Руководитель дирекции по закупкам УРАЛХИМ: «Закупщик должен быть неравнодушным. Равнодушие убивает результат»

В 2015 году совет директоров АО «Объединенная химическая компания «УРАЛХИМ» принял решение вывести управление всеми закупками в отдельную дирекцию. Руководить новой структурой был приглашен Дмитрий Бояркин. Сегодня его подразделение включает в себя три департамента: закупки оборудования и услуг, закупки сырья и вспомогательных материалов, а также департамент планирования и развития снабжения. Также в дирекцию входят закупочные подразделения всех четырех производственных площадок. Наш журнал попросил Дмитрия Бояркина рассказать о том, как происходила трансформация закупочной системы «УРАЛХИМа», каковы ее задачи и цели.

Дмитрий Бояркин
Дмитрий Бояркин

— Дмитрий, с чего началось преобразование закупок в компании?

— Началось все с осознания и оценки нашего, в то время, текущего состояния, выявления проблем и разрывов с лучшими практиками в закупках. После этого  —разработка и утверждение стратегии закупок в компании. Ну и затем уже  работа по внедрению конкретных шагов по внедрению плана изменений. Проанализировав всю закупаемую номенклатуру, мы приняли решение консолидировать и централизовать не только стратегические закупки, но и номенклатуру, закупка которой несет синергетический эффект для компании. Для четкого понимания кто за что отвечает – мы утвердили разделительную ведомость, прописали, какая номенклатура будет приобретаться централизованно, а какая — на заводах.

Таким образом мы начали внедрять  систему категорийного менеджмента, когда каждая закупка осуществляется как отдельный  проект, где есть четкое понимание стоимости, рыночных факторов, влияющих на нее, ключевых поставщиков. Замечу, что глубина погружения нами в каждую категорию закупки напрямую сказывалась на результатах работы. Только за первый год моей команде удалось сэкономить порядка миллиарда рублей.

— Что помогло вам так быстро добиться столь значительного успеха?

— Мы утвердили стратегию, я четко понимал, куда и как двигаться. Кроме этого, мне удалось собрать отличную команду умных и неравнодушных ребят — профессионалов своего дела. Мы полгода анализировали различные IT-системы, позволяющие автоматизировать закупки. Одно из ключевых требований было – современная производительная система, которая бы не устарела в ближайшие 5 лет, с максимальной скоростью развертывания, ну и, безусловно, — оптимальная цена.

— В итоге вы выбрали SAP Ariba. Почему именно эту систему?

— За возможность быстрого развертывания и минимальное привлечение собственных IT-ресурсов. Удобная сегодня и современная  завтра. Она устраивает нас по функционалу, в ней просто работать, и при этом у нас появилась возможность использовать сеть глобальных поставщиков.

 

— Из чего складывается стоимость данного продукта?

— Из абонентской платы, зависящей от количества лицензий (сколько людей работают в системе). Ну и, конечно, затраты на внедрение программы.

Мы внедряем три модуля: P2P (базовый модуль Ariba Procure-To-Pay (От Заявки до Оплаты), который объединяет заявки всех наших внутренних клиентов), модуль Ariba Sourcing Pro — Выбор поставщика, и SIPM (Supplier Information and Performance Management — Управление поставщиками). В блок P2P поступают все заявки, которые агрегируются в зависимости от нашего бизнес-сценария. Сотрудник, который получает заявки, простым нажатием клавиши инициирует поиск поставщиков. Затем модуль Ariba Sourcing осуществляет выбор поставщика и возвращает выполненную заявку опять в P2P. Блок SIPM помогает проводить квалификацию и аттестацию поставщиков, анализирует данные по поставке (вовремя ли был привезен товар или оказана услуга, их качество и прочее). В результате наша компания получает не только автоматизированный процесс закупки, но и  базу поставщиков с оценкой их возможностей.

— Сложно было обучить работе с этой системой свой персонал, поставщиков?

— Сначала все отнеслись к нововведениям настороженно. Но обучение прошло легко. Кто-то из наших сотрудников имел опыт работы в системе, а для кого-то потребовалась сессия по обучению.

Что касается работы с поставщиками, то это всегда совместное развитие. Информационные технологии развивают бизнес-сообщество в целом. Мы что-то у себя внедряем, а поставщики, даже те, кто никогда не работал с такими системами, медленно, но верно двигаются в этом направлении и быстро привыкают к уже наступившему будущему.

Uralkhim

— Вы упоминали о базе поставщиков. В SAP Ariba вы можете пользоваться только своей базой?

— SAP Ariba — это облако, в котором мы консолидировали около пяти тысяч  поставщиков. Но помимо этого, мы можем использовать международную сеть  Ariba Discovery. Таким образом, по факту нам доступны  около 2 млн поставщиков.

— Любой клиент SAP Ariba может видеть ваши оценки и комментарии по работе с поставщиками?

— Если мы открываем эту информацию, то да.

