Новогодние корпоративные праздники. Тренды 2018 года. Рекомендации по выбору поставщиков

Согласно результатам опроса портала Rabota.ru, 59% работодателей не будут поздравлять своих сотрудников с Новым годом. Другие 18% выдадут премии, еще 16% подарят небольшие сувениры, а 7% предоставят дополнительный выходной.

Компания Marketing.Vpodarok проанализировала затраты на подарки крупных и 130 средних российских компаний и выяснила, что самые щедрые компании — производственные, а самые экономные — торговые. «2300 рублей — средняя стоимость подарка. Одни готовы дарить сотрудникам и партнерам на Новый год подарки по 10−15 тыс. рублей, а другие дарят что-то чисто символическое, — рассказывает генеральный директор Marketing.Vpodarok Илья Ефимов. — По нашим наблюдениям, чаще всего дорогостоящие подарки в России заказывают и дарят производственные компании, а вот торговые обычно экономят». Разница в средней стоимости заказа «производственников» и «торговцев» составляет около 15%. По сравнению с 2017 годом средняя цена не изменилась. А вот в прошлом году затраты на один подарок по отношению к позапрошлому, 2016 году в среднем снизились на 8%.

Меняется и мода на корпоративные подарки. «Раньше многие компании заказывали большие объемы сувенирной продукции со своим логотипом. Это были традиционные ежедневники, календари, ручки, флешки и прочее. Причем сувениры дарили как партнерам, так и персоналу. Однако примерно семь лет назад число заказов на сувенирную продукцию стало снижаться», — рассказывает Илья Ефимов. Компании по-прежнему вручают брендированные сувениры, но уже не сотрудникам, поскольку у тех накапливаются целые стопки календарей и ненужных ежедневников, а своим партнерам и клиентам для поддержания и выстраивания долгосрочных и дружеских отношений.

Что касается новогодних корпоративов, то, по данным портала Rabota.ru, провести их намерены 68% организаций, 5% из них решили перенести празднование на январь. Вообще от корпоратива откажутся 32% российских компаний.

 

Корпоративные новогодние тренды

В свою очередь, сервис SuperJob выяснил у 500 российских предприятий и организаций, как они планируют провести корпоративные праздники для персонала. Самый популярный формат новогоднего корпоратива — вечеринка в ресторане (48%). 20% работодателей организуют празднования различных масштабов в офисе. Поездка за город запланирована в 3% компаний. Другие варианты празднования (боулинг, квест, баня, спортивные активности) предпочли 6% предприятий. 8% представителей компаний говорят о том, что традиция совместного празднования Нового года у них отсутствует. 6% ссылаются на экономические трудности. 9% затруднились ответить на вопрос.

Бюджет на новогодний корпоратив у большинства компаний по сравнению с 2017 годом не изменился (41%). Увеличили финансирование праздника 20% организаций. 11%, напротив, в этом году решили урезать бюджет. 28% представителей компаний затруднились с ответом.

Если говорить о форматах проведения корпоративных мероприятий, то, по словам Ольги Касьян, директора по счастью клиентов SmartMotion, глобальные тренды проникают во все отрасли деятельности человека, цифровизация, диджитализация, все уходит в онлайн — сегодня только ленивый не говорит об этом. Радует одно: офлайн обретает новые смыслы, становится роскошью, дорогой площадкой, где бренд может коммуницировать со своим потребителем или сотрудником, что называется, face-to-face.

Трендом является плотная интеграция диджитальных инструментов в привычные офлайн-форматы. Так, в этом году даже на новогодние мероприятия ивент-агентства создают для клиентов чат-боты и/или телеграмм-каналы — как часть тизинговой кампании, как способ коммуникации с гостями, как онлайн-гид по площадке. При этом никто не отменяет привычные уже всем VR-активности. Только теперь для виртуальной реальности на мероприятиях предусмотрены отдельные зоны. Растет масштаб.

«Привычка людей транслировать свою жизнь в сторис или в FB Live становится подчас угрозой конфиденциальности мероприятий. Агентства подписывают NDA, а сотрудники клиента выкладывают все онлайн. В этом году SmartMotion предложила своим клиентам несколько решений данной задачи: не размещать фирменный брендинг компании на мероприятии, заклеить всем камеры или просто собрать телефоны перед началом мероприятия», — рассказывает Ольга Касьян.

