Какова роль профессии закупщика в современном мире. Какими компетенциями должен обладать закупщик, что знать и уметь и нужно ли этому учиться?

Профессия Закупщик (английский вариант buyer) очень молодая в сравнении с другими. Эта профессия не всегда так называлась. В прошлом столетии в каждой организации существовали специалисты, которые выполняли закупочные функции и назывались техническими специалистами, инженерами. Они выполняли различные задачи, связанные с расчетом потребностей в поставках, поиском необходимых решений по материалам, налаживанием контактов с поставщиками и многим другим. И в итоге они стали называться снабженцами или специалистами материально-технического снабжения.

Автор: Марина Трепова, бизнес-тренер, консультант, общественный деятель, член ГО «Прозрачные закупки»

В СССР практически в каждом вузе существовали такие кафедры и специальности, где готовили специалистов материально-технического снабжения в том или ином направлении или отрасли промышленности. Вообще в Советском Союзе как в стране с плановой экономикой роль снабжения и снабженцев была весьма значима. Но она в основном сводилась к тому, что надо было все правильно просчитать в рамках спущенных сверху планов. Это были в большинстве своем хорошие экономисты, которые могли сделать правильные расчеты по количеству материалов с учетом их технических характеристик (недаром все экономисты раньше учили сопромат и технологию производства материалов). Также необходимо было рассчитать все поставки согласно планам работы производств. В плановой экономике другие закупочные компетенции были просто не нужны и не задействованы. Необходимо было просто выполнять план (месячный, ежеквартальный, годовой, пятилетки), не о каких других показателях эффективности речи не шло.

Традиционно в профессию закупщика в основном приходят специалисты из смежных сфер деятельности и достаточно витиевато. Приходят люди с разным образованием и опытом: математики, экономисты, инженеры, технологи, гуманитарии. Например, в ИТ-закупки приходят люди из сферы информационных технологий, в маркетинговые — из агентств или отделов маркетинга, экономисты или даже учителя. В узкие технологические (сырьевые закупки) приходят со специальным образованием и пониманием технологий и процессов. Также популярно брать в закупки логистов, офис-менеджеров и менеджеров по продажам. Но все эти знания и опыт не гарантируют правильного и грамотного применения современных инструментов в закупках, которые надо знать и уметь их применять.

Современное состояние профессии

Профессия закупщик за последние десятилетия эволюционировала очень сильно. Раньше роль закупщиков сводилась к поддерживающей или обслуживающей функции, иногда их так и называли — back-office. К сожалению, зачастую работа закупщика серьезно не воспринималась, и эта тенденция прослеживается до сих пор. Но мир не стоит на месте, и последнее время от закупщиков все чаще требуется работа на высоком стратегическом уровне. Сегодня отмечается тенденция вводить директоров по закупкам в состав топ-менеджмента компании, и без них не принимают важные стратегические решения. Пока это не массовое явление, но тенденция уже радует, и я надеюсь, что она сохранится. Именно этот фактор я считаю одним из важных в изменении роли закупок в бизнесе.

В последнее время в кругах закупщиков активно обсуждается вопрос, почему закупщиков воспринимают в компаниях как сервисную функцию, отводят им вторые роли? [wcm_restrict]
Это вина руководителей компаний или самих закупщиков? Частично это вопрос восприятия закупщиков в компании менеджментом и другими сотрудниками. Но и сами закупщики должны быть более инициативными, вовлекаться в различные проекты, не бояться брать на себя ведущую роль, роль менеджера проектов. Не руководствоваться принципом «Здесь заканчивается моя зона ответственности, дальше не мое». Такое поведение и порождает восприятие закупщиков как «передаточных звеньев» в бизнесе.

Необходимо также отметить, насколько важны профессионализм и понимание сути закупаемых товаров, работ, услуг. Например, материалы и услуги необходимо по-разному закупать, по-разному проводить оценку предложений поставщиков, по-разному готовить технические задания. Особенно ярко это проявляется при покупке услуг. После неудачных попыток осуществить закупку услуг по такому же принципу, как и материалов, мы слышим, что закупщики ничего не понимают, не знают, рушат все наши идеи и задумки. В результате такой деятельности бизнес и внутренние клиенты жалуются: закупщики только мешают, тормозят, хотят купить самое дешевое и все в том же духе. От поставщиков и рынка мы слышим то же самое: как только закупщики вмешиваются, они из-за незнания и непрофессионализма не могут оценить идеи, творчество, адекватность услуг, просто нормально сравнить услуги. Именно поэтому в таких дискуссиях я настаиваю на отделении «мух от котлет». Нельзя всех закупщиков относить к тем, кто мешает делать бизнес. Есть просто непрофессиональные закупщики, которые не погружаются в детали и суть вопросов.

