Положение о закупках или Пять причин регламентировать закупочную деятельность вашей компании

В отличие от госструктур, закупки которых строго регламентируются законодательством, частные предприниматели могут самостоятельно определять формы организации своих бизнес-процессов.

Создание отдела закупок в коммерческих компаниях зависит от производственной необходимости и степени полезности такой структуры для достижения тех целей, которые поставил перед собой предприниматель. Отделы закупок и снабжения существуют во многих российских частных компаниях. Но зачастую отделы снабжения не внедряют в свою работу положение о закупках — особый документ, который бы регламентировал формы и порядок проведения всех закупок предприятия.

Автор: Артем Мирзоян, руководитель отдела по работе с ключевыми клиентами торгового портала «Фабрикант»

 

Между тем подобный документ позволяет структурировать работу отдела, повысить эффективность закупок и осуществить контроль над деятельностью такой службы. При этом соответствующее положение руководитель может создать по примеру типового для государственных структур, основываясь на их лучшем опыте.

Остановимся подробнее на преимуществах, которые получают коммерческие компании, внедряя у себя положение о закупках.

 Положение о закупках упрощает процесс управления отделом закупок и контроля сотрудников

Работая с нашими клиентами, мы замечаем, что зачастую компании теряют больше средств из-за плохой организации процесса закупок, чем в силу других факторов. Отсюда вытекают и несвоевременные поставки, и загрузка складов невостребованной продукцией, и другие проблемы.

Нередки ситуации, когда закупки ведутся сразу несколькими структурными подразделениями: производственный отдел, маркетинг, административно-хозяйственная служба и другие подразделения самостоятельно закупают товары и услуги для своих нужд. Это усложняет строгий контроль над всеми внешними расходами. Кроме того, компания в таких случаях не может заключать договоры с поставщиками на максимально выгодных для себя условиях.

Именно поэтому мы советуем нашим клиентам централизовать закупки в рамках одного структурного подразделения, четко прописать в регламенте обязанности и внедрить положение о закупках. Этот документ поможет структурировать действия сотрудников на всех этапах: от формирования потребности в закупке, проведения торговой процедуры и заканчивая поставкой, отгрузкой товара по месту назначения.

В первую очередь специалистам по закупкам необходимо тщательно ознакомиться с работой других подразделений компании, а также проанализировать категории потребляемых ею товаров и услуг. Наличие взаимосвязанных целей и задач с другими производственными подразделениями поможет закупщикам грамотно формировать технические задания, эффективно проводить обеспечение предприятия сырьем, материалами и т. д.

Специалисты по закупкам должны вести календарь закупок, в котором фиксируются все операции по осуществлению закупочной деятельности. По календарю определяются время очередной поставки груза, состояние товарных запасов, источники поступления товаров, их стоимость, условия поставки.

Отдел по закупкам составляет перечень поставщиков этих товаров и услуг, уточняет действующие цены, текущий объем запасов, условия поставки и дистрибуции, а также даты заключения последних договоров на поставку.

Качество выполнения этих задач приводит ко второму аргументу в пользу регламентирования закупочной деятельности. Положение о закупках не только структурирует работу отдела закупок, но и помогает эффективно управлять сотрудниками отдела закупок и мотивировать их.

Положение о закупках помогает выстроить прозрачную систему KPI для сотрудников отдела закупок

Компании, преуспевшие в оптимизации закупочной деятельности, уделяют большое внимание работе с персоналом: они прилагают усилия для развития навыков своих специалистов.

Прежде всего благодаря внедрению регламента сотрудники отдела понимают свои права, обязанности, цели, которые перед ними стоят. Специалисты осознают, что их задача заключается не просто в проведении торговых процедур, но в получении выгоды. Они выстраивают свою работу, исходя из стратегических целей компании. Ведь закупщик может выбрать качественный товар, определить подходящего поставщика, согласовать выгодные цены. От его таланта в сфере переговоров в значительной мере зависит конкурентоспособность всей компании.

По результатам работы за выгодные контракты закупщики имеют возможность получать премии. Как правило, бонусы зависят от выполнения условий по эффективности и срокам поставок. Оценить эффективность конкретного сотрудника можно также по надежности поставщиков, которых он привлек к работе.

Четкая и понятная система мотивации и предоставления бонусов — залог того, что сотрудники будут заинтересованы в развитии компании и своего направления.

Одна компания, занимающаяся организацией закупок за вознаграждение для государственных и коммерческих организаций, первые два года работала без регламента. Приняв решение размещаться на «Фабриканте» и проконсультировавшись со специалистами портала, руководство компании приняло решение ввести положение о закупках, в котором помимо требований к поставщикам и шаблонов документации была прописана система мотивации работников. После этого вот уже в течение трех лет компания успешно проводит торги, количество процедур с выбранным победителем увеличилось на 45%. Значительно возросла и экономия на закупках — так, в 2015 году она совокупно составила 680 млн рублей.

Положение о закупках помогает бороться с коррупцией внутри компании и выявлять недобросовестных сотрудников

Эта проблема особенно актуальна для крупных компаний, которые имеют разветвленную филиальную структуру.

Грамотно составленный регламент описывает требования к поставщикам, порядок проведения торгов и критерии отбора победителя, что минимизирует возможности сговора между сотрудником отдела закупок и поставщиком.

Действенный способ избежать недобросовестного поведения сотрудников отдела закупок — предусмотреть в положении требование о проведении торговых процедур в электронной форме.