Также, по мнению директора по счастью клиентов SmartMotion, в текущем году все стали активно заботиться о безопасности на мероприятиях. Началось это после трагических событий в Кемерово, которые встряхнули и заставили всех зашевелиться. Площадки увеличивают количество пожарных выходов, берут в штат ответственных людей. Клиенты перед началом торжества запрашивают осмотр площадок кинологом с собакой. «Если раньше мы приглашали скорую в основном на спортивные события и мероприятия от 400 человек, то теперь почти на всех наших площадках в обязательном порядке дежурит карета скорой помощи. Кроме того, у нас появилась на аутсорсинге команда, отвечающая за охрану труда и пожарную безопасность, они проверяют все заранее и приезжают на площадку в день проекта», — добавляет Ольга Касьян.

По данным эксперта, количество проектов уменьшилось в пользу качества. Клиенты с небольшими бюджетами, которые в прошлом году сильно экономили, в этом отменили мероприятия совсем. Все чаще заказчики отказываются от формата фуршета в пользу банкета.

Анастасия Вербицкая, владелец ивент-компании «Живой праздник», подтверждает наличие страхов у ивент-агентств по поводу того, что с каждым годом платежеспособных клиентов становится меньше. Борьба за них идет довольно ожесточенная: таких заказчиков нужно не только удивить зрелищными шоу, но и дополнительными бонусами, красивыми ценами. Самый распространенный запрос — ведущий на новогодний корпоратив за 30 тыс. рублей или caver-группа за 70 тыс. рублей, чего не существует уже лет пять. Средний сегмент, который тратил на корпоратив (ресторан и развлекательную программу) 1–1,5 млн рублей, уходит.

«Компании срезают косты, организуя более скромное мероприятие для сотрудников прямо в офисе. Некоторые наши постоянные клиенты из этого сегмента стараются уложиться в 350–400 тыс. рублей. Другие не празднуют вовсе. Если говорить о Москве, в этом году хорошо гуляет «лакшери» — это компании, которые могут себе позволить заплатить за площадку вместимостью до 100 человек от 1 млн рублей. Такие заказчики тратят на шоу от 3 до 5 млн рублей. Самыми востребованными звездами остаются Лолита, Леонид Агутин, Полина Гагарина. Людям на Новый год хочется чего-то яркого, сказочного и чтобы не грузило: популярны световые шоу и шоу с использованием высоких технологий. Тематические вечеринки модны всегда! Людей манят космос, стилистика 1920–1930-х годов, Голливуд, модны white-вечеринки. Хочется отметить, что изменились предпочтения клиентов: если несколько лет назад все хотели простых конкурсов, Деда Мороза и попсу, то сейчас заказчики предпочитают более изысканную музыкальную программу. Востребованы классические музыканты, которые исполняют современные хиты, например, Леди Гаги», — рассказывает Анастасия Вербицкая.

Татьяна Спурнова, владелец и генеральный директор креативного MICE-агентства MaxMedium, среди трендов и наблюдений в рамках подготовки новогодних мероприятий отмечает следующие моменты:

  • Заблаговременная подготовка относительно предыдущих лет: бюджеты выделены, ответственные назначены, есть понимание задач, которые компании хотят решать. Чувствуется определенная стабильность.
  • Бюджеты сильно не изменились и находятся на уровне 2016–2017 годов.
  • Вопрос, как решать эти задачи — вот здесь как раз клиенты обращаются к агентствам с запросом, как сделать новогоднее событие интересным, поскольку сотрудников нужно удивлять и предлагать им новые форматы.
  • Растет тренд вовлечения сотрудников в подготовку мероприятия, но формат «Фабрики звезд» уже всеми опробован, поэтому есть запрос на новые формы — клипы, интеграция в программу, иммерсивные истории, флешмобы, анонсы и конкурсы через мобильные приложения и прочее.
  • Больше технологий, больше интерактивных активностей в рамках велком-зон, больше интересных фото-, видеозон.
  • Фокус на ключевые посылы через вовлечение руководства, качественный видеоконтент.
  • В этом году активно возрождаются новогодние мероприятия для детей сотрудников.
  • Часть компаний рассматривают офис как площадку для новогодних событий с множеством новогодних активаций.
  • Ну и традиционно ряд компаний переносят новогодние события на январь, причем необъяснимый тренд этого года — переносят на конец января, на 20-е числа, что может быть связано либо с высокой загрузкой в конце года, либо с оптимизацией бюджета.

