Единый счет за автопарк

Услуга «Единый счет» за обслуживание автопарка, существует уже давно, но до сих пор не многие ей пользуются. Суть ее в том, что компания заключает агентский договор на обслуживание своего автопарка с единым поставщиком, который оказывает ей услуги по всей территории России при помощи своих подрядчиков.

В результате заказчик по итогам месяца получает всего один счет абсолютно за все услуги и товары, которые в этот период приобретались для автопарка.

Набор услуг может включать различные сервисы:

— ремонт и ТО (договоры со станциями технического обслуживания);

— администрирование счетов (контроль стоимости и своевременности проведения ТО,

ведение базы данных);

— шинный сервис (закупка шин, организация шиномонтажа и сезонного хранения);

— диагностические карты;

— топливная программа;

— доставка автомобилей (договоры с автовозами и перегонщиками);

— стоянка (договоры с автостоянками в различных регионах);

— помощь на дороге;

— продажа автомобилей (договоры с автоаукционами и trade-in-площадками);

— круглосуточный кол-центр;

— урегулирование страховых случаев.

 

Как формируется стоимость услуги «Единый счет»?

Как правило, услуга «Единый счет» формируется одним из четырех способов:

  1. Ежемесячная абонентская плата. Заказчик оплачивает регулярно одинаковое ежемесячное вознаграждение за каждый автомобиль, который подключен к услуге, а счета от подрядчиков перевыставляются «один в один» без каких-либо наценок.
  1. Сервисный контракт. Одинаковый ежемесячный платеж, в который входят все услуги (аналог лизингового платежа — без учета финансирования).
  1. Стоимость за обращение. Заказчику перевыставляется счет от подрядчика «один в один», плюс согласованная в договоре стоимость за оказание конкретной услуги.
  1. Процент от заказа-наряда. К стоимости, указанной в заказе-наряде, прибавляется согласованный в договоре процент.

Почему это выгодно? Эффект больших цифр

В больших городах, таких как Москва и Санкт-Петербург, а также в крупных региональ-

ных центрах (Краснодар, Казань, Новосибирск и другие) большие компании обычно экс-

плуатируют много автомобилей. В этих городах существует конкуренция среди  сервисных станций, они борются за клиента, поэтому больших сложностей с эксплуатацией машин там не возникает. А вот в небольших городах, где, как правило, компании эксплуатируют один-два автомобиля, ситуация иная. Официальные дилеры чаще всего представлены в единственном числе и занимают монопольное положение.

В связи с этим компании не имеют возможности работать на условиях стандартного для них договора с нужной отсрочкой платежа, скидками на обслуживание и прочим. Подрядчики, которые предоставляют услугу «Единого счета», решают все эти проблемы за счет объемов заказов. Они консолидируют парки своих клиентов и тем самым добиваются большей «гибкостью» при заключении договоров, более выгодных условий и скидок. Таким образом, перейдя на обслуживание по «Единому счету», компания может сократить расходы на свой автопарк на 5—15%.

Процедуры согласования и заключения договоров

Обычно в крупных компаниях существует много правил и требований при заключении договоров с поставщиками. Необходимо проведение тендеров с подключением отдела закупок, подписание любого соглашения (договор, приложение, дополнительное соглашение и прочее) происходит через долгую процедуру согласования, требуется большой комплект документов от исполнителя (финансовая отчетность, уставные документы и прочее), оплата счетов возможна только после предоставления оригиналов документов (невозможность работать по скан-копиям). Таким образом, по нашим под счетам, один человек может администрировать не более 80 контрактов. Если эти услуги оказываются профессиональным провайдером, то один человек администрирует 150—200 контрактов, а на заключение нового договора уходит не более 14 календарных дней (в случае крупной корпорации этот период может составлять до четырех месяцев).

Управление денежным потоком

При оказании услуги «Единый счет» провайдер консолидирует все обращения в течение отчетного периода, а затем выставляет один счет в конце месяца, куда включены все услуги с полной детализацией. Некоторые провайдеры на оплату счета по договору готовы предоставить 30 календарных дней. Таким образом, заказчик получает совокупную отсрочку платежа за оказанные услуги в 60 дней, соблюдает корпоративные требования по срокам оплаты и баланс денежного потока в компании. Редко какой региональный поставщик даст такую отсрочку платежа.

