Приобретение клининговых услуг — что может быть проще и одновременно сложнее для корпоративного покупателя. Ни одна компания не может обойтись без этой услуги: и маленькие, и большие организации хотят работать в чистоте и порядке. Однако не всем с первого раза удается подобрать надежного провайдера.

Глобальный взгляд на услугу

Кто в компании чаще всего инициирует тендер на выбор поставщика клининговых услуг? Либо отдел закупок, либо внутренний клиент. Цель, которую ставит отдел закупок, — анализ клинингового рынка и пересмотр условий сотрудничества с текущим поставщиком. У внутреннего клиента другие побудительные причины, они обычно связаны с новыми потребностями бизнеса: например, расширением или уменьшением компании, переездом или проблемами качества услуг текущего поставщика, или последними изменениями на рынке клининга, связанными с «обелением» поставщиков. Но кто бы ни был инициатором тендера и каков бы ни был повод, такой момент надо использовать, поскольку он дает возможность с позиции текущей рыночной ситуации глобально взглянуть на данную услугу.

В данной статье мы дадим ряд советов, основанных на опыте проведения закупок клининговых услуг одной крупной международной компании, представленной в России не только офисом, но и производством.

Для компании «Х» именно переезд стал тем поводом, который позволил эффективно обновить клининговые услуги. Было принято решение из отдельного здания класса «В» переехать в бизнес-центр класса «А». В новом бизнес-центре компания разместилась на 8000 кв. метрах, а раньше занимала особняк площадью в 5000 кв. метров. Всего по Москве насчитывалось порядка 12 тысяч кв. метров офисных помещений и 20 тысяч кв. метров складских. И на всех этих объектах работали абсолютно разные клининговые компании. Таким образом, по итогам тендера компании «Х» планировала не только повысить уровень услуг, так как компания переехала в офис классом выше, но максимально уменьшить количество клининговых поставщиков.

Безусловно, сотрудники компании привыкли к текущим провайдерам и поначалу сопротивлялись. Однако давить на жалость не имело смысла: перед отделом закупок была поставлена задача — существенно сократить затраты. Поэтому, собрав воедино все потребности, закупщики провели тендер, основной целью которого было получение услуги клининга по оптимальной цене от одного провайдера с единым, максимально качественным подходом к уборке для всех наших помещений, как офисных, так и любых других.

Техзадание на экспертизу

Первое, с чего начали закупщики компании «Х» , — составление техзадания для тендера. И для начала определили типологию клиниговых закупок:

1 — уборка офисного помещения,

2 — производственного помещения,

3 — складского,

4 — территории

5 — прочее.

Эту работу помог грамотно сделать внутренний клиент компании «Х» — административный отдел.

Далее по каждому типу прописали структуру ценообразования и определили задания. Например, перечень работ по проведению комплексной уборки: чистка пылесосом грязесборных покрытий, уборка душевых кабин и раздевалок, комнаты охраны и серверной, влажная уборка твердых полов, бетона, кафеля и ПВХ, удаление точечных загрязнений, удаление пыли со столов и стульев, в том числе и с ножек, удаление пыли с мебели и предметов интерьера и многое другое.

При составлении техзадания важно максимально подробно прописать все, что от этого сотрудничества желает получить ваш внутренний клиент и к чему он привык. Но если таких знаний нет или вы в них не уверены, для решения этой задачи стоит привлечь внешнюю экспертизу. Ее можно как приобрести, так и просто «взять» у поставщиков, причем совершенно бесплатно.

Проведя экспресс-мониторинг потенциальных провайдеров, найдите компанию с сильной экспертизой. Для этого «упражнения» закупщики компании «Х» выбрали пять поставщиков приблизительно одинакового уровня, которые хорошо позиционируются на рынке, чьи услуги считаются не очень дорогими, но и не дешевыми, чей бизнес ориентирован на необходимый заказчику профиль услуг, и начали с ними общаться: узнали их структуру, поняли, как построен производственный процесс, какие существуют подразделения бизнеса, как они взаимодействуют, каким образом осуществляется контроль качества.

В результате такого взаимодействия закупщиками компании «Х» был определен тот поставщик, у которого была развита необходимая экспертиза. Его представитель как потенциальному клиенту все рассказал, причем не только о себе и своем бизнесе, но и о клининге в целом: и о том, как должен быть построен правильный рабочий процесс, и о синергии с производителями оборудования и материалов, показал свое стандартное техзадание и договор.

Безусловно, такой эксперт может быть не один. Наверняка среди поставщиков найдется еще кто-то, обладающий нужными вам знаниями и желающий ими поделиться. Получив стандарты различных экспертов, можно смело приступать к адаптации их под свою компанию. Но после формирования полного понимания услуги не забудьте вернуться с ними к внутреннему клиенту для тестирования и согласования нюансов. Утвердив техзадание, приступайте к детальному изучению рынка.

Принципы участия в тендере

Для начала разошлите поставщикам специальный опросник, в котором будут отражены основные параметры отбора участников тендера. Один из главных параметров, на основании которого следует приглашать компанию в тендер, — соответствие ее размеров вашему бизнесу. То, насколько правильно по размеру будут подобраны участники тендера, непременно отразится на дальнейшем процессе. Для кого-то офис в 8000 кв. метров будет лакомым кусочком, а кому-то покажется слишком маленьким. Последние, конечно, снисходительно согласятся участвовать в тендере и в дальнейшем оказывать услуги, но после заключения договора есть риск оказаться на задворках их интересов. Поэтому, прежде чем брать в поставщики гигантов клинингового бизнеса, посмотрите на рынок — компаний, оказывающих такие услуги сегодня множество. Есть и большие, и средние, и маленькие — на любой выбор.

