Взаимодействие отдела закупок с поставщиками нередко не приносит желаемых результатов. Это происходит потому, что эти подразделения говорят на разных языках. Часто они просто не понимают друга. Для того чтобы добиться эффективного взаимодействия, нужно уметь рассмотреть функцию закупки с неожиданной точки зрения — взглянуть на нее глазами поставщика.
В этой статье мы предприняли попытку описать процесс работы над конкурсным предложением изнутри — так, как его воспринимает поставщик, — опираясь на реальный кейс работы над тендерным предложением в сфере ивентов.
Приглашение в тендер
Для любого поставщика работа над проектом начинается с приглашения в тендер. В тот момент, когда компания-поставщик получает тендерную документацию, она приходит в движение. На стороне заказчика возникает опасная иллюзия: кажется, что здесь действует проверенная временем и отработанная схема, своего рода формальность. Однако с точки зрения поставщика изучение конкурсной документации и брифа — это чуть ли не самый важный этап работы над проектом.
Во-первых, следует помнить: поставщики живут своей жизнью, они находятся вне ежедневного поля воздействия бренда. Разумеется, крупные компании имеют опыт взаимодействия с конкретными брендами, но этот вовсе не означает, что они не нуждаются в актуальном контексте их жизни.
Во-вторых, не стоит забывать о том, что бриф, который получает поставщик, это не формальный документ. Четкий и жесткий бриф помогает поставщику лучше понять задачу, а следовательно, лучше ее реализовать. Не стоит бояться ограничить креативную свободу поставщика. Для поставщика бриф — это не катехизис, не набор непреложных норм, от которых по согласованию сторон нельзя будет отступить. Для поставщика бриф — это перевод задачи с корпоративного на понятный для него язык, своего рода справочник, к которому он обращается для решения сложных вопросов. Бриф — это способ сократить область неизвестного, в которой оказывается любой поставщик, начинающий работать над проектом и пытающийся понять потребности заказчика. Проще говоря, чем лучше составлен бриф, чем четче понимание самого заказчика, что он хочет получить, тем проще поставщику добиться желаемого результата.
Компания Avantgarde получила приглашение в тендер на организацию запуска модели Volvo S90 в России. Изучив документы тендера, а также материалы, которые имелись в открытом доступе, компания следующим образом сформулировала свою задачу: «Предложить оригинальную концепцию и организовать премьерный показ в России нового Volvo S90, учитывая премиальное позиционирование и инновационность модели».
Подготовка тендерного предложения
После того как компания получила и изучила материалы тендерного предложения, начинается основной этап работы поставщика. Начало этого этапа — один из самых сложных и трудоемких процессов, зачастую требующий многих часов брейн-шторма креативных сотрудников компании-поставщика. Предложить оригинальное,креативное решение всегда непросто, но еще сложнее эта задача становится, если она сформулирована расплывчато и неточно. В погоне за WOW-эффектами, которые по идее заказчика должны предложить поставщики, первые зачастую создают такие условия, которые исключают возможность конкретного предложения. Поставщикам приходится тратить очень много времени на попытки угадать направление мыслей заказчика и избежать ситуации, когда красивая и сложная идея, на проработку которой ушло столько сил, оказывается интересной заказчику лишь в качестве идеи, но не больше.
Процесс выбора направления и подготовки общей концепции крайне трудоемкий. Свои мысли и вдохновение креативные сотрудники черпают в продукте и бренде. Они изучают материалы официальных сайтов, смотрят видеоролики, читают тексты, посвященные бренду. Именно поэтому важно предоставлять
поставщикам исчерпывающую информацию о продукте, не ограничиваясь парой общих фраз или сухим перечислением KSP. Важно помнить, что описание продукта — это не только сухой материал для отражения в мероприятии, но и источник вдохновения, а значит, любая мелочь может навести креативного сотрудника на яркую идею.
Идея, которую предлагают креативные сотрудники, изначально не оформлена в виде какого-то конкретного технического решения. На ранней стадии подготовки проекта она представляет собой лишь набор образов, муд-борд, обрывки идей и мыслей. Однако появление этих наработок — это уже существенный шаг вперед из неопределенности. На этом этапе еще не формулируется концепция сама по себе, но создается образный язык для ее воплощения. И для поставщика важно утвердить этот язык у заказчика: понять, доступен ли он ему и можно ли описать продукт с помощью предложенных символов.
Собрав пул идей и утвердив его, поставщик создает свой внутренний бриф. Это отдельная и весьма непростая работа: подготовка технических заданий, поиск специалистов, мотивация сотрудников. На основании внутреннего брифа будут работать технические отделы компании: дизайнеры, копирайтеры,специалисты по реализации. Задача
Утвердив ассоциативный ряду заказчика, креативный отдел компании-поставщика передал материалы на доработку техническим отделам. Специалисты этих отделов сформулировали слоган мероприятия «Рождение совершенства» и выделили пять составляющих совершенства Volvo: дизайн, натуральность материалов, инновационность технологий, премиальность, верность традициям и принципам.
Компания Avantgarde изучила материалы открытых источников о бренде Volvo и новом продукте компании — автомобиле Volvo S90. В ходе брейн-шторма креативный отдел компании выделил ключевые ассоциации с брендом и продуктом компании: Скандинавия;красота, вдохновленная природой; непоказная роскошь; высокое качество; спокойствие и уверенность в себе.
Утвердив ассоциативный ряду заказчика, креативный отдел компании-поставщика передал материалы на доработку техническим отделам. Специалисты этих отделов сформулировали слоган мероприятия «Рождение совершенства» и выделили пять составляющих совершенства Volvo: дизайн, натуральность материалов, инновационность технологий, премиальность, верность традициям и принципам.
На эти наработки компания будет опираться на следующем этапе работы.
На основании концепции была предложена технологическая идея мероприятия: использование инновационной технологии голограммы и «умных» материалов для эффектной демонстрации KSP продукта. Компания заключила договоренность с техническим партнером, подготовила перечень референсов и материалов визуализации, чтобы подтвердить свои компетенции. Был проведен поиск оптимальной локации для мероприятия такого формата. На основании всех собранных материалов была создана эстетика мероприятия и подготовлен его сценарий.
