Сергей Федюхин, начальник управления централизованных закупок компании «Ингосстрах», рассказал читателям журнала "Директор по закупкам" о процессе тендерного отбора поставщика на ИТ проект, возможных проблемах на различных этапах и определил ключевые шаги, которые помогут правильно оценить сроки проекта, провести закупку решения и достичь максимально эффективных результатов.
При запуске тендерного отбора для ИТ проекта основной вызов для специалиста по закупкам заключается в обеспечении правильного процесса проведения. Важными аспектами являются соблюдение сроков закупки, составление списка потенциальных поставщиков, анализ предложенных решений и разработка технического задания или функциональных требований.
Выбор поставщика для ИТ проекта: тендерный отбор или все очевидно?
Информационно-технологические (ИТ) проекты являются важной составляющей современного бизнеса, позволяя компаниям оптимизировать процессы, повысить эффективность и стать более конкурентоспособными.
Подготовка и реализация ИТ проекта требует тщательного планирования и управления. В случае полного внедрения новых технологий или разработки решений с нуля, выбор подходящего поставщика становится критически важным. Особенно это актуально в контексте импортозамещения, когда необходимо найти замену импортным продуктам.
Эффективный тендерный отбор в ИТ проектах
При реализации стратегии импортозамещения или развития бизнеса ключевым аспектом становится выбор решения, соответствующего потребностям заказчика. В крупных компаниях для этой цели действует Проектный офис, а задачей занимается проектная команда, объединяющая специалистов, работающих в рамках общих целей и задач.
Стандартное формирование команды проекта включает:
— Спонсора проекта;
— Менеджера или руководителя проекта;
— Рабочую группу проекта, состоящую из аналитиков, разработчиков, архитектора, специалиста по информационной безопасности, а также представителей бизнеса или заказчика.
На начальном этапе сталкиваемся с выбором:
1. Ограниченного числа решений, удовлетворяющих базовым требованиям. Есть несколько поставщиков, предлагающих готовые решения с возможностью небольших доработок.
2. Кастомной разработки решения — сотрудничество с одним поставщиком.
После принятия решения Проектным комитетом возникает вопрос о заключении договора с подрядчиком, предложившим оптимальное решение. Однако возникают сложности:
— Как провести тендерный отбор с единственным поставщиком и заключить сделку?
— Как убедиться в конкурентоспособности персонализированного решения по стоимости и качеству на фоне других альтернатив?
Хотя процедуры тендерного отбора в разных компаниях могут различаться, основные этапы остаются неизменными и соответствуют следующей плану:
• Подготовка технического задания или функциональных требований
• Согласования закупки и бюджета
• Согласование заявки в закупках и назначение исполнителя
• Составление списка поставщиков и проверка службой безопасности
• Подготовка тендерной документации
• Проведение процедуры тендерного отбора
• Анализ предложений
• Тендерный комитет
Первые шаги: «Как сразу не споткнуться?»
При запуске проекта и формировании проектной команды критически важно провести тщательный анализ предмета закупки. Необходимо детально изучить потребности бизнеса и четко определить функциональные требования как к заменяемому решению, так и к новому. Важно учесть все заинтересованные стороны, включая представителей юридического, финансового, административно-технического и операционного подразделений. Особое внимание следует уделить специалистам по информационной безопасности, технической поддержке и коллегам, ответственным за безопасность персональных данных.
На практике возникали ситуации, когда на последних этапах проекта выяснялось, что бизнес-заказчик не согласовал Техническое задание (ТЗ) с Департаментом информационных технологий (ДИТ) и отделом информационной безопасности (ИБ). После анализа ТЗ специалистами ДИТ и ИБ было проведено доработка, и подрядчик согласился на выполнение новых требований без изменения условий поставки. Однако такие изменения могут негативно отразиться на коммерческом предложении и привести к задержкам в проекте или даже к необходимости смены поставщика.
Для предотвращения подобных ситуаций необходимо охватить все аспекты окружения проекта и учесть всех специалистов, даже если на первый взгляд их роль не кажется значительной. Лучше задать лишние вопросы, чем упустить важную информацию.
Формирование тендерной документации в ИТ проектах
При подготовке тендерной документации важно уделить особое внимание верхнеуровневому описанию функциональных требований и техническому заданию. Эти документы играют ключевую роль в процессе выбора поставщика и должны быть четкими и точными, чтобы избежать недопониманий и ошибок.
Минимальный набор документов, который необходимо предоставить потенциальным поставщикам, включает в себя ТЗ или функциональные требования, общий шаблон коммерческого предложения, нефункциональные требования и чек-лист по соответствию требованиям. Эти документы помогут провести качественную и техническую оценку предложений.
Важно отметить, что разработка ТЗ должна быть выполнена внутренними ресурсами компании, чтобы исключить заинтересованность при создании документа. Если внутренних ресурсов нет, то желательно исключить разработчика ТЗ из потенциальных поставщиков, чтобы обеспечить конкурентную процедуру тендерного отбора.
При запросе информации у потенциальных поставщиков необходимо учитывать ограничения проекта, стэк технологий, архитектурную схему, план реализации проекта, наличие технической поддержки и лицензий, а также резюме команды и референсы. Эти данные помогут принять обоснованное решение при выборе поставщика.
Поиск поставщиков
На данном этапе команда проводит анализ рынка решений и потенциальных поставщиков. Рассматриваются следующие варианты:
1. Поставщики готовых решений с минимальной настройкой.
2. Разработчики решений на готовой платформе.
3. Полная разработка решения с нуля.