Насколько популярна среди студентов и соискателей работа в закупках? К сожалению, пока не очень. Если проанализировать рейтинги сайтов по поиску работы, мы найдем, что среди самых востребованных профессий, к огромному сожалению, не числятся закупщики или руководители отделов закупок. Эти профессии также не найдешь среди самых желанных и интересных для выпускников вузов, не говоря уже о самых оплачиваемых. Даже на мировом уровне среди самых желанных профессий нет закупщиков (procurement). Все это говорит о сложном и неоднозначном восприятии закупок в современной экономике. Иногда люди даже не понимают, что это за профессия — закупщик. Финансист, бухгалтер — понятно, а закупщик? Что он делает?

Причины такой непопулярности кроются в нескольких направлениях:

Надо честно сказать, что закупщиков воспринимают как «не очень хорошую профессию», коррупционную. Принято считать, что в закупщики не идут люди честные и порядочные, а лишь те, кто наживается на откатах и обворовывании компаний.
Также закупщиков не очень жалуют в компаниях и не ценят их работу или их вклад. Как часто мы слышим: «Ну что там сложного в закупках! Это же так просто — взять и купить!» или «Большого ума не надо, чтобы купить компьютеры, услуги мобильной связи и прочее». Это отражается на отношении к закупщикам, их роли в компании, карьерных возможностях.
Низкая оплата труда закупщиков. Мне говорят в компаниях, что закупщикам никогда не будут платить столько же, как платят, например, маркетологам, финансистам и сотрудникам других функций! То есть грамотные люди, которые ценят свой труд и хотят честно зарабатывать деньги, скорее всего, не пойдут в эту профессию! И это факт.

Но почему такое отношение к людям, через руки которых проходит львиная доля бюджетов компании, которые решают, почем купить и у кого? Эти специалисты могут как показать эффективное управление ресурсами и реальные результаты, выраженные в денежных единицах, так и, наоборот, навредить компании и привести к огромным убыткам.

Зря руководители недооценивают роль закупщиков в компании. На показатели прибыли, как известно, влияют в основном два ключевых фактора: объем продаж (валовый доход) и объем расходов, где львиная доля — это закупки. Я постоянно обращаю внимание, что про продажи и продавцов у нас все помнят, а про закупщиков, к сожалению, забывают. И уже доказано, что намного проще увеличить продажи и соответственно выручку, чем сократить расходы на закупки без сокращения объемов.

Поэтому буду повторять, что низко оплачиваемый непрофессиональный закупщик — это угроза для компании. Не экономьте на людях, через которых проходят финансовые потоки и от чьих решений зависит качество вашего конечного продукта или услуги.[/wcm_restrict]

Компетенции закупщиков

Замедление темпов роста мировой экономики, ограниченность ресурсов, запрос на устойчивое развитие и сохранение окружающей среды, диджитализация экономики и ведения бизнеса показывают рост интереса к этой профессии, происходит ее четкая специализация. Сейчас при поиске таких специалистов мы говорим, что нам нужны не просто закупщики, а закупщики-аналитики, категорийные менеджеры, специалисты, работающие с ERP-системами, и прочие.

С другой стороны, мировые тенденции показывают, что закупщик становится «универсальным солдатом» с очень широким кругозором и гибким мышлением. А самое главное качество, которое востребовано у профессиональных закупщиков, — это не выполнение операционных задач, а стратегическое видение, умение видеть наперед и быть партнером для бизнеса. В стратегическое видение вкладывают такие компетенции, как понимание задач бизнеса, роли закупок, важности принятых решений и ответственности за них, умение налаживать взаимоотношения и поддерживать коммуникации.

Да, по-прежнему осталась важной компетенция «успешно вести переговоры», но этого уже совершенно недостаточно, чтобы быть успешным закупщиком. Необходимо еще много других компетенций. Большое значение сейчас уделяется выстраиванию взаимоотношений внутри компании с внутренними клиентами, со стейкхолдерами, так как от этого может зависеть успех всего проекта.

Также набирает актуальность умение проводить расчеты эффективности закупок, использования ТСО (Total cost of Ownership) или общей стоимость владения, расчет сроков оплаты, рассрочек и понимание всего операционного цикла и других финансовых показателей.[wcm_restrict]

Отдельными пунктами стоит отметить знания и навыки работать с различными категориями, использование различных инструментов анализа (SWOT, пять сил Портера, анализ рисков и прочее), понимание методики матрицы Кралича, построение аналогичных моделей для закупок и многое другое.

Существуют компании, которые хотят иметь такого «универсального солдата», умеющего и переговоры вести, и с бумагами работать, и с цифрами быстро разобраться. Однако, как показывают практика и мои наблюдения, такие «универсальные солдаты» — большая редкость. Да и наша реальность требует узких специфических знаний и навыков. Именно поэтому сейчас мы наблюдаем специализацию в закупках, набирает большую популярность и аутсорсинг закупок.