— Вам интересно видеть оценки работы поставщиков закупщиками из других компаний?

— Это полезная информация. Однако любую закупку следует оценивать через призму своего бизнеса и восприятия. У медали всегда две стороны.

— Наличие этой системы в компании повлияло на численность персонала в вашей дирекции?

— Все считают, что автоматизация влечет за собой сокращение персонала. В целом это правильно. Но автоматизация процессов — это в первую очередь освобождение сотрудников от рутины и возможность более глубоко заниматься закупкой своей категории. Кроме того – это исключение влияния человеческого фактора на результат работы (сотрудник может ошибиться случайно, не проверить какие-то цифры), прозрачность для поставщиков и акционеров компании. Автоматизация позволяет максимально избежать коррупционной составляющей закупки. Никто не может видеть предложение от поставщиков в системе до момента его открытия, причем все предложения вскрываются одновременно. Такой подход является залогом честной конкуренции.

— Сложно ли молодым компаниям попасть в ваш тендер, как им достучаться до вас?

— Наша компания открыта для поставщиков. Информация обо всех конкурентных закупках публикуется на сайте. Там же есть ссылка и на SAP Ariba, и любая компания, может самостоятельно зайти  и зарегистрироваться для участия.

— Если выбор поставщика происходит автоматически, что остается закупщикам? Есть ли необходимость в проведении переговоров с поставщиками?

— Система — это всего лишь инструмент. Будь она настолько умна, профессионалы были бы не нужны. Пока система позволяет только оптимизировать ручной труд, исключить рутину и ошибки, но переговоры должен вести закупщик, профессионал,  владеющий ситуацией на рынке и отвечающий за процесс закупки.

Uralkhim

 

— На каком этапе закупки вы рекомендуете начинать переговоры с поставщиком?

— Все зависит от выбранной категорийной стратегии. Если конкуренция среди производителей товара или услуги высокая, то есть смысл  проведения закупки с помощью многоэтапной конкурентной процедуры или онлайн-аукциона. Переговоры проводятся по сложным и  дорогостоящим закупкам.

— Каким образом происходит взаимодействие с поставщиками после проведения тендера, система в этом как-то участвует?

— Один из плюсов SAP Ariba — по окончании процесса, когда поставщик уже утвержден, система направляет ему  уведомление о результатах, например: «вы выбраны победителем». Остальные участники получают сообщение о том, что их предложение не лучшее на данный момент.

— Сообщаете поставщику, по каким причинам он не прошел отбор?

— Нет, не сообщаем, но при запросе всегда даем обратную связь. Если поставщикам что-то не нравится, они всегда могут написать  свои предложения по улучшению процесса выбора поставщика в компанию  или обратиться  по «горячей линии». Мы стараемся быть максимально открытыми.

— Как вы набирали людей в свою команду? По каким-то специальным требованиям?

— Мои основные требования к закупщику — честность и профессионализм. Безусловно важны опыт, коммуникативные способности и профессиональные рекомендации. Ну и одно из самых главных — мои сотрудники должны быть неравнодушными людьми. Равнодушие убивает результат.

— Как вы проверяете сотрудника на честность?

— Конечно, не полиграфом. Рекомендации  и опыт совместной работы. У меня есть правило: если  человеку не доверяешь —  то лучше расстаться, так как наша работа построена, в том числе, на ответственности и доверии друг к другу.

— А если человек суперпрофессионал, трудолюб, но не член команды, коллеги его не принимают. Что вы будете с этим делать?

— Я с таким не сталкивался. Думаю, если из-за одного хорошо работающего человека не работает команда, значит, что-то не так. Одна из наших ключевых задач, как лидеров – организовать работу команды.

— Вы жесткий руководитель?

— Я считаю, что я думающий и требовательный руководитель. Я не сторонник каких-то жестких мер к подчиненным. Всегда стараюсь предоставить людям возможность развиваться, обучаться. Мы же не рождаемся директорами, а растем, развиваемся. Поэтому я вкладываюсь в развитие людей, которые сейчас работают со мной, важно, чтобы они были увлечены работой. Если человека принуждать работать, результат будет кратковременным. Но когда у него возникает интерес, когда он мотивирован и  овладевает какими-то «фишками», скрытыми механизмами воздействия на поставщиков, на рынок, это дает долговременный положительный результат, и отношение сотрудника к работе меняется на глазах.

— Ваша компания сейчас проходит через глобальные изменения в системе закупок — структуризацию управления, введение категорийных закупок, переход на автоматизированную систему. Что-то было еще запланировано и сделано?

— Мы структурировали и упорядочили весь наш номенклатурный справочник. До этого было около 140 тысяч номенклатурных закупочных позиций, в течение года с помощью подрядчика и нового программного обеспечения сократили их число  до 90 тысяч. Это помогает нам исключить закупки аналогичных материалов и оборудования, которые есть  в наличии, но под другим названием.

