В то время как безопасность путешественников остается приоритетом, сокращение количества поездок дает корпоративным закупщикам возможность консолидировать расходы и повысить устойчивость
В разгар пандемии деловые поездки практически прекратились. Благодаря тому, что сотрудники меньше путешествуют, у тревел-закупщиков появилась возможность консолидировать расходы на транспорт и проживание, ускорить реализацию инициатив по обеспечению устойчивости .
Руководители тревел-закупок и тревел-менеджеры двух транснациональных корпораций, недавно организовали телеконференцию, чтобы сравнить свои планы деловых поездок на 2021 год. На телеконференции были подняты четыре темы.
1) Ограничения на поездки
В ходе обсуждения были выявлены различия в том, как организации ограничивают поездки в ответ на Covid-19.
Глобальный менеджер по организации деловых путешествий компании по производству специальной химии рассказал, как его организация вводила строгие ограничения на поездки. Теперь необходимость любой поездки внутри страны или за границу утверждает высшее руководство компании. До Covid-19 сотрудники должны были получать одобрение только от своего непосредственного руководителя.
Представитель фармацевтической компании, который отвечает за расходы на командировки заявил, что у них нет четкого определения «важных» поездок, но линейные руководители сотрудников одобряют все межконтинентальные поездки. Там, где требуются авиаперелеты, даже в пределах Европы, сотрудники фармацевтической компании летают бизнес-классом. Это связано с тем, что европейские перевозчики гарантируют пустое среднее место с билетами бизнес-класса. А некоторые американские авиакомпании даже гарантируют свободное среднее место при любом бронировании.
2) Оценка мер безопасности поставщиков по Covid-19
Обеспечение безопасности сотрудников, которые продолжают ездить в командировки, является приоритетной задачей корпораций. Участники встречи указали, что работают со своими поставщиками услуг по организации поездок, чтобы при помощи их онлайн-платформ фиксировать информацию и сравнивать меры безопасности отелей и авиакомпаний, в дальнейшем помогая сотрудникам выбрать наиболее безопасные варианты путешествий.
Тем не менее, они отметили, что компаниям по управлению поездками (TMC) приходится бороться за доступ к самой последней информации из-за того, что поставщики туристических услуг часто меняют свою политику и запускают новые инициативы в области здравоохранения и безопасности.
Помимо работы со своим TMC, ведущий специалист по командировочным расходам фармацевтической компании рассказал, что он лично создал специальную страницу в корпоративном Интранете, на которой публикуются стандарты безопасности отелей-поставщиков. Он просит путешественников, которые посещают эти отели, высказать свое мнение о том, соответствует ли их практика обещаниям, чтобы помочь коллегам выбрать наиболее безопасный вариант.
3) Планирование сокращения расходов в 2021 году
Опрос проведенный среди тревел-закупщиков показал, что компании будут сокращать свои тревел-бюджеты в 2021 году больше, чем любые другие.
В свою очередь, участники телеконференции заявили, что будут использовали цифры за 2019 год в качестве ориентира для планов на 2021 год, потому что 2020 год был необычным годом. Но они ожидают, что по отношению к 2019 году, в 2021 году их компании потратят всего лишь 50% своих командировочных бюджетов.
Поскольку количество людей, бронирующих номера в отелях, продолжит оставаться относительно низким, представитель фармацевтической компании планирует консолидировать расходы: «Доступность свободных мест в отелях в ближайшем будущем будет меньшей проблемой. И поэтому компании, бронирующие для сотрудников номера менее чем на 300 ночей, будут делают это через TMC, которые обычно предлагают цены от ряда агрегаторов, включая Expedia и booking.com. Прямые договоры с отелями уже не будут играть такой большой роли как раньше».
4) Управление спросом
Участники встречи указали, что их компании критически относятся необходимости долгосрочных деловых поездок. Отчасти в ответ на пандемию, а отчасти для решения проблемы более устойчивого ведения бизнеса. «В сфере бизнес-путешествий необходимо более серьезно работать над устойчивым развитием», — сказал международный тревел-менеджер из химической компании.
Согласно данным некоммерческой организации Air Transport Action Group, на авиацию приходится 12% выбросов CO2 от всех транспортных источников и 2% от всех антропогенных выбросов. Выбросы, связанные с поездками, различаются в зависимости от отрасли, но любая организация, имеющая международную программу путешествий, обязана изучить способы уменьшения своего воздействия на окружающую среду.
С этой целью руководство фармацевтической компании разрабатывает стратегию «целенаправленных поездок», чтобы побудить сотрудников более тщательно подходить к вопросу влияния их поездок на окружающую среду в долгосрочной перспективе. Компания работает с консультантом по управлению поездками. Работа включает в себя встраивание всплывающих окон в инструменты онлайн-бронирования компании, которые побуждают путешественников дважды подумать о своих предпочтениях. На практике это означает поощрение большего количества поездок на поезде и просьбу сотрудников заменить однодневные или двухдневные обратные поездки виртуальными встречами.
Программное обеспечение для виртуальной конференц-связи помогло объединять команды в течение 2020 года. Но есть сомнения относительно того, заменит ли оно в долгосрочной перспективе личные встречи и мероприятия при условии отмены ограничений на поездки. Многие сотрудники испытывают «усталость от масштабирования», и руководители предпочитают личные встречи.
Действительно, опрос Global Business Travel Association (GBTA) по поводу коронавируса показал, что большинство руководителей тревел-отделов (42%) ожидают, что деловые поездки полностью восстановятся в течение трех лет после того, как ученые создадут эффективную вакцину от коронавируса.
Тем не менее, пандемия подняла вопрос о том, действительно ли необходимы «нормальные» деловые поездки. Затем возникает вопрос об устойчивости. Возврат к привычкам путешествовать до коронавируса не поможет компаниям достичь своих климатических целей.
Ведущая менеджер по расходам фармацевтической компании, рассказал, что его компания решает проблему укоренившейся любви к командировкам с откровенным прагматизмом. Они призывают сотрудников дважды подумать о путешествии, задавая вопросы: «Развалится ли ваш проект, если вы не совершите поездку?» «Не делайте этого, если путешествие не окажет существенного влияния на проект или сделку».
Источник https://procurementleaders.com/