 

Ильдар Курманаев, генеральный директор «Виконт Медиа», также подтверждает, что новогодние корпоративы в последние годы все чаще эксплуатируют современные технологии: более активно задействованы соцсети, интерактивные фото- и видеозоны, шлемы виртуальной реальности и другие похожие развлечения. «Без полноценного использования digital сегодня не проходит ни одно мероприятие, и это касается не только серьезных презентаций и масштабных событий с большим бюджетом, но и внутрикорпоративных праздников. Данный тренд в этом году будет заметен не только в столицах, но и во всех крупных региональных городах страны. Наша компания успешно продает на новогодние события новые активности из digital-парка «Виконт Медиа» — фотозоны Bullet-time и Chromakey Studio, slow-mo видеоплощадку Spinner 360 и интерактивные тач-панели. Сотрудники устали от однообразных приемов и форматов, поэтому спрос на новые технологии и неожиданные решения в этом году высок как никогда. Мы уверены, что тренд на «цифровизацию» новогодних корпоративов продлится еще не менее пяти лет», — говорит Ильдар Курманаев.

Выбор ивент-поставщиков

Что касается процесса выбора поставщика по организации новогодних  праздников, Виталий Байрашев, представляющий «Институт госзакупок», консультант с опытом работы в сфере госзакупок на стороне заказчика, поставщика, консультанта, рекомендует при выборе агентства исходить из требуемого формата и бюджета мероприятия. Рынок данных услуг весьма конкурентен, но в то же время сильно сегментирован.

Если простейший корпоратив в небольшой компании можно доверить агентству с небольшим опытом, то крупное мероприятие со статусными гостями только тем агентствам, которые выполняют такие заказы на регулярной основе.

Соответственно, наличие сопоставимого опыта у компании и привлекаемых ей специалистов должно стать обязательным требованием к потенциальным поставщикам. Многое об опыте, кроме проверенных отзывов от заказчиков, скажут фотоотчеты с соответствующих мероприятий. Именно по ним можно оценить вкус и мастерство агентства по части оформления залов, оригинальности развлекательной программы и подарочной продукции.

Помочь в поиске подходящего агентства вполне может и сайт госзакупок. Если вам нужно провести серьезное мероприятие, посмотрите с какими агентствами работают крупнейшие госкомпании, выставляющие серьезные требования к агентствам. Не меньшую роль играет прозрачность ценообразования. Далеко не всегда выгоднее работать с агентством, просящим наименьшую комиссию за свои услуги. Ведь некоторые агентства, привлекая клиентов наименьшей комиссией, при исполнении договора незаметно включают дополнительные комиссии в согласованную смету. И это нужно контролировать.

 По мнению Дмитрия Кочкина, руководителя отдела рекламы и PR ООО НПФ «Металлимпресс», после нескольких финансовых кризисов на рынке ивент-услуг остались лишь матерые агентства или одиночки, которые способны одинаково качественно выполнить заказ. Агентство обладает опытом, штатом квалифицированных сотрудников разного профиля, реквизитом, является юридическим лицом и даже плательщиком НДС. Но из-за высокой загруженности или низкого бюджета клиента, может отработать «без огонька». В таком партнерстве обычно высокая комиссия, а работу поставщика сложнее контролировать.

Профессионал-одиночка скорее выходец из агентства или из тамады обойдется дешевле поскольку работает напрямую с субподрядчиками, он сильнее мотивирован, его легче контролировать. Но это должен быть только проверенный партнер.

В список критериев отбора, по мнению Дмитрия Кочкина следует включить: портфолио именно по теме мероприятия клиента, уточнить размер агентства и его загрузку, понять, достаточно ли у его сотрудников времени для вашего проекта, размер комиссии (если комиссия сразу не обозначена в предложении, просите выделить ее из общей сметы). Постарайтесь пообщаться с клиентами потенциальных поставщиков. Они многое вам расскажут. Обращайте больше внимания на эксклюзивные предложения и наличие собственной производственной базы. Если нанесение логотипа происходит в Китае, то получать вам сувенирку после китайского Нового года.

К сожалению, на рынке ивент услуг отсутствует четкая квалификация ивент агентств или понятные рейтинги, помогающие выбрать агентства. Зачастую «на одном поле» в тендерах сражаются монстры рынка и небольшие агентства. Участниками тендеров становятся порой 8-10 агентств и более с разным опытом и уровнем квалификации. В итоге клиент оказывается перед непростым выбором – как же выбрать ту самую команду, которая безупречно организует мероприятие.

Некоторые компании устанавливают определенную сумму на ивент, ниже которой разрешается не проводить тендерную процедуру, и процедура выбора подрядчика полностью делегируется ее сотрудникам.

