Модель деятельности отдала закупок следующего поколения

Широко признано, что совершенствование в области закупок является источником конкурентных преимуществ для большинства компаний. Достижение этой сложной задачи сложно в управлении, зачастую присутствуют вопросы к поддерживающим системам и прозрачности данных.

Для того чтобы воспользоваться возможностями, которые открывает современный быстро меняющийся технологический ландшафт, функции подразделений закупок должны сочетать эти техно-достижения с различными видами деятельности по созданию, использованию и поддержанию стоимости закупаемого. В рамках материально-технического обеспечения также необходимо создавать более глубокие и взаимосвязанные функциональные возможности. Это позволит продолжить оптимизацию шести основных видов закупочной деятельности с целью обеспечения их эффективности как  при помощи классических средств, так и воспользовавшись последними достижениями в области технологий, аналитики и практики управления закупками.

Данные функциональные возможности описываются в оперативной модели, которая упорядочивает взаимоотношения функции закупок с ее внутренними партнерами и поставщиками путем изменения сферы полномочий в данной функции, а также применения элементов, обеспечивающих эти изменения.

Учитывая стратегический характер закупок и влияния этой функции на конечный результат бизнеса, операционная модель начинается с понимания общей бизнес-стратегии и того, как привести конкретные методы закупок в соответствие с желаемыми результатами.

На рисунке успешно работающая модель деятельности Закупок, которая координирует несколько функциональных возможностей для создания, получения и удержания  стоимости

Чтобы создать новую ценность для бизнеса, компании должны принять следующие идеи и практики:

Деловое партнерство

Деловое партнерство должно начинаться с того, что специалистам по закупкам следует разработать четкое понимание стратегий, целей и планов работы в интересах бизнеса. При этом, бизнесу нужно четко понимать роль подразделения по закупкам в достижении своих целей. Само это подразделение должно выявлять возможности для того, чтобы новыми способами влиять на деятельность своих деловых партнеров.

Категорийный менеджмент

В настоящее время лучшие практики категорийного менеджмента, как правило, выходят за рамки коммерческой оптимизации и осваивают другие источники получения ценности, с опережением управляя расходами при помощи широкого спектра цифровых сценариев с помощью продвинутой аналитики или инструментов совместной работы.  Все это помогает выявлять новые идеи и описывать, прогнозировать или предписывать, как использовать внешние и внутренние возможности.

От поиска поставщика до заключения договора

Хорошо управляемый процесс  «от поиска поставщика до заключения договора» способствует созданию ценности путем определения и выбора наилучшего источника поставок. Но истинный результат приходит, благодаря умению провести  контракты через компании, зачастую сложные в организационном плане; возможности использовать новые технологии для того, чтобы поддержать «путь пользователя» в различные моменты при выработке спецификации.

Хотя компании могут получать значительную ценность от вышеуказанных видов деятельности, этих действий недостаточно для обеспечения конечной эффективности. Необходимы механизмы для обеспечения жизненно важных действий, реально значимых при создании и поддержании стоимости на всем этапе закупки: от начала инициации тендера (создания ТЗ) до оформления счета, от оплаты счета до дальнейшей работы с поставщиками.

• Решения следующего поколения процесса закупки от ТЗ до оплаты должны включать системы управления порядком заказа товаров и услуг, путем оцифровки процесса закупок. Сегодняшние возможности разного рода систем автоматизации повторяющихся и длительных процессов, содержащих много ручной работы и порой приводящих к ошибкам, позволяют значительно улучшить и сократить эти процессы

• Хорошо управляемый процесс от получения счета до совершения платежа должен быть не просто мощным элементом бизнес-контроля, обеспечивающим правильную оплату поставщику в нужное время, но и создавать дополнительную ценность для бизнеса. Необходимо сочетать традиционную оптимизацию с аналитикой соответствия.

• Работа с поставщиками может обеспечить возможность для развития прочных отношений сотрудничества, что особенно в применении к ключевым поставщикам открывает новые источники получения ценности посредством совместных инноваций, основанных на новых способах сотрудничества.

Каковы механизмы реализации этой модели закупок следующего поколения?

Несмотря на то, что существующие передовые практики по организационным механизмам остаются по-прежнему актуальными, цифровые технологии и аналитика как самостоятельные инструменты играют всё более важную роль. Они влияют на другие механизмы, делая концепции оперативности и способности бизнеса к быстрой адаптации в новых производственных или коммерческих условиях более актуальными для удовлетворения новых требований. С этой целью экспертами были определены шесть основных факторов, повышающих как производительность, так и добавочную стоимость:

  1. Процесс.

Последние инновации в области интеллектуального анализа данных повысили эффективность процессов в закупочной деятельности, позволив ей выйти за рамки определения сквозных потоков создания стоимости и каналов закупок. Теперь специалисты по закупкам могут гармонизировать процессы между подразделениями и географическими регионами,оптимизировать процессы одобрения и утверждения.

  • Управление

Использование цифровых инструментов и механизмов управления закупками следующего поколения, обеспечивает применение политик в режиме реального времени. Эти политики гарантируют, что покупки совершаются через правильный определенный канал покупок, в сотрудничестве с правильно выбранным поставщиком, и могут помочь защитить от подозрительных покупок.

  • Организация

Благодаря концепциям оперативности и быстрой адаптации компании теперь могут реагировать на изменчивые требования к оъемам и более эффективно работать со сложными требованиями к функциональным возможностям.  

  • Функциональные возможности и культура

Деятельность по закупкам следующего поколения позволяет осуществлять целенаправленные инвестиции в создание цифрового потенциала, что заменит традиционные мероприятия по подготовке кадров. А если не заменит, то дополнит традиционные методики обучения закупщиков моделями электронного обучения. Это позволит развивать как технические навыки специалистов, так и глубину мышления и подходы к решению сложных задач.

  • Цифровые технологии

Если в прошлом использование цифровых технологий было, в основном, направлено на повышение эффективности процессов и на работу с электронными источниками, в настоящее время подразделения, занимающиеся закупками, внедряют всё больше сценариев использования цифровизации для выявления, обеспечения и поддержания финансовых  и других результатов.

  • Данные и аналитика

 Организации нового поколения используют методы продвинутой  аналитики, сочетающие внешние и внутренние источники данных о закупках, а также не связанных с закупками. Они определяют возможности и предписывают решения о закупках, которые обеспечивают и поддерживают экономическую эффективность.

Теперь, как никогда ранее, со всеми новыми тенденциями, которые изменили многие аспекты современного бизнеса, модель закупок следующего поколения предоставляет возможность вашей организации извлечь выгоду из достижений в цифровых технологиях и использовать данные и аналитику для повышения производительности.

Автор: Самир Хушалани, Эдвард Вудкок и Бьерн-Уве Меркер, партнеры McKinsey & Company