Как аналитика и цифровые платформы меняют закупки и сокращают издержки бизнеса.
В эпоху цифровых решений больше нет места закупкам «на глаз». Организации, которые по-прежнему полагаются на интуицию, а не на аналитику, теряют деньги, порой существенно переплачивая. Тем временем лидеры отрасли используют алгоритмы, платформы и исторические данные, чтобы закупать точно, прозрачно и экономно.
О том, как бизнес переходит от хаотичных решений к обоснованному прогнозированию и значительному сокращению расходов благодаря анализу данных и цифровым инструментам, мы поговорили с Мариной Вразовской – экспертом в сфере закупок, консультантом по оптимизации расходов и внедрению цифровых решений.
В жизни мы всегда делаем что-то для чего-то – у каждого действия есть цель. В бизнесе все точно так же: любой процесс или решение в финансово-хозяйственной деятельности организации любой формы собственности должны быть заранее спланированы и обоснованы. И неважно, какая эта организация – бюджетная или коммерческая. Основные цели – эффективность, выполнение задач и достижение результатов.
В закупках подход тот же. Цель любого участника контрактной системы либо другого вида закупочной деятельности – будь то заказчик или поставщик – быть эффективным каждому в своей области. К тому же зачастую одна и та же организация одновременно выступает в роли участника закупок других юридических лиц и в роли заказчика для обеспечения своих потребностей.
Хаос, безусловно, ассоциируется с творческим подходом, но он неконтролируем, плохо управляем и недостаточно результативен. Поэтому при развитии какого-либо направления деятельности очень важно иметь аналитическую базу и стремиться к планомерности принятия решений.
Почему важна именно аналитика? Это разновидность учета, а деньги, как говорится, любят счет. Аналитика базируется на статистических данных предыдущих периодов и дает возможность руководителю осознанно принимать решения о необходимости и целесообразности каких-либо операций, прогнозировать финансовые и экономические показатели, а в случае недостижения желаемых результатов – понимать причины и корректировать будущие действия. На мой взгляд, всегда важно понимать, что ты можешь себе позволить в настоящий момент и сколько ресурсов для этого потребуется.
С этой точки зрения в бюджетном секторе проще: там существуют обязательные регламенты планирования, закупочных процедур, казначейского/банковского сопровождения, отчетности и контроля. Все потребности должны быть заблаговременно обоснованы. В прогосударственных структурах ситуация похожа.
Кто-то скажет, что это бюрократия, но бюрократия не во всем плоха. Это жизнь по четким правилам. Без перегибов это дает положительный результат, в том числе и в бизнесе.
Безусловно, для коммерческих структур регламентация процессов не обязательна, но сейчас многие собственники, серьезно относящиеся к своим деньгам, активно внедряют подобные инструменты: стараются держаться в выделенном бюджете, оптимизировать текущие расходы и анализировать итоги своей предыдущей деятельности, чтобы учесть допущенные ошибки при реализации дальнейших планов. Многие коммерческие организации переводят свои закупки на электронные ресурсы по аналогии с государством и ведут их оперативный учет. Это показатель внутреннего роста и стремления к стабильности.
Как же аналитическая информация помогает принимать обоснованные решения в закупках?
Еще до непосредственной подачи заявки важно учитывать уровень конкуренции того или иного сегмента рынка, знать примерное число участников закупок, наличие демпинга, размер ранее сложившейся экономии в подобных закупках.
Рынок живой и меняется постоянно. В условиях санкций важно знать российские аналоги импортных товаров, их стоимость и объем производства, географию поставок и расходы логистику.
Органы государственной статистики за скоростью изменений не успевают и предоставляют информацию не полностью и с запозданием минимум на квартал. На сайтах производителей информацию о ценах публикуют нечасто. Делать запросы – слишком долго по времени. Поставщику очень сложно принимать решения и не ошибиться. Неоправданные коммерческие риски часто приводят к убыткам.
И здесь на помощь приходят современные цифровые решения: единая информационная система (ЕИС), электронные торговые площадки, электронные магазины и платформы, такие как Cooper.pro. Это не просто сервисы для размещения процедур – это полноценные аналитические экосистемы, в которых сохраняется информация о каждой операции. И эту информацию можно и нужно анализировать. Все интересующие данные можно найти с помощью встроенных фильтров.
В результате можно получить полную картину в определенном сегменте рынка: объем закупок, актуальные цены, уровень конкуренции, ключевых заказчиков с их закупочной активностью, определить сезонность и динамику спроса.
Анализируя конкретные закупки, можно увидеть количество участников и признаки «серых схем» (демпинг, дробление и др.), понять стратегию конкурентов и разобраться, не злоупотребляет ли конкретный заказчик отношениями с единственным поставщиком. А затем ставить своему бизнесу цели с оптимальным соотношением рисков и прибыли.
Ведя системный анализ потребностей интересующего заказчика, можно спланировать свое участие в конкретной закупке и подготовить собственные ресурсы к определенному сроку либо принять решение, что для вашей организации это нецелесообразно. На основе аналитики можно заранее планировать остатки средств на счетах к определенному периоду, можно заключать долговременные договоры с производителями, арендовать склад либо транспорт.
С учетом внешних задач нужно планировать и процессы внутри компании – например, нагрузку и отпуска задействованных сотрудников. Тогда вероятность успеха реализации договорных обязательств повышается.
Аналитика не работает только при форс-мажоре, который предсказать очень сложно. Мы все прекрасно помним 2022 год, когда сфера закупок была крайне турбулентна и вся российская экономика экстренно переходила на новые условия существования. Но на то он и форс-мажор. Ситуация давно успокоилась, что и подтверждает аналитика текущего периода.
Переход от спонтанных закупок к системной работе и цифровым моделям – это стратегический выбор и новый вектор развития. Любое действие должно быть проанализировано, спланировано и подготовлено – просто «Я хочу» или «Я могу» уже не работает. Тот, кто сегодня делает ставку на аналитику и современные технологии, шаг за шагом строит свое уверенное и стабильное завтра.
