Музеи связывают между собой прошлое и настоящее. Галереи, где хранятся разнообразные артефакты ушедших эпох и великолепные произведения искусства, созданные мастерами прошлого, оставляют у посетителей неизгладимые впечатления. Когда заходит речь о внутренней деятельности музеев, в первую очередь мы вспоминаем о кураторе, а не о директоре по закупкам. Мы едва ли связываем между собой закупки и музейную работу, проходя мимо художественных экспонатов. Однако в нью-йоркском музее искусства «Метрополитен» работает команда профессионалов по закупкам – так же, как и в любой другой организации.
«Метрополитен» – крупнейший художественный музей в США и четвёртый по посещаемости в мире. Его штат насчитывает около 1600 сотрудников, в нём работает 17 кураторских отделов, а площадь музея составляет более 200 тысяч квадратных метров. Постоянные экспозиции охватывают более 2 миллионов произведений, каждый год музей принимает свыше 7 миллионов посетителей.
Тиффани Сен работает директором по закупкам музея «Метрополитен». «Я пришла в музей «Метрополитен» примерно три с половиной года назад. Я искала аналогичную работу в других музеях – таких вакансий немного», — рассказывает Тиффани, — «Музеи, как правило, с запозданием осознают, какие результаты может дать сильная команда специалистов по закупкам. Однако для работы музея «Метрополитен», как и любого другого крупного музея, необходим специализированный отдел по закупкам: он обеспечивает эффективность музея как бизнеса в организации внутренних процессов, финансовом планировании, сдерживании рисков, взаимодействии с подрядчиками и гарантирует устойчивое развитие организации.
Для постоянной отлаженной работы нам требуется множество товаров и услуг. Наши специалисты по закупкам занимаются снабжением в разных сферах: от архитектурных задач, рекламы и хранения произведений искусства до упаковки розничной продукции, охраны, безопасности и технологических процессов.
Вы наверняка удивитесь, узнав, что одна из самых крупных статей наших расходов – это строительство: мы регулярно строим и демонтируем специальные выставочные пространства. Возводятся перегородки, проводится выставка произведений искусства и артефактов, а когда она закрывается, перегородки убирают, и пространство обустраивается заново для следующей выставки», – рассказывает Тиффани.
Сейчас в музее «Метрополитен» проводится замена стеклянной крыши в отделе европейской живописи. Этот многолетний проект требует несколько миллионов долларов. Реализовать его непросто, так как европейская коллекция музея охватывает более 2500 произведений искусства начиная с тринадцатого века и до начала двадцатого столетия. Среди прочего, в неё входят работы Эдуарда Мане, Клода Моне, Поля Сезанна, Винсента Ван Гога, Караваджо, Рембрандта и Яна Вермеера.
Профессиональная деятельность в сфере закупок требует минимизировать риски и обеспечивать оптимальную рыночную стоимость. Для этого мы сотрудничаем с квалифицированными поставщиками с хорошей репутацией, опираясь на тщательно проработанные контракты»
Искусство, музыка и закупки
Для Тиффани работа в музее «Метрополитен» стала идеальной комбинацией увлечения и профессии. Она получила высшее музыкальное образование и великолепно исполняет на флейте классические произведения, а также блюз и джаз. Муж Тиффани тоже музыкант – композитор, аранжировщик и профессиональный гитарист, выступавший во многих странах с исполнителями самых разных стилей – от Джо Бонамасса до Чабби Чекера. Тиффани с мужем создали блюз-рок-группу «Inner Gypsy», которая в своём творчестве широко использует различные тенденции мировой музыки. Сейчас группа работает над третьим альбомом, который будет носить название «Pop Art».
Поскольку мать Тиффани была художницей и торговала антиквариатом, в детстве Тиффани побывала во множестве галерей и антикварных магазинов и много общалась с художниками. Благодаря этому она на всю жизнь полюбила искусство и музеи.
«Искусство открывает необыкновенные перспективы, – считает Тиффани. – Музей «Метрополитен», расположенный в сердце Нью-Йорка, всегда казался мне местом вдохновения, утешения и надежды для людей, особенно в тяжёлые времена, например сейчас, в период пандемии. Я помню, как пришла в «Метрополитен» после 11 сентября 2001 г. и сидела в выставочных залах, чтобы обрести внутреннее спокойствие и подумать о том, как жить».
Работу в музее «Метрополитен» она считает прекрасным опытом. Одно из основных её преимуществ заключается в том, что эта работа позволяет общаться с кураторами и тем самым создаёт отличные условия для обмена идеями. Тиффани признаёт, что оказалась в «завидном положении»: немногие люди имеют возможность проходить мимо знаменитых картин, идя на рабочее совещание.
Закупки как форма искусства
Профессионалов по закупкам считают сильными переговорщиками. Иногда у поставщиков складывается впечатление, что менеджеры по закупкам обводят их вокруг пальца, и потому поставщики всегда настороже. Тиффани – тихий человек с мягкими повадками – признаёт: люди, знакомые с ней лично, часто не верят, что она занимается закупками.
