Отражением ценностей компании является ее корпоративная культура. Турниры по футболу, национальные конференции, корпоративные и клиентские мероприятия — все это не что иное, как инструменты, направленные на повышение мотивации, лояльности и вовлеченности сотрудников, на что компания тратит многомиллионные бюджеты.
Именно поэтому категория MICE является стратегической в системе управления затратами компании и требует обязательного вовлечения отдела закупок, специалисты которого, в свою очередь, предоставляют экспертизу эффективного влияния для достижения максимального результата, приносят уникальные решения в сочетании с современными технологиями и стратегическим подходом.
Обозначенные выше тезисы являются определяющими, так как в противном случае в результате недобросовестного подхода есть риск возникновения неконтролируемых возрастающих затрат.
Cуществует теория формирования стратегии закупок товаров или услуг, которая позволяет оптимизировать соотношение расходов и рисков и управлять взаимоотношениями с различными поставщиками.
Один из основных постулатов этой теории, а именно консолидация объемов, применим и при закупке MICE: выбирается единый консолидированный поставщик для всей категории либо лидирующий крупный поставщик для управления более мелкими.
В чем преимущества консолидации? В первую очередь, это сокращение базы поставщиков, что уменьшает количество контрактов, а значит, и количество времени, затрачиваемого на их администрирование. Кроме того, снижается так называемый риск «испорченного телефона», поскольку утверждение порядка сотрудничества происходит только с одним контрагентом. Также, как правило, поставщик назначает выделенного менеджера для взаимодействия с клиентом, что позволяет сотрудничать по принципу «одного окна», когда все запросы и пожелания клиента направляются одному контактному лицу, которое в дальнейшем распределяет задачи.
Помимо консолидированного подхода в категории MICE применяется также модель веерной либо панельной закупки.
Все перечисленные выше модели применимы в зависимости от целей и задач, которые ставит перед собой отдел закупок, в частности:
- управление затратами;
- контроль за соблюдением установленных правил и процедур;
- повышение уровня качества услуг;
- обеспечение поставки высококачественного продукта.
Как уже упоминалось, в последние годы наметилась четкая тенденция все большего вовлечения отдела закупок в управление затратами категории MICE.
Это произошло в результате того, что компании увидели определенные выгоды от подобного вовлечения, а именно:
- экономия и соблюдение политики и стандартов компании;
- экспертиза анализа структуры затрат;
- консолидация объемов затрат;
- идентификация и перехват затрат, которые проходят без контракта;
- определение возможностей для потенциальных экономий;
- возможность ознакомиться с различными способами и аспектами процесса поиска источника реализации проекта.
В зависимости от комплексности проекта и характера мероприятия предметом закупки могут выступать различные товары и услуги.
В случае стандартных мероприятий в формате круглого стола единственной услугой является конференц-пакет. При нестандартных мероприятиях появляются новые критерии отбора, такие как концепция, новизна, актуальность темы, попадание в стиль клиента и прочие, и как следствие, новые потребности: приобретение услуг дизайнера, услуг ивент-специалистов, продюсеров и других.
Только после принятия концепции можно переходить к следующему этапу, а именно приобретать товары и услуги и принимать решение в части применения того или иного инструмента финансирования.
Особое внимание хотелось бы уделить именно финансированию.
Одним из основных критериев, которые наша компания выдвигает при проведении тендера — это отсрочка платежа в 60 дней с момента предоставления закрывающих документов.
Недавний тендер на проведение Национальной конференции в Сочи на тысячу человек показал, что не все участники рынка MICE-услуг готовы к этому. В частности, из приглашенных двенадцати агентств только три согласились предоставить запрашиваемую отсрочку. В связи с этим мы задумались о внедрении такой системы взаиморасчетов с поставщиком, которая позволила бы обеспечить необходимую отсрочку платежа и одновременно была бы прозрачной и понятной.
Наша компания увидела для себя выгоду в использовании продуктов «Америкэн Экспресс Банка» в процессе взаиморасчетов с поставщиком MICE-услуг, то есть в использовании услуг платежного агента. В качестве платежного решения мы выбрали виртуальную кредитную карту Business Travel Account (BTA), которая выпускается на юридическое лицо. Данный продукт позволяет обеспечить эффективный контроль за расходами на мероприятие за счет их консолидации в единый счет от «Америкэн Экспресс Банка». Наряду с этим, используя принцип консолидации объемов, при высоком уровне конкуренции и среднем уровне комиссии в 10% нам удалось получить комиссию в 3,5% плюс в дальнейшем снизиться на 1% при оплате картой BTA.