Наличные деньги

С помощью данной услуги компания может избавиться от наличных расходов при эксплуатации служебных автомобилей. Чем плохи наличные расходы:

  1. Невозможно контролировать полноту оказанных услуг.
  2. Если работы оказаны и уже оплачены, но при проверке транспортной службой обнаружена ошибка в стоимости, ее сложно исправить.
  3. Если в документах не выделен НДС, его невозможно принять к «зачету», а это потеря 18% от стоимости услуг.
  4. Если финансовые документы оформлены не на компанию, а на сотрудника, который пригнал автомобиль в ремонт, или в них допущены ошибки — затраты невозможно списать на производственные расходы, тем самым уменьшив налогооблагаемую базу для налога на прибыль.
  5. Большие административные затраты на проведение авансовых отчетов по наличным затратам. По нашим расчетам, они занимают в 1,5—2 раза больше времени, чем простая транзакция по безналичной оплате.

Исходя из этого, совокупные затраты при наличной оплате подчас могут обойтись компании до 53% больше, чем тот же самый платеж, но совершенный по безналичному расчету.

Где это уже используется?

Услуга «Единый счет» уже давно используется в строительстве. Отделы маркетинга часто работают с рекламными агентствами, которые, по сути, оказывают аналогичные услуги. Все чаще договоры с выставлением единого счета заключают при закупках тренингов и обучении персонала, а также административных сервисах.

Услуга «Единый счет» позволяет повысить качество и экономическую эффективность оказываемых услуг, помогает оценивать управление процессами по контрольным точкам в ходе исполнения и по результату на выходе, а также сокращает трудозатраты штатных сотрудников на управление, поскольку оно сводится к руководству бизнес-процессом, а не конкретными сотрудниками с их отдельным функционалом.

Экспертное мнение

Василий Иванов, президент Независимой ассоциации управляющих парками корпоративного автотранспорта «РФА-НАУКА».

Услуга «Единый счет» на рынке корпоративных автопарков в России существует до-вольно давно, как минимум лет десять. Я бы отнес ее к разновидности услуги флитменеджмента, то есть внешнего управления корпоративным автопарком. Сейчас она довольно распро странена на нашем рынке. Если ее предоставляют добросовестные поставщики, то данная услуга может закрыть почти все проблемы распределенного по территории РФ автопарка и не только. Ее могут предоставлять как специализированные компании по управлению автопарком, так и официальные дилеры различных марок или даже лизинговые компании. Это очень хорошее подспорье для флитменеджера автопарка.

Я считаю, что эта услуга имеет плюсов намного больше, чем минусов. На самом деле все зависит от тех требований, которые предъявляет компания к выбранному провайдеру, его профессионализма и расходов, которые она готова понести при организации данной услуги, а также «степени воспитанности» пользователей корпоративных автомобилей, что влияет на выстраивание эффективных коммуникаций с поставщиком услуги «Единый счет».

Когда я занимался внедрением данной услуги у себя в компании, то истинных профессионалов на рынке по всей РФ было не так много, поэтому я остановил свой выбор на лизинговой компании, которая предоставляла нам услугу флитменеджмента. Хочу добавить, что проводить переговоры и предъявлять требования необходимо с учетом специфики бизнеса и профессионального подхода и надо уметь идти навстречу друг другу.

Арина Бочко, руководитель группы маркетинга и продаж «Dollar Thrifty Россия» (Группа компаний RAIDEN).

Классическая услуга «Единый счет» предполагает, что некая компания в интересах заказчика заключит договора с субподрядными организациями различного профиля. Вознаграждение посредник может получать одновременно с заказчика и субподрядчика или только от одной из сторон. Вознаграждение возможно в форме вариативного либо фиксированного процента или в виде фиксированной ставки (на парк, автомобиль или операцию). Заказчик при этом самостоятельно контролирует и управляет работами и услугами, передавая документы на оплату своему агенту. При таком подходе выигрыш и потенциальная экономия достигаются путем снижения в разы косвенной нагрузки, связанной с объемом документооборота или увеличения срока от фактической даты оказания услуги до ее оплаты.

Выбирая услугу «Единый счет» заказчики ожидают не только оптимизации потока бумаг, но и существенной экономии. Но если в Барнауле всего один дилер Volkswagen, то являясь практически монополистом, он не будет склонен к предоставлению лучшей цены, даже если посредник консолидирует нескольких заказчиков. При этом «Единый счет», безусловно, избавит нашего собеседника от нагрузки и значительно облегчит коммуникации.

