Во многих российских компаниях для борьбы с коррупцией в закупках применяют бюрократические меры, но они только усложняют работу и не дают желаемого эффекта. Всесильные службы безопасности подходят к делу формально и становятся дополнительным барьером для участников закупочного процесса. Часто контроль закупок поручается тендерным комитетам, но они не в состоянии проверить обоснованность данных по условиям конкурсов. Финансовые контролеры проверяют не коммерческие условия конкурсов, а счета и заявки на оплату, т. е. действуют постфактум. Остается бороться с коррупционными схемами путем «ручного управления», в каждом спорном случае привлекая к проверке счетов высшее руководство компании. Но это стрельба по воробьям из административной пушки.
Чем больше в компаниях пытаются побороть коррупцию путем запретов, тем меньше у организаторов закупки желания провести ее эффективно.
Ключевая проблема – конфликт интересов. Он возникает, когда инициатор закупки распоряжается бюджетом и одновременно организует выбор поставщика и заключает контракт. Например, IT-директор формирует требования к серверам, организует тендер по закупке серверов и сам выбирает поставщика.
Коррупция возникает не только во время конкурса, но и на последующих этапах: согласования заказа, приемки, оплаты. Эти этапы также следует регламентировать и контролировать. Мы сталкивались с ситуациями, когда отлично выполненная работа менеджера по закупкам перечеркивалась исполнителем, увеличивавшим стоимость контракта за счет дополнительных работ, закупок товаров, не значившихся в договоре, и т. п.
Если человек решил обмануть компанию, его будет нелегко остановить или даже обнаружить. Однако грамотно продуманная стратегия существенно осложнит жизнь коррупционеру. Предотвратить коррупцию помогут следующие рекомендации.
Внедрите правила разделения ответственности (принцип «четырех глаз»). Закупочные функции должны быть отделены от подразделений – заказчиков товаров и услуг и полностью переданы в независимое подразделение, подчиненное гендиректору.
Отдел закупок должен заниматься всеми закупками компании. Если не хватает людей или экспертизы в какой-либо категории (например, в IT), привлекайте экспертов со стороны.
Не реже раза в год проводите независимый аудит по завершенным конкурсам. Например, одна компания провела конкурс на услуги программирования, исходя из минимальной стоимости человеко-часа, выбрала партнера, заключила контракт. А через год выяснилось, что на создание интернет-магазина компания потратила 6 млн руб. при рыночной цене работ не более 1 млн руб.
Разработайте антикоррупционную политику. В ней нужно описать ключевые моменты, касающиеся потенциального конфликта интересов. И пусть аудиторы рапортуют обо всех нестыковках независимому члену совета директоров, иначе в случае выявления крупных коррупционных схем у менеджмента может возникнуть соблазн скрыть информацию от акционеров.