«Они странно смотрят на меня и думают, что доброжелательность, чуткость и креативность никак не сочетаются со снабженческой работой. Но я совершенно не согласна с тем, что заниматься закупками значит только воевать с поставщиками и нещадно сокращать расходы. Гораздо умнее и практичнее найти такой подход, который будет соответствовать ситуации, чем постоянно угрожать и стучать кулаком по столу. Важно уметь убеждать.
Закупки – это форма искусства. Требуется изощрённость и внимание к деталям; необходимо помнить общую стратегию и действовать умно. Чтобы заключить отличную сделку, важно понимать людей, их психологию и находить оптимальные варианты.
Подобно художникам, мы тщательно составляем планы и используем в своей работе подходящие инструменты и методики. Подобно музыкантам, мы внимательно слушаем, работаем в команде и, отвечая партнёру, развиваем диалог.
В девяностые, когда начиналась моя карьера, считалось, что победить может только один из партнёров: вы выигрываете, а поставщик проигрывает. Но с тех пор многое изменилось, и я разделяю представление о том, что хорошая работа в области закупок всегда предполагает долгосрочное взаимодействие на стабильной основе», – говорит Тиффани.
Её карьера в этой сфере началась с должности в недавно созданном отделе закупок крупной компании, которая занималась розничной продажей женской одежды. Работая под руководством опытных профессионалов, она на практике познакомилась со всеми аспектами закупок. В общей сложности Тиффани почти два десятилетия проработала в люкс-ритейлерах – Ann Taylor, LMVH Group и других.
Служба в некоммерческой организации, такой как музей «Метрополитен», отличается от работы в коммерческой компании. Контроль за финансами основывается на сложной отчётности. Тиффани отмечает, что коллеги по музею «Метрополитен» относятся друг к другу уважительно и всегда открыты новым идеям.
«Когда я пришла в «Метрополитен» в 2017 году, сразу стало ясно, что работа по закупкам требует серьёзной оптимизации и масштабных изменений. Некоторые сотрудники опасались, что коллеги из отдела закупок резко сократят расходы и поставят тем самым под угрозу текущие проекты.
Чтобы развеять эти опасения, я много беседовала с коллегами, стремясь понять, чего они ожидают от отдела закупок. Сначала они не вполне представляли себе ценность нашей работы, и мне пришлось добиваться их доверия, чтобы работать сообща. Как только наши проекты начали демонстрировать успехи, стало проще развивать деятельность. Постепенно у нас сформировалась серьёзная репутация благодаря уважительным отношениям с коллегами, – вспоминает Тиффани. – В прошлом году мы завершили более 160 проектов».
Изменения потребовались потому, что отдел закупок не играл в музее стратегической роли, когда Тиффани начала в нём работать. «Переговоры о поставках товаров и услуг зачастую не проводились заранее, официальные заказы оформлялись только для оплаты инвойсов, договоры составлялись некорректно. Отдел закупок выполнял функции не бизнес-партнёра, а скорее администратора. Мы не были эффективным инструментом для организации работы с подрядчиками, для управления расходами и рисками, – поясняет Тиффани и добавляет: – Но сейчас мы этого добились. У нас идеальная команда».
Были внедрены модифицированные процедуры автоматизированного согласования рабочих процессов. Кроме того, команда Тиффани назначила двух сотрудников каждого отдела «представителями по закупкам», чтобы они выполняли функции «пользователей, заключающих сделки», в новой системе ERP.
«До внедрения новой системы ERP более 500 сотрудников занимались оформлением заказов и инвойсов. Мы сократили их количество (теперь их менее 100) и провели масштабное обучение для всех оставшихся. Эти сотрудники – «квалифицированные пользователи», которые работают в интересах своих отделов. В результате теперь их рассматривают как сотрудников отдела закупок», – рассказывает Тиффани.
Со временем реализованные изменения позволили экономить более 7 миллионов долларов в год, обеспечили ROI в размере 28 процентов и принесли Тиффани номинацию на инновационную премию Procurement Leaders Innovation Award, которая демонстрирует, насколько важным оказалось доверие и внимание руководства музея к задачам отдела закупок.
Синергия и взаимодействие
Закупки и расчёты с поставщиками представляют собой компоненты одного рабочего процесса, охватывающего заказ и оплату. Однако во многих предприятиях этими задачами занимаются разные отделы, из-за чего возникают проблемы.
В отличие от многих других организаций, в музее «Метрополитен» отдел расчётов с поставщиками и подрядчиками подчиняется Тиффани. Почему такое решение эффективно? «Это произошло естественным путём, – говорит Тиффани. – До того, как я пришла работать в музей, отдел расчётов отчитывался перед начальником управления финансового контроля. Но когда мы начали трансформации в отделе закупок, поняли, что все реализованные нами изменения процесс заказа и оплаты в конечном итоге приводят в тупик. В результате отдел закупок и отдел расчётов с поставщиками и подрядчиками постоянно предъявляли друг другу претензии».
Наиболее интересным и важным аспектом работы с поставщиками и подрядчиками Тиффани считает то, что отдел закупок занимается только операционными расходами, не касаясь приобретения произведений искусства. Отдел расчётов же вовлечён во всё, что происходит в музее.