Для оценки рисков и выгод всегда выясняйте, сколько клиентов и поставщиков имеет подрядчик в том или ином городе, каковы текущие скидки, как он намерен организовать процесс обслуживания.

В договоре стоит разделить услуги, оказываемые подрядчиком своими силами и с привлечением третьих лиц. Дело в том, что такой договор является смешанным с точки зрения ГК РФ, а следовательно, подразумевает различные процедуры учета оказываемых услуг. Плюс такого варианта в полной прозрачности, а минус в том, что затраты на парк могут варьироваться от месяца к месяцу. Кроме того, заказчику необходимо организовать контроль качества документов третьих лиц. Ему также стоит привязать сроки оплаты к фактической дате получения клиентом верных документов.

Минус договора с фиксированной ставкой, включающей стоимость ремонта, в том, что подрядчик, стремясь снизить свои риски, может включить в расчет стоимости помимо регламентных мероприятий существенную долю «внеплановых» работ. Также есть риск снижения качества: подрядчик будет стремиться получать услуги дешевле или не выполнять какие-либо работы. Плюс в том, что расходы на парк не будут зависеть от событий текущего месяца.

Передача в «Единый счет» топлива даст эффект тогда, когда топливные компании не готовы предоставлять заказчику постоплатный договор.

Если заказчик не обеспечит должный контроль, услуга может оказаться дорогой для бизнеса. Например, заказчик может столкнуться с ситуацией, когда пользователь в регионе вступает в сговор с мастером сервиса и на бумаге возникают работы, на самом деле не выполненные.

Неиспользованные расходные материалы потом продаются на сторону, и масштабы хищений могут быть очень велики. Также возможно стремление подрядчика и субподрядчика провести лишние работы или сделать их раньше срока, что увеличивает сумму счета.

Для того чтобы услуга была эффективной, я рекомендую всегда внедрять в подобные контракты показатели KPI, стандарты, контрольные точки и другие методы управления результатами.

Экспертное мнение

Антон Лыков, эксперт, специалист по управлению корпоративными автопарками в России и СНГ

В настоящее время в зарубежных компаниях, представленных в России, независимо от их рода деятельности, складывается тенденция, что на управление корпоративным автопарком выделяется минимальное количество человеческих ресурсов (персонала), автопарки в таких компаниях достаточно велики и, как правило, распределены небольшими партиями по всем городам нашей необъятной страны.

В этих условиях на управляющих автопарками ложится огромная бюрократическая нагрузка: заключение договоров на обслуживание автопарка (страхование, шинный сервис, ремонт и ТО, бензин, диагностические карты, регистрация ТС и прочее), проверка и оплата счетов, сбор и предоставление в бухгалтерию закрывающих документов, своевременная пролонгация договоров, отслеживание платежей и многое другое.

Кроме того, далеко не все автопарки монобрендовые, как правило, в них присутствуют 5—10 брендов, что также увеличивает количество администрируемого документооборота. Нужно иметь в виду, что и процедура заключения договоров может быть достаточно трудоемкой: нужно предоставить пакет документов, причем чаще всего требуются оригиналы, иногда необходимо проведение тендера и прочее.

В таких условиях управляющему автопарком значительно поможет услуга «Единый счет». Вы заключаете договор с контрагентом, который имеет договоры с сервисными, страховыми, топливными, диагностическими, регистрационными и другими организациями на всей территории страны, а если в каком-либо регионе таковых договоров нет, то контрагент их заключит в кратчайшие сроки.

Как результат, вы будете получать один счет и один комплект закрывающих документов в месяц от одного поставщика.

Наиболее популярны следующие схемы работы: фиксированный ежемесячный платеж за услугу, примерно 1000—1500 рублей, или проценты от суммы счета, как правило 2—3%. На мой взгляд, услуга очень удобная и будет пользоваться все большей популярностью.

Какие могут быть недостатки: при большом количестве автомобилей услуга совсем недешевая, при внеплановых ремонтах (которые проводятся помимо ТО) возможны трудности и задержки с согласованием расходов на ремонт, весь документооборот займет достаточно много времени (пока сервисная организация предоставит документы контрагенту, потом контрагент выставит вам счет), иногда даже не один месяц, за это время в компании могут произойти изменения, например, поменяться или закрыться центры затрат, на которые планировались эти расходы.