По материалам выступления Павла Андронова, эксперта компании Deloitte, на вебинаре о Цифровой трансформации процесса закупок, проведенном компанией SAP.
Недавно компания Deloitte провела опрос директоров по закупкам по всему миру. Ее интересовали основные тренды, на что обращают внимание руководители и каким образом смотрят в будущее, как планируют трансформировать бизнес-процессы, в том числе при помощи IT. Всего было опрошено более 500 директоров по закупкам из 39 стран. Опрос охватил все ключевые индустрии и компании самого различного размера: как большие, так и не очень, но быстрорастущие.
Основные выводы, которые были сделаны экспертами: тренд на снижение затрат и управление рисками продолжается, компании снижают затраты в процессе проведения торгов, а также по всей цепочке: от выбора поставки до заключения договора, включая управление операционными закупками.
Большая часть директоров, 61%, указали, что достигли увеличения экономии по сравнению с 2017 г. При этом 65% опрошенных директоров заявили, что функция закупок по прежнему остается непрозрачной. Интересное, что совет директоров 73% компаний считает функцию закупок лидирующей в компании с точки зрения операционной эффективности. То есть руководители компаний понимают, что для функции закупок есть области для улучшения производительности и эффективности, в том числе повышение прибыли компании при помощи сокращения затрат и изменения процессов.
Управление командой
Особое внимание было уделено в опросе функциям лидеров закупочных процессов и командам, которые они построили. Отмечена важность проектной деятельности, когда процессы легко трансформируются. Исполнители должны понимать, куда стремится компания, в каком направлении и как им развиваться. Каждый день появляются какие-то новые процессы, технологии, методологии, инструменты, которые позволяют улучшить и ускорить процесс их взаимодействия. Например, сегодня многие компании переходят на удаленное взаимодействие, таким образом сокращая затраты на логистику между собой и срок принятия решений. Но далеко не каждая компания сразу готова все встречи перенести в удаленный режим, многим сотрудникам важна личная коммуникация. При переходе в формат удаленного взаимодействия зачастую в команде происходит небольшой переломный момент, но далее, когда все процесс выстраиваются, становится очевидным эффект того, что не надо тратить время на переходы из здания в здание, на командировки. Таким образом, скорость принятия решений резко возрастает. При этом коллеги отмечают, что наибольший эффект отмечается от того, что происходит фокусирование на тех задачах, которые необходимо решать, а не на бессмысленных совещаниях. И если сравнить расчет стоимости проведения личных встреч с перевод их в онлайн-режим, очевидна колоссальная экономия средств компании и времени.
Взаимодействие с поставщиками
Тоже относится и к общению с поставщиками. Сначала мы переписываемся с ними по электронной почте, затем говорим по телефону, потом лично встречаемся и только затем переходим на электронные закупочные платформы: торги, аукционы. Но сегодня существуют IT системы, на которых можно эффективно провести закупку, миновав все эти этапы. Просто зайти в систему и, здраво рассчитав задачу, провести аукцион. Такие решения сокращают затраты не только закупщиков, но и поставщиков, их логистику и время. Плавный переход от личных встреч, на удаленное управление закупками, коммуникацию на IT платформах, начиная от скайпа и заканчивая электронными торговыми площадками, позволяет соединить всех участников процесса в едином информационном пространстве.
Аналитика данных
Еще одним приоритетным направлением закупок была названа аналитика, и как ее результат понимание того, что же на самом деле происходит в закупочных процессах, построение той отчетности, но основе которой должны приниматься решения.
Но зачастую закупщиками готовится огромное количество отчетов, информация собирается из разного рода файлов, систем и в результате составляет гигантский отчет, при этом его получателям совершенно не понятно, что делать с полученными цифрами. Когда задается вопрос: на какой конкретно ячейке Excel следует принимать решение, как правило, дается ответ, что большая часть данной информации просто предоставлена для ознакомления. Поэтому возникает другой логичный вопрос, зачем тратить драгоценное время на анализ информации, которая нужна просто для информации. Может стоит построить диаграммы, которые с одного взгляда дадут конкретную и нужную информацию для принятия решения? Но данное предположение не отрицает того, что аналитика — это важный инструмент для проведения стратегических и операционных закупок.
Стратегии закупок
Еще один важный аспект — построение категорийной стратегий закупок. Об этом сейчас думают многие компании, в том числе и об инструментах, которые позволят автоматизировать данный процесс, чтобы любому человеку было удобно работать без дополнительного изучения многочисленных регламентов. Нужно построить процессы таким образом, чтобы была возможность отслеживать их выполнение при помощи автоматизированных инструментов. Таким образом, закупки плавно переходят к цифровым облачным технологиям. И, конечно, к современному тренду – роботам.