«Каждый счёт на оплату проходит через отдел расчётов с поставщиками и подрядчиками, и потому его сотрудники в большей мере представляют себе жизнь музея, чем отдел закупок. В этом, на мой взгляд, и заключается преимущество сопряжения двух функций», – объясняет Тиффани. Помимо этого, сильные специалисты отдела расчётов помогают ей прогнозировать поступления и платежи, следить за сроками оплаты и учитывать особые условия.
Стремясь избежать конфликтов, Тиффани позаботилась о том, чтобы сотрудники двух отделов познакомились лично и с уважением относились к целям и перспективам друг друга. Когда эти задачи начали решаться совместно, разногласий стало меньше, и в результате рабочие процессы протекают слаженно. Итог – синергетический эффект по целому ряду направлений и снижение неэффективных затрат.
Важным результатом сотрудничества между отделом закупок и отделом расчётов с поставщиками и подрядчиками Тиффани считает такой дополнительный эффект их взаимодействия, как точность информации в основной базе данных поставщиков и подрядчиков.
«Мы участвуем в программе равноправия поставщиков и подрядчиков, которая направлена на поддержку различных меньшинств. Поскольку у отдела расчётов есть собственная главная картотека поставщиков, они тесно взаимодействуют со специалистами по закупкам, чтобы все данные различных партнёров, с которыми мы работаем, были зафиксированы в нашей системе. Сегодня все сотрудники – и в отделе закупок, и в отделе расчётов с поставщиками – располагают полной картиной закупок и расчётов», – говорит Тиффани.
Пандемия
Пандемия нанесла Нью-Йорку тяжёлый удар. Тысячи были заражены, многие умерли. Музей «Метрополитен» был закрыт для публики более чем на пять месяцев в связи со строгими ограничениями, которые ввела местная администрация.
Фото: AP Photo/Seth Wenig/TASS.
По печальному совпадению в музее демонстрировались произведения искусства, связанные с темой «чумы», в частности, картина фламандского живописца 17 века Антониса ван Дейка «Святая Розалия заступается за поражённый чумой Палермо».
Это одно из первых приобретений музея, появившееся в его коллекции после основания в 1870 г. Сейчас картина демонстрируется в рамках выставки «Создание «Метрополитен»: 1870–2020», посвящённой 150-летнему юбилею музея.
Как вспоминает Тиффани, сначала она рассчитывала, что локдаун продлится лишь несколько недель. «Не думаю, что я представляла себе долгосрочное воздействие пандемии на город, на нашу организацию и лично на каждого из нас, – добавляет она. – Но по распоряжению губернатора штата музей оставался закрытым, пока город переживал страшное время».
Наконец, в августе 2020 года «Метрополитен» открылся, хотя и со строгими ограничениями: музей разрешалось принимать не более 25 процентов посетителей относительно его прежней пропускной способности. Команда Тиффани умело переориентировалась на закупку средств индивидуальной защиты, услуг по уборке и дезинфекции, информационных указателей и прочих средств и услуг, необходимых для безопасности сотрудников и посетителей.
Отдел закупок сотрудничал с рабочей группой по открытию музея, обеспечивая соблюдение требований, установленных по распоряжению административных органов.
«Из-за того, что музей был закрыт, у нас не было посетителей. У нас не проводились мероприятия. Не работали образовательные кружки и курсы. Наши доходы резко упали. В результате в первые четыре-шесть недель мы расторгали соглашения, договаривались об изменении условий и пересматривали многие контракты. Значительную часть наших ресурсов мы сконцентрировали на управлении расходами и запросами».
Тиффани поясняет: она не считает, что отдел закупок должен играть роль начальника и распоряжаться расходами других: «В этом случае мы являемся партнёром бюджетного отдела, потому что мы можем оценить, насколько снизятся доходы в перспективе. Мы заставляем задуматься, вовлекая коллег в обсуждение вопроса «что, если». С апреля по июнь (когда заканчивается отчётный год) нам удалось отложить и расторгнуть соглашения более чем на 12 миллионов долларов, которые мы должны были потратить за этот период».
Если говорит о деятельности по закупкам в других музеях. Тиффани отметила профессиональную работу отдела закупок музея Гетти в Лос-Анджелесе.
«Я знаю, что специалисты по закупкам есть в Музее изящных искусств в Бостоне, в Британском музее и в галерее Тейт в Лондоне. Думаю, что было бы очень интересно связаться с другими музейными сотрудниками, которые занимаются закупками. Когда я начинала работать в «Метрополитен», я пыталась найти музейных директоров по закупкам через LinkedIn и через свои рабочие контакты. Я мечтаю о том, чтобы организовать встречу профессионалов по закупкам, которые работают в музеях, чтобы они могли переговорить друг с другом и поделиться идеями. Хочу обратиться ко всем закупщикам из музеев всего мира: свяжитесь со мной! Я считаю правильным и справедливым, если музей «Метрополитен» организует рабочую группу по закупкам в музейной сфере, и буду рада заняться развитием такого альянса».
Источник: https://www.beroeinc.com/
Автор: Шакти Прасад
Перевод: Никита Сироткин
