Глазами поставщика: как работает закупка с точки зрения исполнителя

Взаимодействие отдела закупок с поставщиками нередко не приносит желаемых результатов. Это происходит потому, что эти подразделения говорят на разных языках. Часто они просто не понимают друга. Для того чтобы добиться эффективного взаимодействия, нужно уметь рассмотреть функцию закупки с неожиданной точки зрения — взглянуть на нее глазами поставщика.

В этой статье мы предприняли попытку описать процесс работы над конкурсным предложением изнутри — так, как его воспринимает поставщик, — опираясь на реальный кейс работы над тендерным предложением в сфере ивентов.

Приглашение в тендер

Автор: Илья Рагимов, генеральный директор Avantgarde

Для любого поставщика работа над проектом начинается с приглашения в тендер. В тот момент, когда компания-поставщик получает тендерную документацию, она приходит в движение. На стороне заказчика возникает опасная иллюзия: кажется, что здесь действует проверенная временем и отработанная схема, своего рода формальность. Однако с точки зрения поставщика изучение конкурсной документации и брифа — это чуть ли не самый важный этап работы над проектом.

Во-первых, следует помнить: поставщики живут своей жизнью, они находятся вне ежедневного поля воздействия бренда. Разумеется, крупные компании имеют опыт взаимодействия с конкретными брендами, но этот вовсе не означает, что они не нуждаются в актуальном контексте их жизни.

Во-вторых, не стоит забывать о том, что бриф, который получает поставщик, это не формальный документ. Четкий и жесткий бриф помогает поставщику лучше понять задачу, а следовательно, лучше ее реализовать. Не стоит бояться ограничить креативную свободу поставщика. Для поставщика бриф — это не катехизис, не набор непреложных норм, от которых по согласованию сторон нельзя будет отступить. Для поставщика бриф — это перевод задачи с корпоративного на понятный для него язык, своего рода справочник, к которому он обращается для решения сложных вопросов. Бриф — это способ сократить область неизвестного, в которой оказывается любой поставщик, начинающий работать над проектом и пытающийся понять потребности заказчика. Проще говоря, чем лучше составлен бриф, чем четче понимание самого заказчика, что он хочет получить, тем проще поставщику добиться желаемого результата.

Компания Avantgarde получила приглашение в тендер на организацию запуска модели Volvo S90 в России. Изучив документы тендера, а также материалы, которые имелись в открытом доступе, компания следующим образом сформулировала свою задачу: «Предложить оригинальную концепцию и организовать премьерный показ в России нового Volvo S90, учитывая премиальное позиционирование и инновационность модели».

Подготовка тендерного предложения

После того как компания получила и изучила материалы тендерного предложения, начинается основной этап работы поставщика. Начало этого этапа — один из самых сложных и трудоемких процессов, зачастую требующий многих часов брейн-шторма креативных сотрудников компании-поставщика. Предложить оригинальное,креативное решение всегда непросто, но еще сложнее эта задача становится, если она сформулирована расплывчато и неточно. В погоне за WOW-эффектами, которые по идее заказчика должны предложить поставщики, первые зачастую создают такие условия, которые исключают возможность конкретного предложения. Поставщикам приходится тратить очень много времени на попытки угадать направление мыслей заказчика и избежать ситуации, когда красивая и сложная идея, на проработку которой ушло столько сил, оказывается интересной заказчику лишь в качестве идеи, но не больше.

Процесс выбора направления и подготовки общей концепции крайне трудоемкий. Свои мысли и вдохновение креативные сотрудники черпают в продукте и бренде. Они изучают материалы официальных сайтов, смотрят видеоролики, читают тексты, посвященные бренду. Именно поэтому важно предоставлять

поставщикам исчерпывающую информацию о продукте, не ограничиваясь парой общих фраз или сухим перечислением KSP. Важно помнить, что описание продукта — это не только сухой материал для отражения в мероприятии, но и источник вдохновения, а значит, любая мелочь может навести креативного сотрудника на яркую идею.

Идея, которую предлагают креативные сотрудники, изначально не оформлена в виде какого-то конкретного технического решения. На ранней стадии подготовки проекта она представляет собой лишь набор образов, муд-борд, обрывки идей и мыслей. Однако появление этих наработок — это уже существенный шаг вперед из неопределенности. На этом этапе еще не формулируется концепция сама по себе, но создается образный язык для ее воплощения. И для поставщика важно утвердить этот язык у заказчика: понять, доступен ли он ему и можно ли описать продукт с помощью предложенных символов.

Собрав пул идей и утвердив его, поставщик создает свой внутренний бриф. Это отдельная и весьма непростая работа: подготовка технических заданий, поиск специалистов, мотивация сотрудников. На основании внутреннего брифа будут работать технические отделы компании: дизайнеры, копирайтеры,специалисты по реализации. Задача

Утвердив ассоциативный ряду заказчика, креативный отдел компании-поставщика передал материалы на доработку техническим отделам. Специалисты этих отделов сформулировали слоган мероприятия «Рождение совершенства» и выделили пять составляющих совершенства Volvo: дизайн, натуральность материалов, инновационность технологий, премиальность, верность традициям и принципам.

Компания Avantgarde изучила материалы открытых источников о бренде Volvo и новом продукте компании — автомобиле Volvo S90. В ходе брейн-шторма креативный отдел компании выделил ключевые ассоциации с брендом и продуктом компании: Скандинавия;красота, вдохновленная природой; непоказная роскошь; высокое качество; спокойствие и уверенность в себе.

