обеспечило нам существенное отставание от развитых стран в плане отношения бизнеса к службам закупок. Чаще всего бенефициары не понимают профессию, не доверяют командам и не видят ценности, а сами Закупки не могут объяснить свой вклад в результаты компании так, чтобы это вызывало доверие. Поэтому сами закупщики (51%) оценивают свою роль как снабженческую (Закупки 1.0). Разумеется, при такой организации закупок, когда ключевой показатель – это всего лишь поставка вовремя и в полном объеме, а инструменты работы с ценой очень ограничены, невозможно раскрыть весь существующий потенциал. Наши исследования функций закупок в компаниях на постсоветском пространстве это также подтверждают: функция Закупок крайне незрелая, по сути, это просто функция снабжения.

Как вы отслеживаете экономию закупок? Допустимо несколько вариантов ответа

Экономия (в контексте повышения рентабельности затрат) остаётся одним из важнейших KPI функции закупок. 43% респондентов подтверждают, что фактическая экономия отслеживается по каждому проекту закупок.  23% делают попытку ее отслеживать на уровне основных проектов или отклонений от бюджетов. Но есть ещё 34%, где фактическая экономия не отслеживается вовсе либо CFO и руководство не подтверждают этот результат.

Показатели экономии должны вызывать доверие к командам Закупок внутри компании. Именно поэтому сами Закупки должны быть максимально критичны к методологии расчёта экономии: во-первых, понимать базовую линию (не бюджет!) для корректного расчёта без ошибок и субъективных оценок, что позволяет избегать манипулирования со стороны участников процесса закупок; а во-вторых, — управлять бюджетом с учётом целей по экономии от базовой линии, что даёт понимание компанией вклада Закупок в общие финансовые результаты. В итоге – рост мотивации команд закупок.

Очень важно оценивать «факт-факт», а не «факт-бюджет», поскольку во втором случае – это всего лишь отклонение от бюджета, но никак не экономия закупок.

Чтобы принимать лучшие решения и получать большую отдачу от вложенных средств и усилий, максимально используя доступные рычаги и возможности, необходимо держать «руку на пульсе»: иметь в нужный момент качественные данные о затратах, поставщиках, новых технологиях и рыночных трендах; строить жизнеспособную  стратегию закупок, основываясь на больших и достоверных аналитических данных, а не только на субъективном опыте, который быстро устаревает.

Но источники данных настолько вариативны, а объем информации велик, что своевременно найти ее и обработать становится сложной задачей. Не говоря уже о том, что качество таких данных оставляет желать лучшего. Давайте будем откровенны: когда речь идет об анализе больших данных низкого качества, закупщикам не хватает ни времени, ни аналитических навыков, поскольку это не является их основной деятельностью. И поэтому всесторонним анализом зачастую пренебрегают, что подтверждают 24% всех опрошенных: 8% вообще не отслеживают затраты, ещё 16% пользуются для этих целей отчетом P&L, что также не даёт необходимый уровень детализации. 

При низком уровне качества мастер-данных, используемых в анализе затрат, возникает риск ошибки в оценке базового уровня. Чтобы не отвлекать ресурсы закупщиков, решениями данного вопроса могут быть выделенная функция бизнес-аналитика в отделе закупок или аутсорсинг аналитики, а также цифровизация, которая способствует повышению качества мастер-данных и прозрачности.

Какие инструменты отслеживания затрат вы пользуетесь? Допустимо несколько вариантов ответа.

Отслеживание экономии с помощью Excel остается наиболее популярным инструментом (41%), и это вполне может оставаться рабочим решением для небольшого количества проектов по закупке (до 50-100 текущих проектов); специальными инструментами пользуются 35%, и здесь набор решений может быть очень широким: от решений с частичной автоматизацией до инновационных аналитических инструментов с элементами ИИ способных объединять и нормализировать данные о закупках со множеством различных ERP и сервисных систем в единый инструмент.

Сегодня функции закупок компаний на российском рынке находятся пока в самом начале пути, но запрос на качественную трансформацию уже есть. И развитие функции будет двигаться в четырех направлениях: культура, организация, инструменты и функциональная зрелость.

Мы убеждены, что в процессе построения качественной функции закупок или ее трансформации существует определенная последовательность действий. Невозможно правильно описать процессы закупок вне общей стратегии, выстроить стратегию закупок без комплексной диагностики и эффективно управлять категорией без понимания ее места в системе общих затрат. И было бы совсем неверно автоматизировать процессы без понимая того, как они должны правильно работать и какое место занимать в Экосистеме Компании. Для качественной автоматизации необходимо прежде всего актуализировать существующие процессы.

Используете ли вы в своей работе электронные площадки для закупки?

Используете ли вы в вашей организации систему Р2Р (Procure-to-Pay)?

Какие инструменты работы с договорами вы используете? Допустимо несколько вариантов ответа

Сегодня уже невозможно рассматривать организацию процессов Закупок без использования широкого набора ИТ инструментов. И опрос это подтверждает, сегодня более 70% респондентов используют в своей работе системы E-Sourcing, P2P и электронную систему согласования договоров. Цифровизация, автоматизация и расширенная аналитика приводят к изменениям в работе закупок, позволяя функциям закупок выявлять и фиксировать ранее неиспользованные источники добавленной стоимости… AI и ML помогают решить проблему качества данных…

Наш опыт и опыт наших партнеров показывает, что инновационные цифровые решения в сфере закупок могут обеспечить снижение затрат на 3-15%. Согласно McKinsey, уже сегодня 40% процесса S2P может быть автоматизировано, а в ближайшем будущем – это 80% и даже 100%.

Зависит ли премиальная часть вознаграждения закупщика от достигнутой экономии?

Команды закупок экономят компаниям колоссальные средства, внося существенный вклад в эффективность бизнеса. Имеют ли они право на часть результата в качестве вознаграждения (по аналогии с командами продаж)? В мире такая практика довольно распространена: согласно ранее проводимому исследованию Oliver Wyman, более чем в 80% компаний имеется переменная часть вознаграждения закупщиков, большая часть которой зависит от показателей экономии. У нас же такую практику подтверждают только 31% опрошенных.

Изменились ли затраты вашей компании за последние месяцы?

Правильный расчет вклада закупщиков в результаты компании повышает уровень профессионального доверия к командам закупок и будет способствовать внедрению премиальной части вознаграждения закупщиков от достигнутой экономии, что должно рассматриваться компаниями не как дополнительные затраты, а как инвестиции в эффективность бизнеса.

В ближайший период на сколько процентов вам требуется сократить затраты?

При проведении опроса мы также попросили специалистов по закупкам ответить на ряд вопросов, ответы на которые показывают, как кризис Covid 19 повлиял на стратегии и текущий формат существования закупочных структур.

Планируете ли вы сокращение персонала отдела закупок?

Количество работы за последние месяцы изменилось?

Изменилась ли оплата вашего труда?

Изменились ли условия оплаты труда сотрудников отдела закупок?

Перешли ли сотрудники отдела закупок и лично вы на удаленную работу?

Вы бы хотели работать в офисе?