В случае тендера, сама процедура, к примеру в МТС, состоит из 2 туров. В рамках первого тура идет оценка:

Уникальности концепции. Если это уже было обыграно на рынке, даже в другой стране, то ценность мероприятия заметно ниже.

Проработке логистики. Часто встречаются интересные концепции, но слабореализуемые с точки зрения логистики всех участников мероприятия.

Структуры бюджета, по которой можно оценить общий уровень профессионализма исполнителя концепции,  был ли похожий проект уже реализован и другая организационная и креативная составляющая.

Во второй тур проходят несколько кандидатов, и выбор идет уже только по цене.

Зачастую для первого тура не устанавливается предполагаемая стоимость, а только «вилка», которая позволяет оценить порядок сумм, чтобы не ограничивать фантазию и креатив, иногда вообще не называется сумма, заказчик надеется на более бюджетный вариант решения.

По мнению Андрея Дровосекова, руководителя протокольной службы «Трубной металлургической компании», оценивать поставщика стоит не только по объективным критериям, но и по субъективным.

Объективные критерии:

— оборот денежных средств (за год и за определенный период),

—  отсутствие значимой долговой нагрузки на юридическое лицо,

— отсутствие судимостей и судебных делопроизводств в отношении учредителей компании,

—  отсутствие претензий у надзорных органов и налоговой службы,

— возможность оперативного кредитования,

— наличие постоянного штата сотрудников (постоянных контактов с внештатными специалистами для реализации сложных проектов),

— деловая репутация и четко сформулированная специализация агентства,

— наличие релевантного опыта.

Субъективные критерии:

— комфорт в общении,

— умение подготовиться к встрече,

— соответствовать в своих предложениях запросам клиента, не приукрашивать реальный опыт и состояние дел в компании,

— оценка доверительности.

Для того чтобы понять, как работают агентства, Андрей Дровосеков предлагает задать их представителям ряд дополнительных вопросов. Конкретный организационный вопрос: «Какое вино вы посоветуете для приема наших партнеров?» или «На ваших мероприятиях вы организуете контроль доступа внутри помещения или на улице?». Вопрос-тест на оперативное управление проектом: «За неделю до приема для клиентов вам сообщают, что площадка застраивается ремонтными лесами, ваши действия?». И просто самый сложный вопрос: «Каковы тенденции на рынке мероприятий?». Ответы на подобные вопросы помогут дополнить картину о поставщике, подтвердят его адекватность и компетентность.

По мнению эксперта, выбор агентства состоит из двух этапов: знакомство с агентством и презентация, защита тендерного предложения.

На финальную защиту Андрей Дровосеков рекомендует приглашать не более трех поставщиков. Но прежде заказчику следует конкретизировать объем и список ожидаемых на финальной защите материалов: художественное описание, эскизы, список артистов по блокам, смета — оптимальная и минимальная.

Также стоит создать свой шаблон сметы: максимально детализированный — по однотипным событиям (например, цикловая конференция) и укрупненный — под высокохудожественные проекты.

По мнению руководителя протокольной службы «Трубной металлургической компании», основные принципы оценки тендерных презентаций: оценка художественного и финансового предложения, оценка художественного предложения при наличии фиксированного бюджета и наименьшая стоимость.

Как сэкономить бюджет при организации новогоднего корпоратива

В целях экономии бюджета при организации корпоратива, Андрей Торяник, представитель Национальной ассоциации организаторов мероприятий, рекомендует: «Бронируйте площадку и артистов заблаговременно, за это можно получить хорошую скидку. Вспомните про капустники — это прямая оптимизация бюджета программы мероприятия. Но при этом возьмите хорошего режиссера, чтобы он сделал вам пусть маленькое,  домашнее, но все же хорошее, интересное, качественное мероприятие. Режиссер недорого стоит, но он поможет с репетициями и некоей идеологической основой. В этом случае ваш капустник получится не как у всех, и сотрудники будут счастливы и довольны. Также оптимизировать бюджет можно, отмечая мероприятие в январе — феврале. Разница в цене составит 30—40%, потому что уже нет такого предновогоднего ажиотажа, и всем нужна постоянная работа. И наконец, если компания располагает своими ресурсами, не стоит забывать о них вовремя разработки проекта и его бюджета. Например, в качестве площадки для проведения мероприятия можно использоваться собственный офис».

По мнению эксперта, не существует каких-либо четких рекомендаций по глобальной оптимизации бюджета, кроме одного: если компания хочетсэкономить на мероприятии — возможно, стоит его просто не проводить. Это сэкономит и время, и деньги, и психику, и физические силы.