Аукцион на услуги

Традиционно аукционы проводятся на закупку стандартных категорий (SKU), как правило, товаров. Рассмотрим бизнес-кейс по проведению аукциона на закупку услуг международных перевозок для крупной алкогольной компании и нюансы, которые могут привести к успешному результату или полному провалу, в зависимости от их грамотного или неграмотного учета.

 

Полное техническое задание должно быть одинаково понимаемым всеми участниками аукциона и закупщиком, а также его внутренними клиентами

В ходе динамического аукциона участники быстро снижают ставки, стремясь получить сделку. Однако часто случается, что на момент подписания договора победивший участник «не понял» техническое задание, подразумевал иные условия сделки, не включил в цену важные составляющие, предполагал аванс вместо постоплаты, планировал реализовать проект в более поздний срок и прочее.

Во избежание подобной ситуации в ходе подготовки к аукциону на международные перевозки крупной алкогольной компании заказчик заранее выслал техническое задание и обсудил его на телефонной конференции, где одновременно присутствовали все участники аукциона. Все условия сделки, указанные в техническом задании, были озвучены на телефонной конференции и детально обсуждены. Каждый участник аукциона мог задать вопрос и получить ответ, что также транслировалось в режиме реального времени всем остальным участникам аукциона. Таким образом, по итогам телефонной конференции объем сделки был корректно понятен всем участникам, при этом заказчик сэкономил свое время, поскольку на организацию отдельных подготовительных встреч с каждым участником ушло бы больше времени, к тому же открытая сессия вопросов-ответов всех участников была бы недоступна. Для правовой защиты рисков заказчика по итогам телефонной конференции каждый участник подписал протокол, где были зафиксированы условия сделки.

Таким образом, в режиме динамического аукциона сложно квотировать большое количество расценок, целесообразно ограничиться количеством лотов до десяти. Так, в указанном аукционе на международные перевозки участникам требовалось вводить шесть расценок со стоимостью маршрутов из двух зарубежных пунктов отправления товара до одного из трех российских складов (пункт назначения) вместо восемнадцати расценок с привязкой к трем разным пунктам пересечения границы.

 

Обеспечение гибкости последующего исполнения договора

Гибкость последующего исполнения договора играет большую роль не только для исполнителя, но и для заказчика. Так, по каждому маршруту рассматриваемого нами аукциона имелись нюансы: требования разных складов, периодичность отправки товара, объемы перевозки в год, несколько возможных пунктов пересечения таможенной границы, кроме того, могли существенно меняться планы поставок заказчика из-за конъюнктуры рынка. Поэтому заказчик применил максимально гибкие условия, позволяющие сохранить выгодные тарифы перевозки при изменении пунктов пересечения границы и годовых объемов, не привязывая объемы перевозок к каждому маршруту, но фиксируя ориентировочный годовой оборот суммарно по всем маршрутам.

 

Тренинг и проверка технических настроек до электронного аукциона

Если персонал заказчика впервые проводит аукцион и/или в аукционе впервые участвуют некоторые контрагенты, до начала аукциона необходимо убедиться в работоспособности системы, наличии доступов и прочее. В противном случае один из наиболее сильных участников может не подключиться к аукциону из-за технического сбоя, тогда как торги уже начались и закончились в установленный промежуток времени. В случае если выбран неверный «шаг» снижения цены, аукцион может оказаться неэффективным и/или излишне длительным (например, при «шаге» снижения многомиллионной сделки на 5000 рублей). Полезной является опция автоматического пролонгирования аукциона на последней минуте (или нескольких минутах), когда участники продолжают торг. При такой настройке заказчик получает максимальный результат закупки, не теряя экономию, если в последнюю минуту один из участников захочет «перебить» лидирующий лот.

 

Корум участников аукциона

Если в аукционе участвуют аффилированные юридические лица либо контрагенты, иным образом связанные деловыми отношениями, высока вероятность сговора при ценообразовании. Поэтому среди участников аукциона должны быть сильные контрагенты, которые сражаются за сделку в честной конкурентной борьбе. Так, проводя аукцион среди региональных подрядчиков, обязательно добавляются их конкуренты из смежных городов (эффективные по логистике) и компании, работающие на федеральном уровне. В результате риск сговора минимизируется.

 

Таким образом, аукцион можно провести на любую категорию закупки при условии, что участники аукциона дают цены на один (или несколько) лотов, а состав лота (работы, услуги или товары) детально обсужден сторонами до начала аукциона и все условия сделки (оплата, сроки, прочие условия договора) одинаково поняты и согласованы сторонами.

 

 

Автор: Екатерина Баранникова

Источник: Журнал «Директор по закупкам»