Электронные торговые площадки на сегодняшний день предлагают различные сервисы для контроля сотрудников. Вы сможете разграничить функционал работы на ЭТП каждого из сотрудников, дать особые права службе внутренней информационной безопасности. Руководитель в режиме онлайн может получить информацию о проходящих закупках на любом из этапов. Аналитические модули ЭТП позволяют оценивать эффективность закупок по различным аспектам. Допустим, вы сможете посмотреть распределение побед между различными поставщиками. Если контракты постоянно заключаются с одним и тем же поставщиком — это может стать поводом для перепроверки. ЭТП позволяют детально анализировать работу каждого из сотрудников отдела закупок и осуществлять это оперативно.

Поставщики охотнее участвуют в закупках компании с регламентированной закупочной деятельностью. Растут конкуренция и доверие к компании

Положение о закупках может быть не только инструментом снижения затрат, но и конкурентным преимуществом, особенно для тех компаний, которые способны постоянно оптимизировать работу с поставщиками, а не просто получать единовременную выгоду от сделок с ними. В долгосрочной перспективе это даст выгодные контракты и для компании-закупщика, и для поставщиков.

Когда поставщики понимают правила, по которым работает компания-заказчик, они больше ей доверяют и активнее участвуют в торгах. Так, наличие у компании годового плана закупок позволяет ее поставщикам планировать свою деятельность, заранее готовить документы для участия и прочее.

Предложения от участников торгов лучше принимать в едином пространстве (ЭТП, сайт компании и прочее), открывая поставщикам количество предложений и цены (название компании можно закрыть до заключения договора, например). Это увеличит конкуренцию и повысит прозрачность закупки.

Одно из крупнейших отечественных металлургических предприятий сейчас использует опыт самых эффективных государственных и коммерческих компаний России. Два года назад в процедурах компании среднее количество поставщиков не превышало одного-двух. Специалисты «Фабриканта» рекомендовали оптимизировать процесс закупок, и компанией было принято решение создать положение о закупках. За полтора года предприятие добилось того, что процент состоявшихся закупок вырос с 45 до 83%, а их эффективность увеличилась с 3,5 до 23%. Среднее количество участников торгов сегодня составляет пять компаний-поставщиков. Благодаря нововведениям, внесенным в регламент методологами, сотрудники отдела закупок работают по продуманному и четкому сценарию. Доверие поставщиков к компании растет, количество участников в процедурах увеличивается.

Положение о закупках повышает эффективность закупок

Последний и самый важный аргумент в пользу внедрения положения о закупках. Мы неизбежно замечаем на примере всех наших клиентов, что компании, которые системно подходят к организации процесса закупок, стремятся их структурировать, внедряют внутренние правила, в конечном итоге повышают показатели экономии.

А ведь даже самое незначительное снижение затрат на все товары или услуги, приобретаемые компанией, может высвободить существенный объем денежных средств.

Например, в одной горнодобывающей компании функционировал отдел, находившийся удаленно от руководящего состава. Работа этого отдела никак не регламентировалась, не было тендерной документации. Сотрудники закупали у поставщиков, которых выбирали на свое усмотрение. В сравнении с аналогичными закупками конкурентов, проводившимися на портале, удорожание доходило до 35%.

В конце концов, руководством было принято решение проконсультироваться с «Фабрикантом». С помощью специалистов «Фабриканта» и Национальной ассоциации институтов закупок (НАИЗ) сформулировали положение, тендерную документацию, проанализировали закупки каждого менеджера. В итоге компания значительно повысила показатели экономии, и закупочные цены сравнялись с показателем по рынку.

Что обязательно стоит включить в положение о закупках вашей компании:

1. Порядок планирования и проведения закупки

Типовой регламент отдела закупок предусматривает общий перечень обязанностей работников отдела закупок и снабжения. В него стоит включить составление планов, обоснование снабженческих мероприятий, привлечение экспертов.

 

  1. Способы закупки и типы торговых процедур

Для каждого из выбранных вами типов закупки рекомендуем обозначить следующие критерии:

  • сроки проведения: короткие — длительные;
  • номенклатуру закупаемых товаров: простые типовые товары — сложная продукция — услуги;
  • стоимость закупки: высокая — низкая;
  • критерии оценки: цена — прочие критерии;
  • порядок рассмотрения заявок: комиссия — контроллер.

 

  1. Требования и условия к участникам закупки

Среди требований к участникам закупки вы можете предусмотреть такие критерии, как:

  • отсутствие сведений об участниках закупки в РНП по 223-ФЗ;
  • отсутствие сведений об участниках закупки в РНП по 44-ФЗ;
  • ведение собственной базы недобросовестных поставщиков.

 

  1. Требование к документации о закупке и заявкам участников

Рекомендуем включить в положение о закупках типовые требования к техническому заданию. От того, как сотрудники отдела подготовят техзадание, во многом зависит эффективность закупки.

Обычно техзадание содержит следующие пункты:

  • непосредственное описание продукции (функциональные характеристики и потребительские свойства);
  • требования к качеству;
  • требования по количеству, срокам и месту поставки;
  • требования по комплектации;
  • требования к расходам на эксплуатацию;
  • требования к обучению персонала заказчика;
  • требования к сроку годности, сроку хранения;
  • требования по сроку и объему предоставления гарантий и прочие критерии.

 

  1. Порядок заключения и исполнения договора

Как и в какие сроки заключается договор, кто первым подписывает: поставщик или заказчик. Это в дальнейшем позволит предотвратить спорные ситуации при взаимодействии с поставщиками.

 

Учитывайте, что основная цель закупочной деятельности — своевременное и полное обеспечение потребности компании в товарах, работах и услугах. Все особенности работы вашей компании можно отражать в положении о закупке.