Качество данных, надежность поставщиков и раннее участие закупщиков в планировании становятся ключевыми условиями эффективности закупочной функции.
Закупки постепенно выходят за рамки операционной функции, отвечающей за проведение процедур и снижение стоимости контрактов. Сегодня от них зависит не только бесперебойность поставок, но и способность компании управлять рисками, контролировать затраты и принимать решения с учетом долгосрочных бизнес-задач.
При этом внедрение цифровых инструментов само по себе не гарантирует повышения эффективности: результат зависит от качества исходных данных, готовности процессов к автоматизации и согласованности действий подразделений.
Как управлять рисками, оценивать экономическую эффективность технологий ИИ и выстраивать закупочное планирование с учетом потребностей бизнеса, обсудили 20 октября на заседании Комитета по управлению закупочной деятельностью Ассоциации менеджеров, состоявшемся при поддержке электронной торговой площадки «Росэлторг».
Встреча прошла под темой «Стратегия закупок в новой реальности: ИИ, управление рисками и переход от календарного планирования к управлению ценностью». Работа участников была организована в трех рабочих группах. Каждая из них рассматривала отдельный аспект развития закупочной функции: оценку рисков при работе с поставщиками, экономическую эффективность применения ИИ и взаимодействие закупочных подразделений с внутренними заказчиками при планировании потребностей бизнеса.
Модераторами дискуссий выступили Виктор Симоненко, председатель Комитета по управлению закупочной деятельностью Ассоциации менеджеров, заместитель генерального директора электронной торговой площадки «Росэлторг»; Александр Ткаченко, вице-президент — директор департамента закупок ФСК; Екатерина Журавлева, заместитель директора по закупкам и логистике внешнеторговой деятельности компании «Солофарм».
Открывая заседание, Виктор Симоненко отметил важность поиска новых форматов профессионального диалога, позволяющих глубже обсуждать актуальные вопросы отрасли.
«Мы решили обновить формат встречи и провести ее в формате диалога экспертов. Это позволит предметно обсудить актуальные проблемы в сфере закупок, обменяться практическим опытом и выработать совместные подходы к их решению», — отметил Виктор Симоненко.
Управление пулом поставщиков и рыночные риски
Один из ключевых вопросов закупочной стратегии — оценка надежности контрагентов. Проверка поставщика перед заключением договора не всегда позволяет своевременно выявить риски, которые возникают уже в процессе сотрудничества.
Изменения финансового положения компании, нарушения договорных обязательств и налоговые риски могут повлиять на исполнение контракта и устойчивость поставок.
В рабочей группе «За пределами кабинета: управление пулом поставщиков и рыночные риски в новой реальности» участники рассмотрели критерии проверки контрагентов, включая финансовую устойчивость, исполнение договорных обязательств, соблюдение налогового законодательства и других нормативных требований.
Отдельное внимание было уделено мониторингу поставщиков после заключения договора и возможности своевременно реагировать на изменения в их деятельности.
В числе дополнительных критериев оценки рассматривались показатели устойчивого развития. Помимо экологических аспектов, они охватывают условия труда, отношение к сотрудникам и развитие персонала. Таким образом, оценка поставщика может учитывать не только его способность выполнить конкретный заказ, но и более широкий круг факторов, влияющих на надежность партнерства.
Реальные экономические результаты ИИ-инструментов
Рабочая группа «Цифра с окупаемостью: реальные экономические результаты ИИ-инструментов в закупках» была посвящена практическому применению искусственного интеллекта в закупочной деятельности и международной логистике.
Компании используют новые инструменты для решения различных задач, однако переход от экспериментов к устойчивому практическому результату требует подготовки внутренних процессов и информационной базы.
Екатерина Журавлева поделилась опытом использования цифровых инструментов при подготовке официальной деловой переписки, требующей точности формулировок, соблюдения нормативных требований и учета юридических нюансов.
«Сегодня компании находятся на разных этапах внедрения искусственного интеллекта: одни пока ограничены внутренними регламентами, другие уже активно используют новые инструменты. При этом важно не только определить, какие задачи можно передать ИИ, но и подготовить данные, стандартизировать процессы и обеспечить защиту информации. Уверена, что в ближайшие годы появятся специализированные решения, которые компании смогут использовать для анализа поставщиков и заказчиков, в том числе на международных рынках», — отметила Екатерина Журавлева.
Участники также рассмотрели условия, от которых зависит экономическая отдача от цифровизации. Среди них — систематизация справочников и каталогов, повышение качества данных и унификация внутренних процедур. Без этой работы автоматизация не гарантирует значимого эффекта.
Переход от календарного планирования к управлению ценностью
Третье направление дискуссии касалось планирования закупок. Традиционный подход, при котором подразделения формируют заявки в соответствии с установленным календарем, не всегда позволяет своевременно учесть реальные потребности бизнеса и подготовить оптимальное решение.
Рабочая группа «Стратегия вместо календаря: меняем подход к планированию закупок» была посвящена взаимодействию закупочной функции с внутренними заказчиками на этапе формирования требований.
Участники обсудили, как раннее подключение закупщиков помогает точнее определить потребность, согласовать характеристики продукции или услуг и выбрать подходящий способ проведения закупки.
Ошибки в постановке задачи могут повлечь дополнительные согласования и повлиять на результат процедуры. Поэтому качество закупки во многом определяется еще до начала формальных этапов ее проведения.
«Чем раньше закупочная функция включается в процесс планирования, тем качественнее будет итоговая закупка. Если требования на начальном этапе сформулированы некорректно, это неизбежно сказывается на всей последующей процедуре. Поэтому важно своевременно подключать закупщиков к обсуждению потребностей бизнеса и выстраивать взаимодействие между подразделениями», — подчеркнул Александр Ткаченко.
Обсуждение показало, что развитие закупочной функции требует согласованной работы по нескольким направлениям: повышению надежности поставщиков, обоснованному внедрению цифровых инструментов и совершенствованию планирования.
Для этого необходимо переходить от формального соблюдения процедур и оценки контрактов преимущественно по стоимости к комплексному подходу, учитывающему потребности бизнеса, возможные риски и долгосрочные цели компании.
В такой модели ИИ и другие цифровые решения помогают принимать более обоснованные решения, но не подменяют управленческую экспертизу.
Источник: Ассоциация менеджеров.