Также была создана система категоризации запасов, в рамках которой введен стандарт по работе с ними, внедрена система управления запасами по оборачиваемости каждой категории.

— Какие результаты достигнуты спустя два с половиной года после начала трансформации закупочных процессов?

— Если их оценивать в деньгах, то эффект серьезный — мы сэкономили около 3 млрд рублей.

— За последние годы какие материалы, товары, услуги, по вашему мнению, наиболее сильно выросли в цене?

— Безусловно, все материалы и оборудование, имеющие валютную составляющую. Но в противовес этому мы занимаемся импортозамещением, не побоюсь этого слова,  и результаты есть. На некоторые позиции материалов и оборудования мы нашли российские  аналоги, которые дешевле импортных на 40-60%.

— Что-то еще планируете изменить в закупках компании?

— Трансформация системы закупочных процессов мгновенно  не происходит. Работы предстоит еще очень и очень много, ведь мы хотим использовать новую автоматизированную систему для всех видов закупок и везде, где это целесообразно. У нас есть планы по внедрению системы управления контрактами  SAP Ariba Contract Management.

— Что будет происходить в экстренных ситуациях, когда закупка потребуется срочно?

— Если ситуация реально аварийная, то здесь не до процедур, и закупка идет по отдельному сценарию.

— Как в компании принято оценивать работу сотрудников дирекции закупок?

— Безусловно, у нас есть оценка работы по ключевым показателям эффективности. Кстати, для этого мы также используем   «облачный» продукт от SAP – SuccessFactors. Там все прозрачно и удобно. Поставленные цели оцифрованы, по итогам промежуточного и финального мониторинга работы сотрудников результаты вносятся в систему, добавляются подтверждающие документы, выставляются оценки.

— Какие задачи лично вам поставлены руководством?

— Формирование эффективной и прозрачной системы закупок. Я иду по утвержденной стратегии — трансформация закупочной системы, которая базируется на четырех китах: категорийный менеджмент, управление запасами, автоматизация и сильная команда.

А что касается ответственности — она у меня перед собой, командой и руководством компании.

— Кто и как оценивает силу вашей команды?

— Руководство компании по результатам. Ведь все очевидно — результаты работы у команды либо есть, либо их нет.

— Вам интересен чужой опыт, есть что-то такое, что хотелось бы перенять?

— Понятно, что велосипед я не изобретаю, стараюсь использовать лучшие практики в закупках, в том числе зарубежных. Исходя из этого, собираю свой пазл, свою картину идеального закупочного мира.

— Пока ни у кого нет ничего такого глобального, что могло бы перевернуть мир закупок?

— Глобальный переворот в мире  закупок — это исключение закупок. Интернет вещей. Очень скоро оборудование посредством датчиков само  отправит заказ поставщику на определенную деталь, поставщик доставит это и установит. Все это вопрос времени. Но на наш век работы точно хватит.

— Чем коллектив дирекции закупок «УРАЛХИМа» живет помимо работы?

— Мы встречаемся в неформальной обстановке, играем в боулинг, как-то соревновались на картингах. Кроме этого,  мы с коллегами регулярно участвуем в  корпоративных мероприятиях. Это и ежегодный день компании, и спортивные соревнования, и тимбилдинги. Нам важно иметь хорошие коммуникации не только внутри дирекции, но и со смежными службами.

— Что помогает лично вам находить баланс между работой и отдыхом?

— Я человек увлеченный. Мне интересна моя работа, ее результат. Я получаю от этого удовольствие. Когда ты видишь результат своей работы, как развивается компания, как твои сотрудники обучаются, растут профессионально – это драйв. Семьей мы вместе отдыхаем и путешествуем, катаемся на горных лыжах. Так  я  переключаюсь для «зарядки батареек». Среди недели стараюсь ходить в спортзал, общаться с друзьями. Безусловно – баланс всегда важен, иначе очень быстро происходит выгорание.

— Как вы пришли в профессию?

— Я из Новокузнецка. По окончании университета работал в банке, затем пошел в металлургию, хотелось быть поближе к производству. Работал более 5 лет  на заводе в финансовом блоке, в том числе директором по финансам и экономике. В 2008 году мой бывший руководитель пригласил меня в закупки, и с тех пор я с удовольствием занимаюсь этим. Опыт работы в финансах  мне до сих пор очень помогает, я без проблем могу очень быстро подсчитать справедливую стоимость материалов и оборудования.

— Похоже, что в закупках без финансового образования не обойтись?

— Финансо-экономическое образование, на мой взгляд, в этой профессии точно нужно. Но многое зависит от того, в какой компании ты работаешь. Если в производственной — то лучше инженерно-экономическое, чтобы на одном языке разговаривать с людьми, которые там работают.

— Если бы вы не стали закупщиком, то кем бы были?

— Сложный вопрос, особенно сейчас. Если честно я об этом не думал.

 

Автор: Виктория Тот