Одна из очень крупных международных компаний только по закупкам выпускает более 3000 регламентов и приказов в год. Люди физически не могут следовать всем этим регламентам, потому что просто не успевают их прочитывать и понимать. Им необходимо проводит закупки и управлять командами сейчас и времени на новые вводные не всегда хватает. Именно поэтому многие руководители понимают, что технологии не противоречат их целям, а, наоборот, помогают построить процессы, сэкономить драгоценное время, которое необходимо для выстраивания их стратегических отношений с поставщиками. Если мы говорим о том, что минимизировали или ускорили рутинные операции, значит, мы освободили огромное количество времени на то, чтобы исследовать рынок и находить там лучшие условия, лучшие товары. Как по срокам, так и по деньгам для наших внутренних заказчиков.
Как подготовиться к изменениям
Насколько люди готовы к изменениям? Очень многие ожидают от применения новых технологий резкого прорыва. И второй вопрос, а готовится ли организация к этим прорывам? По щелчку пальцев в организации все вдруг не изменится. Поэтому следует предпринять необходимые действия, чтобы переход был максимально плавный.
Закупка как проект
Когда мы понимаем, что у нас есть процесс, какие-то обязательные шаги, а какие-то опциональные, то выстраивая процесс в информационной системе, у нас появляется картинка, дающая понимание того, когда мы сможем заключить контракт и обеспечить поставку в запланированный срок. Если мы все это делаем в голове, в Excel или Outlook, то нужно самостоятельно спрогнозировать и понять, кто должен участвовать в команде для того, чтобы достигнуть нужного результата.
Но если мы идем по методологии закупочного проекта, то понимаем, что у каждой задачи есть ответственный сотрудник, есть срок ее выполнения. Таким образом, распланировав закупку по-задачно, становится ясно в какой срок команда сможет достичь нужной цели. Она сможет этот срок контролировать и поэтапно отслеживать.
Понятно, что в процессе как любого проекта, так и любой закупки бывают сдвиги в разные стороны, как в меньшую, так и в большую, как правило в большую, но несмотря на это процесс становится как минимум контролируемым и прозрачным для каждого его участника.
Документы
Большое внимание сегодня уделяется электронным счетам и счетам-фактурам. И более пристальное международному документообороту. Так, например, для России характерно более плотное взаимодействие с Китаем. И каким образом в этом случае поступать с документами? Регулярно передавать друг другу бумажные версии документов? Это, конечно, хорошо, но на все это требуется большое количество ресурсов: бумага, доставка и прочее. Поэтому переход на электронный документооборот становится все более актуальным. Эффект от его использования действительно колоссальный, причем ощущается он уже через полгода, год.
Помимо этого многие заказчики планируют перенести в электронную форму подписание договоров, что сэкономит затраты на логистику. Руководители будут меньше отвлекаться на подписание документов, не нужно будет заниматься проверкой бумажных подписей. Все это можно будет сделать в электронном формате, в течение восьми рабочих часов договор может подписан двумя сторонами.
Также эксперты Deloitte обращают внимание на специальные программы для управленцев, которые способны создать полную картинку на какую-то задачу или процесс, которые дают понимание того, что происходит сейчас с точки зрения операционного управления компанией, дают возможность получить прогнозы на 3- 4 месяца вперед.
Анализировать множество Excel-файлов сегодня ни у кого нет времени, а верхне-уровневые данные не дают достаточной детализации, при этом отчет собирается несколько рабочих дней, а то недель. Поэтому вышеописанные программы сегодня очень актуальны, особенно для анализа деятельность крупных холдингов, когда нужно собирать информацию, в том числе с разных площадок (разных городов, стран). При их помощи все происходит намного быстрее, закупщики могут посмотреть детализацию по категориям или в рамках конкретного договора.
Также одной из популярных тем в закупках становится мобильное приложение. У руководителей много встреч, переездов, порой открыть ноутбук не всегда возможно. А телефон всегда с ними. Работая на телефоне можно оперативно что-то согласовать, что-то посмотреть, чтобы сэкономить время ожидания решения.
Очень часто закупки переходят на модель взаимоотношения с поставщиками на специальных IT-платформах. То есть это не только взаимодействие в рамках конкурсов или аукциона, это действительно создание такой платформы, на которой можно построить замкнутый цикл закупки, включающий и обмен электронными заказами и электронными счет-фактурами. Таким образом, на единой платформе выстраивается весь процесс и формируется его полная аналитика.
Поставщики также отмечают, что такое взаимодействие с заказчиками эффективно. Они говорят, что экономят время на звонках, на пересылке документов по почте, на личных встречах, у них освобождается время на то чтобы наилучшим образом обеспечить поставки товаров или оказание услуг. Рутинных операций становится меньше, поставщики сокращают расходы, которые ранее перекладывали на заказчиков.