Руководителям стоит задуматься, а каких людей вы берете на работу в закупки? Какие компетенции считаете главными для такой работы? Вы ищете только хороших исполнителей, аналитиков, специалистов, которые будут аккуратно работать с документами и цифрами, или вам важны инициативность, умение налаживать контакты, стратегически думать, убеждать, лидерство, креативность и прочие компетенции? Эти вопросы затрагивают саму суть профессии. А от ответов на них зависит и роль закупщика в отдельно взятой компании и среди других профессий.[/wcm_restrict]

Где учиться закупщикам?

Один из самых сложных вопросов, с которым сталкиваются как сами закупщики, которые хотят получить знания и повысить свою квалификацию, так и HR-специалисты, рекрутеры, руководители компаний, финансовые директора — где получить знания закупщику?

Как я уже отмечала, с исчезновением Советского Союза у нас прекратилось и обучение в вузах людей, которые осуществляют закупки. В итоге оказалось, что у нас нет системного обучения закупщиков, нет системы аккредитации закупщиков, как во многих странах Европы и Северной Америки. Если нет аккредитации, соответственно нет «знака качества» в этой профессии и нет стандартов, по которым меряют и оценивают, какой ты профессионал и имеешь ли ты право быть допущенным к деньгам компаний.

Обучиться этой профессии и получить знания можно только в Европе, США и некоторых других странах. В Европе много институтов и университетов, которые предлагают как бакалаврские, так и магистерские программы на разных языках. Существует достаточное большое количество таких заведений с разной стоимостью обучения. Среди самых известных[wcm_restrict]
CIPS (Charted Institute of Procurement and Supply), EIPM (European Institute of Purchasing Management), IPM (Institute for Supply Management), University of Rome for Vergata (Public Procurement Management). Некоторые из них предлагают дистанционные программы со сдачей письменных экзаменов. Все они проводят обучение на английском или языках других европейских стран.

Обучаться не на английском языке закупщики или те, кто хочет стать закупщиками, могут только на тренингах или курсах, собирая знания по крупицам. Ну и конечно, они учатся на рабочем месте на собственных ошибках. Таких тренингов проводится немного и необходимо особенно тщательно изучать, кто их проводит, так как тренер без практики не может владеть деталями и секретами этой профессии.

Мне многие возразят, что есть обучение государственным закупкам. Да, есть, но это обучение проведению процедуры государственных закупок и законодательства. Это не системные и не комплексные знания о закупках, к сожалению. Не учат у нас пока грамотно вести закупки, в том числе и государственные.

Будущее закупщиков

И напоследок заглянем в будущее. С моей точки зрения, профессия закупщика будет становиться все более востребованной, и работодатели начнут отдавать предпочтение узкой специализации закупщиков с опытом и образованием. Уже сейчас в Европе есть программы по обучению закупщиков в государственном секторе и в секторе газа и нефтяной добычи. Все это дает надежду, что впереди новые этапы развития этой профессии.

Также профессия закупщика будет все больше автоматизироваться, освобождая время для аналитической и стратегической деятельности, работы с внутренними клиентами и более качественной подготовки к переговорам. Провайдеры будут совершенствовать имеющиеся инструменты и появятся новые компании, которые начнут предлагать как полную автоматизацию, так и автоматизацию отдельных процессов.

И последняя тенденция, которая существенно изменит характер работы закупщиков, — это переход закупок на аутсорсинг. Будут появляться специализированные структуры и компании, ориентированные на узкие закупочные функции. То есть изменится сам характер работы закупщиков в компаниях. Они перестанут заниматься рутиной, а будут решать стратегические задачи. Узкие специалисты сконцентрируются в соответствующих компаниях, рост которых мы будем наблюдать в ближайшие несколько лет.

Ну и конечно, я ожидаю, что появятся как переведенные и адаптированные международные программы, так и программы в вузах для обучения закупщиков.[/wcm_restrict]

Перед закупками и закупщиками стоят большие вызовы и озвучиваются большие ожидания от бизнеса. Главное теперь — поймать волну, удержаться и постоянно совершенствоваться. Не забывайте, что закупочная функция находится в конкуренции с другими функциями и другими профессиями. Это и есть самый большой вызов сейчас! Смогут ли прийти в нашу профессию талантливые, дерзкие, умные, порядочные и увлеченные люди? Жизнь покажет.

Источники, использованные при подготовке статьи:

http://fortune.com/2016/01/19/glassdoor-best-jobs/

www.money.usnews.com/careers/best-jobs/rankings/the-100-best-jobs

http://www.careercast.com/jobs-rated/jobs-rated-report-2016-ranking-200-jobs

GEP Trend Report. Strategic Sourcing and Procurement Outlook 2015

The Future of procurement. One survey, two perspectives. Oxford Economics

Источник: Журнал «Директор по закупкам» 2016 г.