Ни для кого не секрет, что порой те, кто занимаются закупками подвергаются не только дополнительным проверкам на чистоплотность со стороны своей компании, но и откровенным «наездам» со стороны продавцов или подрядчиков. Особенно горячи в выборе эпитетов и средств несостоявшиеся продавцы.
Казалось бы, если ваша компания не
участник госзакупок, то все должно быть просто: действуй по закупочному
регламенту, который в коммерческих закупках обычно предлагает большой спектр проверенных
процедур. Но и здесь существует место для рисков.
Для выполнения некоторых коммерческих закупочных
процедур иногда необходимо прямое взаимодействие с потенциальным подрядчиком.
Чаще всего это встречи, переговоры, проходящие на территории потенциального
заказчика. Также в коммерческих компаниях допускаются различные каналы связи с
потенциальными поставщиками, это не только электронная почта и служебный
телефон, но и общение по мобильной связи и в разных мессенджерах. При
использовании любого из этих каналов связи важно помнить, что покупатель
выступаете в роли представителя своей компании, и это обязывает его транслировать
ее корпоративную культуру.
Возможно, вы, как покупатель, сталкивались с тем, что некоторые продавцы, от услуг которых по объективным причинам было принято решение отказаться, проявляют излишнюю назойливость. Они требуют личных встреч с руководством компании, пишут жалобы, где обвиняют закупающую сторону в нечистоплотности, пытаясь доказать, что закупка не состоялась именно из-за конфликта интересов. Прилагают «доказательную» базу в виде скринов переписок, порой откровенно вырванных из контекста и потому допускающих двусмысленность в интерпретации. Такие ситуации инициируют внутреннее расследование, а иногда надолго оставляют негативный репутационный след, когда "и ложечки вроде нашлись, а осадочек все-таки остался…"
Существует несколько простых инструментов, которые помогут присечь "наезды" энергичных продавцов":
- Используйте
только верифицированные в компании каналы коммуникаций. Избегайте попадания в
руки потенциального подрядчика вашего личного мобильного номера или контакта в
мессенджере, если такое взаимодействие это не рекомендовано вашей организации.
Кейс:
В проект по ремонту офиса, который курировал отдел внутренних закупок, одним из директоров компании был навязан подрядчик. Подрядчику были переданы все контакты руководителея отдела внутренних закупок (включая WhatsApp), так как все общение по проекту ремонта офиса от лица клиента вел этот сотрудник. Подрядчик сразу выбрал агрессивную манеру общения с клиентом, особенно в WhatsApp. Представитель компании-клиента, наоборот, общалась в спокойно-деловой манере. Подрядчик часто в звонках и переписке угрожал обратиться к руководителю, так как, по его мнению, закупщик придирался к качеству его работ. Иногда он начинал свой звонок с фразы «вы меня не любите, потому что не перезвонили через 10 минут!» и т. п. Устав от истерик и претензий поставщика, закупщик выбрал следующую тактику. В ходе приемки любых его работ он приглашал комиссию и, если были недоделки, фиксировала на фото и видео, составлял дефектовочный акт. Подрядчик весьма эмоционально жаловался на закупщика руководителю, закупщик, в свою очередь, предъявлял фото и видео. В конечном итоге руководитель пригласил закупщика на встречу и попросил обратную связь по взаимодействию с его протеже. Закупщик предъявил все истерики в переписке, присланные подрядчиком, дал обратную связь. Сотрудничество с подрядчиком было приостановлено. Все последующие подрядчики приходили только через тендеры.
2. При переписке
старайтесь соблюдать нормы делового письма, употребляйте ясные и прозрачные
формулировки.
3. Откажитесь от
сотрудничества с потенциальным продавцом, если на этапе переговоров он
директивно навязывает сервис или услугу, доказывая, что лучше вас знает, что
именно нужно вашей организации. Подобный подрядчик в случае неудачи будет обивать
все пороги и стучаться вашим руководителям в соцсети, доказывая, что вы не
купили у него в силу вашей некомпетентности.