Потенциал такой экономии достигает 10-15%. Если компания строит единое информационное поле для общения с поставщиками, значит, у нее собирается вся аналитика по поставщикам в одном месте за все время сотрудничества. Это помогает построить долгосрочные отношения, и дает возможность поставщикам развиваться в дальнейшем.
Аналитика позволяет понять, на какие операции стоит обратить внимание. Когда Deliitte проанализировала закупочные процессы одного из клиентов, а именно процесс выставления счетов-фактур от поставщика и проверила их на соответствие условиям договора и заказам, то было проверено порядка 240000 заказов-инвойсов, при этом 20% из них уходили в процесс дополнительной проверки. Что-то с ними происходило не так, поэтому требовалась дополнительная коммуникация с поставщиком. 20% — это существенная цифра, а если перевести ее в трудозатраты, это выльется в огромные затраты компании на дополнительную проверку данной документации. Что было предпринято для оптимизации процесса? Эксперты посмотрели, почему поставщик допускает ошибки. В системе заказа создали возможность более детализированно указывать, почему был сделан заказ. Таким образом поставщик начал понимать к какому заказу он выставляет счет-фактуру, и примерно через семь месяцев количество таких временных затрат уменьшилось на 10% по отношению к началу года. Количество неправильно выставленных счетов-фактура поставщика было уменьшено, соответственно были уменьшены затраты
заказчиков на проверку счет фактур.
Плавный переход
Каким образом лучше перейти к внедрению и использованию цифровых закупок внутри компании? В первую очередь нужно подготовить функцию, отдел, департамент к тому, чтобы плавно переходить.
Причем, чем плавнее будет переход в рамках горизонта времени, тем более качественным и осознанным будет внедрение цифровизации. То есть, если вы говорите, что в какой-то момент хотите прийти к искусственному интеллекту, то сейчас было бы здорово, как минимум, настроить и подготовить людей и компанию к этому переходу.
Какие образовательные технологии наиболее эффективны при обучении сотрудников цифровому пространству.
Первым шагом рекомендуем рассказать сотрудникам о том, зачем им это нужно, зачем им менять парадигму, в которой они жили и работали? Отвечая на этот вопрос, расскажите коллегам о том, что обучение крайне важно, так как появляются новые технологии, а соответственно меняется сама профессия. Уже сегодня многие профессии отмирают. Поэтому нужно каждый день учиться, для того, чтобы оставаться на гребне волны. Либо ты будешь знать о том, что происходит в технологиях и в мире, либо будешь оставаться позади.
Не бывает перехода от этапа №1 к этапу №5 за один месяц. Всегда есть ограничения и вопросы: зачем? почему? как? Но нарисовав плавный проектный переход, у вас появится план по переходу к этапу №5. И с точки зрения дальнейших шагов прямо сейчас необходимо начинать думать шире, ведь мы не только здесь и сейчас проводим наши закупочные процедуры, создаем категорийные стратегии или трансформируем бизнес.
А когда вы уже точно понимаете свою цель и пути ее реализации, посмотрите на вещи, которые лежат на поверхности, которые можно немножко изменить. Закупочный процесс уже от этого станет лучше, и это не потребует огромных затрат компании. Сделайте эту небольшую трансформацию и посмотрите, что получится.
Сейчас в силу очень быстро меняющегося мира технологий и законодательства, следует месяц за месяцем создавать свою гибкую платформу, такую, которая позволит вам как бы со стороны наблюдать за тем, каким образом двигаться и в какую сторону развиваться в дальнейшем.
Создание экосистемы
Очень здорово было бы построить экосистему внутри компании и включить в нее поставщиков, чтобы отслеживать все в реальном времени.
Вам нужно понять, чем вы можете помочь внутренним заказчикам с точки зрения достижения целей. Не замыкайтесь только на своей компании, коммуницируйте с другими компаниями, обменивайтесь лучшими практиками. У каждого свои процессы. Здесь нет ничего такого, что требовалось бы скрывать. А поделиться ноу-хау друг с другом, это не только полезно, но и достаточно интересно, потому, что всегда кто-то со стороны может задать вам более интересный вопрос, о котором вы даже не задумывались.
Расскажите всем о своем успехе. Делиться важной информацией, это здорово, интересно, и это действительно развивает и двигает рынок по всей России, по всему миру. Рассказывая о том, что у вас происходит, как успешно ваша компания двигается вперед, вы на самом деле создаете то лидерское положение, за которым будут следовать другие люди и компании.
Нетворкинг для закупщиков очень полезен, он помогает каждой из сторон выявить преимущества тех процессов, которые у них есть.