Существует еще несколько основных принципов, которых следует придерживаться при первичном отборе участников тендера:

— Обязательно принятие поставщиком формы техзадания и договора заказчика: если он с этим не согласен, нет смыла приглашать его в тендер;

— При выборе клининговой компании особым пунктом всегда выделяйте расходные материалы. Понятно, что, что ситуация на нашем рынке изменчива, но все же следует иметь на них фиксированную цену, зачем вам дополнительные риски? В связи с этим также запросите образцы всех расходных материалов и пропишите в договоре, что уровень расходников не должен быть ниже утвержденного во время тендера. Если поставщик не согласен с данным условием, он также не допускается к тендеру. А если согласен, то в случае принятия решения об экономии на расходных материалах, он обязуется оставаться в той же категории и уходить в категорию ниже не имеет права;

— Клининг, это в первую очередь персонал, именно для него заказчик готовит свод правил, которым должны руководствоваться представители поставщика на объекте, и без принятия этих правил сотрудничество будет невозможно.

Разночтения и выравнивание

После запуска тендера со всеми поставщиками необходимо встречаться для объяснения техзадания и только затем просить их прислать предложения. Участники тендера должны посетить все объекты и содержимое технического задания понимать одинаково, разночтений быть не должно.

Разброс цен более чем на 20% говорит о том, что поставщик не понял ваше техзадание.

В таких случаях закупщикам следует попытаться «выровнять» предложения участников. Если тендерный опросник по ценообразованию составлялся по матрице клиента, по типам услуг за единицу или за объект, то нетрудно будет понять, что заложено в цену и в каком конкретно пункте она завышена и почему. Скорее всего, один поставщик включил в цену то, что не учли другие. Например, один потенциальный поставщик компании «Х» полностью «повесил» на первый год проекта амортизацию трактора для уборки снега, что не соответствует даже правилам ускоренной амортизации российского бухучета.

Финальные торги

После того как выявлены потенциальные победители и аутсайдеры, обычно остается три компании, с которыми начинается проведение финальных переговоров, в том числе и негоциировать блоками.

При подготовке техзадания тендера на обслуживание большого количества площадей, следует разделить его на блоки и попросить поставщика предоставить предложения по каждому блоку в отдельности. Затем в процессе обработки предложений поставщикам предлагается возможность пересмотреть стоимость услуг, в случае если блоки будут объединены. Консолидация объемов (блоков) во время проведения тендера — один из сильнейших рычагов получения более низкой цены.

В процессе достижения лучшей цены во время тендера сообщается поставщикам о готовности заключения долгосрочного договора на три-четыре года, но при условии фиксированного снижения цены на протяжении всего срока сотрудничества, и возможность такого снижения должна быть отражена в предложении. У некоторых российских компаний этот пункт вызывает недоумение. Чаще всего ответы выглядят следующим образом:

Стандартное снижение цены для западных компаний-поставщиков составляет: первый год — 3%, второй — 3%, третий —3%. Для них это обычное требование клиента.
Российские компании с «продвинутым» менеджментом, ориентированным на западного клиента, предельно аккуратны — соответственно, минус 1%, 0,5%, 0,3%.
Российские компании, из категории «великих монополистов», заявляют: «Вы о каком снижении говорите! В стране инфляция, налоговый гнет, идет обеление рынка, рост цен и прочее, поэтому первый год — плюс 5%, второй — плюс 5%, третий — плюс 5%».

Последнее свидетельствует лишь о том, что менеджмент либо не уверен в собственных силах, либо лукавит, либо просто не умеет считать себестоимость, так как незнаком с принципами эффективного управления бизнесом, которые говорят о том, что на старте в проект всегда вкладывается больше ресурсов, а на второй год обычно процесс уже четко выстроен и требует гораздо меньших затрат.

Для получения нужной вам цены также эффективен метод таргет-цены. Допустим, первое предложение, полученное от поставщика, составляло 20 тысяч рублей, а в середине тендера, после процедуры «выравнивания», — уже 15 тысяч. И вот настал момент финальных переговоров, этап «последнего звонка». Будучи профессионалами и реалистами, понимая уровень рентабельности ваших поставщиков, при работе с таргет-ценой поставьте стоимость чуть ниже вашего бюджета: например, 12 тысяч рублей и срок принятия решения — один день. Такое заявление вовсе не означает, что участники тендера должны согласиться с это ценой либо устраниться от борьбы. Это ЦЕЛЕВАЯ цена. И в тендере побеждает тот, кто максимально к ней приблизится (при прочих равных условиях). Один предложит 13 тысяч рублей; другой скажет: «12 800 рублей и по рукам»; третий, с аргументом: «С вами совсем останусь без штанов!», предложит 12 500 рублей. А это практически та цена, которая была вам необходима.

Но иногда в бизнесе случаются и реальные таргеты. Когда бюджет на следующий год уменьшен и необходимо провести тендер, чтобы вписаться в заданные цифры. Поэтому участникам говорится: либо такая цена, либо у нас бизнеса не будет, извините, денег нет.

В какой момент оповестить об этом нюансе участников тендера? Если вы считаете, что у вас в закупках опыта маловато, сообщите об ограниченности средств на начальном этапе тендера, это сократит ваше время, но к сожалению, сузит круг потенциальных партнеров и не позволит вам сделать лучший выбор. Но если вы опытный закупщик — пройдите тендер до конца и на финальной стадии торгов постарайтесь добиться нужной вам цены у лучшего провайдера.

Автор текста: Виктория Тот