Утвердив ассоциативный ряду заказчика, креативный отдел компании-поставщика передал материалы на доработку техническим отделам. Специалисты этих отделов сформулировали слоган мероприятия «Рождение совершенства» и выделили пять составляющих совершенства Volvo: дизайн, натуральность материалов, инновационность технологий, премиальность, верность традициям и принципам.

На эти наработки компания будет опираться на следующем этапе работы.

На основании концепции была предложена технологическая идея мероприятия: использование инновационной технологии голограммы и «умных» материалов для эффектной демонстрации KSP продукта. Компания заключила договоренность с техническим партнером, подготовила перечень референсов и материалов визуализации, чтобы подтвердить свои компетенции. Был проведен поиск оптимальной локации для мероприятия такого формата. На основании всех собранных материалов была создана эстетика мероприятия и подготовлен его сценарий.

На основании концепции была предложена технологическая идея мероприятия: использование инновационной технологии голограммы и «умных» материалов для эффектной демонстрации KSP продукта. Компания заключила договоренность с техническим партнером, подготовила перечень референсов и материалов визуализации, чтобы подтвердить свои компетенции. Был проведен поиск оптимальной локации для мероприятия такого формата. На основании всех собранных материалов была создана эстетика мероприятия и подготовлен его сценарий.

сех этих сотрудников: отшлифовать идею, вербализировать ее, превратить в понятную и четкую концепцию.

На этом этапе важно не забывать о реальных параметрах проекта и не требовать от поставщика невозможного. В погоне за тендером легко выйти за пределы бюджета, технической возможности или параметров площадки.

Актуализация

тендерного

предложения

На этапе актуализации тендерного предложения на первое место выходит непосредственная коммуникация с поставщиком. Здесь необходимы встречи, обсуждения, контакт. И для поставщика, и для заказчика важно добиться полного понимания параметров проекта, возможных решений его реализации, понять видение друг друга, услышать аргументы за и против.

С точки зрения поставщика именно этот этап определяет то, насколько предложенная идея будет соответствовать ожиданиям заказчика. Работа поставщика на этом этапе состоит в том, чтобы отсекать лишнее, в то же время сохраняя самые лучшие решения и доводя их до совершенства. Для поставщика это настоящая задача на грамотное распределение ресурсов: довести до блеска сразу несколько концепций не получится в силу физических возможностей компании, а потому необходимо фокусироваться на чем-то определенном.

Компания Avantgarde предложила сценарий и эстетику мероприятия компании Volvo. В ходе взаимодействия с заказчиком в сценарий мероприятия были внесены многочисленные правки. Его эстетика принципиально изменилась.

Компания учла эти требования и внесла в первоначальный проект существенные коррективы. Новые решения пришлись по вкусу заказчику.

В ходе этого этапа идея обретает черты, которые хотел бы в ней видеть заказчик. Проект получает образ, который будет реализован в дальнейшем.

Подготовка проекта

В случае если поставщик выигрывает тендер, наступает ответственный этап реализации проекта. Для поставщика это своего рода экзамен. Этап, который на практике проверяет правильность решений, выбранных в ходе всех предыдущих шагов.

Компания Avantgarde выиграла тендер на проведение мероприятия запуска Volvo S90. Партнеры компании приступили к разработке графического контента для мероприятия, а также закупке технических материалов для его проведения. Технические отделы компании заключили договор с площадкой, провели закупки и монтаж технического оборудования, подготовили хостес и технический персонал для презентации, оформили площадку.

На этом этапе поставщик решает сложные задачи логистики, менеджмента и технического обеспечения проекта. Это этап напряженной работы технических отделов: подготовка локации, воплощение в жизнь технологических решений, подготовка необходимых материалов.

Реализация/Event

День события самый волнительный как для заказчика, так и для поставщика. В этот день подводится основной итог проделанной работы. На этом этапе поставщик фокусируется на задачах, поставленных в качестве цели мероприятия. Заказчику
следует помнить, что если его ожидания от мероприятия изменились, следует обратить на это особое внимание поставщика. Это еще один важный момент, когда значение четкого брифа и своевременной коммуникации сложно переоценить.
Компания Avantgarde провела мероприятие — презентацию автомобиля Volvo S90. Она воплотила сложнейшее техническое решение в жизнь: подготовила оборудование и видеоконтент для голографического шоу во время представления автомобиля Volvo S90. Четкий бриф и постоянная коммуникация с заказчиком позволили реализовать в сценарии шоу WOW-эффект: во время презентации на месте голограммы словно из ниоткуда появлялся настоящий автомобиль.

Закрытие

Когда мероприятие завершается, это вовсе не означает конец работы для поставщика. Впереди его ожидают еще несколько этапов: демонтаж, подготовка материалов и отчетов.

Особое внимание поставщики уделяют подведению итогов. Для них важно разобраться в том, какой эффект имело событие, какие задачи оно решило на практике, какую пользу принесло бренду?

Важность этой оценки трудно переоценить: ведь компания подводит не только итоги конкретного мероприятия, но и оценивает эффективность собственной работы, принимает решение об использовании тех или других наработок в будущем.

 

Компания Avantgarde подвела итоги мероприятия и подготовила отчетные видеоматериалы.

 

 

Источник: Журнал «Директор по закупкам»