Кроме того, благодаря карте ВТА мы получили необходимую по корпоративным стандартам длительную отсрочку платежа. Поскольку отсрочка предоставляется банком, а не поставщиком, у агентства не возникает необходимости в дополнительном кредитовании, которое является достаточно дорогостоящим для подобной категории компаний в силу специфики их деятельности.
Следовательно, за счет внедрения схемы оплаты посредством карты ВТА поставщик получил возможность оптимизировать кредитную составляющую в стоимости услуг, что выразилось в существенном снижении комиссии для нас как клиента.
Использование карты ВТА позволило снять несколько острых вопросов в процессе взаимодействия с поставщиком MICE-услуг и значительно упросить и ускорить данный процесс.
Обычно MICE-услуги являются комплексными и состоят из целого набора отдельных услуг, которые не всегда могут быть оплачены в один период времени. Например, площадки для проведения мероприятий требуют внесения предоплаты, билеты на самолет до места проведения мероприятия должны быть куплены заранее и прочее. Часто агентство просит предоплату подобных услуг и выставляет на них отдельные счета. С картой ВТА поставщик получает средства на оплату данных услуг в короткие сроки после списания с карты, то есть по предоплате. Для клиента — владельца карты услуга все еще остается на постоплате, поскольку не будет выставлена в задолженность перед банком до момента окончания расчетного периода.
Что еще важно для консолидации — это формирование единого счета от «Америкэн Экспресс Банка», включающего все услуги, оплату которых поставщик списывал в течение расчетного периода. Таким образом, клиент не получает несколько счетов на оплату в рамках одного мероприятия, а консолидирует все расходы в один счет от банка, который необходимо оплачивать в четко определенный период также один раз месяц. Кроме того, оплачивая счет по карте ВТА, клиент переводит средства на свой собственный счет в «Америкэн Экспресс Банке», что означает отсутствие комиссий за перевод денежных средств.
В заключение хотелось бы отметить, что любое мероприятие необходимо закупать точно так же, как и любой другой ресурс, важный для хозяйственной деятельности компании, а именно объективно, прозрачно, ответственно и обязательно с соблюдением закупочных процессов, процедур и методик. Только с применением данного подхода и эффективных инструментов компания может достичь оптимальных результатов в задаче закупки услуг в категории MICE.
От редактора:
Мы попросили Александра Сафонова, директора департамента по развитию бизнеса ООО «Америкэн Экспресс Банк», ответить на несколько дополнительных вопросов о карте ВТА.
Какова стоимость и сроки открытия и имплементации карты BTA?
«Америкэн Экспресс Банк» не взимает комиссий за открытие и обслуживание карт ВТА. Открытие карты ВТА занимает две-три недели с момента предоставления клиентом всех необходимых документов в банк. Сроки имплементации карты ВТА на стороне клиента зависят от существующих внутренних процессов компании. Выделенный менеджер со стороны банка окажет необходимую консультационную поддержку и предложит наиболее подходящий вариант имплементации в зависимости от потребностей клиента.
Важно отметить, что открытие карты ВТА предполагает открытие расчетного счета клиенту в «Америкэн Экспресс Банке», поскольку таковы законодательные требования к открытию карточных продуктов. Открытие и обслуживание расчетного счета также предлагается на льготных условиях для клиента.
Возможно ли использование карты ВТА без открытия расчетного счета в ООО «Америкэн Экспресс Банк»?
Поскольку наличие расчетного счета является требованием законодательства, открытие счета в «Америкэн Экспресс Банке» необходимо. Процедура открытия расчетного счета является максимально простой и по набору документов и необходимых шагов ничем не отличается от подобных процессов других банков.
Возможно ли оценить эффективность использования карты ВТА в числовом выражении?
Экономическая эффективность использования карты ВТА в процентном соотношении для конкретной компании может быть легко рассчитана «Америкэн Экспресс Банком» на примере определенного мероприятия.
Источник: Журнал «Директор по закупкам»
