Контрактное управление в закупках как средство работы с рисками

Согласно исследованиям, 9 из 10 компаний пострадали от негативного влияния коронавируса на цепочки поставок, а 7 из 10 заявили о росте затрат в связи с поиском альтернативных источников поставок и почти все респонденты ожидают снижения бизнес-активности после стабилизации эпидемиологической ситуации.

Автор:
Мария Зайцева
DPSS Ltd
www.dpss-russia.ru
Руководитель программ обучения CIPS и IACCM

Управление отношениями, а именно, контрактное управление определяется экспертами в качестве одной из ключевых мер по эффективной работе с рисками в закупках, связанными с возникновением экстренной ситуации на фоне пандемии. Отмечается, что после стабилизации ситуации, вызванной коронавирусом, пересмотра базы поставщиков и партнёров избежать не удастся, так же как и сохранить текущие условия сотрудничества. Таким образом, ключевыми аспектами контрактного управления могут оказаться не только коммерческие условия, как это было исторически в закупках, но и максимальная прозрачность полной цепочки поставок наряду с юридической ответственностью.

Серьезные источники не берутся прогнозировать сроки стабилизации эпидемиологической ситуации в стране, поэтому к окончанию карантинного режима и возвращению в офисы к привычному рабочему графику многие ресурсы могут оказаться истощены. Это может коснуться как материальных источников — финансирование, так и человеческих ресурсов – эмоциональное напряжение. Исходя из этого,  первой задачей лидеров закупок в компаниях может стоять забота о команде не только в условиях пандемии, но и после стабилизации текущей экстренной ситуации.

Gartner/После стабилизации ситуации с коронавирусом для лидеров закупок ключевыми факторами могут стать – забота о команде, доступность продукта, управление затратами.

Очевидно, что после пандемии коронавируса бизнес-мир не будет прежним, следовательно, и от команды закупок любой компании потребуются ответы на многие, часто новые для них вопросы. Это может стимулировать изменение восприятия функции закупок в компании и подтолкнуть к внутренней трансформации от тактического уровня исполнения к стратегическому сотрудничеству. Ведь такие вопросы как управление рисками, защита финансового здоровья компании, сохранение рынка сбыта и лояльности потребителей напрямую затрагивают область ответственности зрелых закупок любой отрасли и сегмента – производственной или сервисной, предприятия малого бизнеса или крупной компании, государственного сектора или частного бизнеса, и являются ключевыми для собственников и конечных клиентов, жизненноважными для предприятий.

PWC. Последствия пандемии для бизнеса прогнозировать и оценивать сложно, но можно уменьшить его влияние на цепочки поставок:

  • Рассмотреть альтернативные сценарии
  • Адаптировать замены
  • Использовать ценовые стратегии

Формирование нового типа отношений с заинтересованными сторонами, который характеризуются максимальной прозрачностью бизнес-процессов на протяжении всей цепочки поставок, начинается с описания собственно обновленных потребностей компании. Это может касаться как закупаемого материала для производства конечного продукта, так и требований к сервису, обслуживающего это производство, или компетенций компании, ранее переданных на исполнение третьей стороне — аутсорсинг. Продолжается выбором стратегии закупок, основанной на всесторонней оценке влияния отдельной категории затрат предприятия в контексте его здорового и бесперебойного функционирования. Очевидно, что в условиях ограниченных ресурсов и сильного влияния процедурных аспектов достижения глубокой прозрачности 100% категории затрат предприятия достичь будет сложно и, возможно, не эффективно с точки зрения расходования тех самых истощенных пандемией ресурсов. Статистика проведения глубокого анализа прозрачности цепочки поставок целью которой является учёт и оценка всех поставщиков от первого уровня до конечного потребителя, говорит о том, что данный проект может продлится до года и потребовать вовлечения до 100 специалистов. Исходя из этого, может использоваться альтернативный подход, когда подобная инициатива применяется только к нескольким стратегически важным для компании категориям в сочетании с прогнозированием «узких мест» в цепочке поставок. Например, использование универсальной методики оценки поставщиков по 10 параметрам Картера, а именно, критерий производственной мощности поставщика, возможность ее увеличения и наличия «плана Б» в случае остановки по тем или иным причинам, поможет учесть этот возможный сценарий. Обстоятельства непреодолимой силы и наличие плана действий в подобных короновирусу ситуациях редко были включены в список параметров оценки качества исполнения обязательств и выполнения работ поставщиком согласно контракту. Можно предположить, что решение о добавлении подобной оценки при пересмотре контрактных условий после стабилизации текущей экстренной ситуации окажется взвешенным и актуальным.

Supply management magazine, CIPS. Перед лицом серьезного глобального кризиса, такого как распространение коронавируса, сейчас самое время сделать шаг вперед в развитии защитных мер для цепочек поставок:

  • Кросс-функциональная работа
  • Пересмотр источников поставок
  • Локализация
  • Пересмотр договорных отношений

Есть мнение, что в ближайшем будущем компании разделятся на те, что вынесли уроки из происходящего и те, что оставили управление закупками без изменений — последние могут оказаться в долгосрочной перспективе проигравшими.