MSP: поставщики ваши, проблемы наши

Автор: Людмила Осипова,
Operations Director, Hays Talent Solutions

Исследование Hays, проведённое в 2020 году среди 187 российских и международных компаний, продемонстрировало, что на поиск поставщиков при самом оптимистичном сценарии они тратят от нескольких недель (60% респондентов) до нескольких месяцев (28%). Бывает и хуже: 8% заявляют, что этот процесс занимает полгода, 2% — год, и, наконец, ещё 2% утверждают, что делают это бесконечно.79% компаний проводят тендер со всеми вытекающими бюрократическими процедурами. Как ускорить поиск? Как облегчить процедуры согласования? Как оптимизировать сотрудничество с поставщиками? Ответы на эти вопросы может дать обращение к MSP-провайдеру.

MSP — это относительно новая услуга на российском рынке, представляющая собой форму аутсорсинга, при которой единый провайдер консолидирует работу с вашими поставщиками вне зависимости от их количества.

Когда и зачем нужен формат MSP?

Вообразим, что перед некой компанией стоит масштабная задача, связанная с одновременным поиском нескольких поставщиков. Например, чтобы провести 300 тренингов за год — это реальный кейс из практики Hays. Ситуация выглядит как серьёзный вызов. Заключить 300 контрактов? Страшно представить, во что это выльется с точки зрения документооборота и внутренних согласований. Не говоря уже про знаменитый work-life balance — о нём придётся забыть надолго.

Варианты решения могут быть разными: нанять профильное агентство, расширить внутренний штат компании или найти единого поставщика. В каждом из случаев есть свои плюсы и свои минусы.

На первый взгляд, профильное агентство выглядит оптимальным выходом — один договор, и «золотой ключик у вас в кармане». Однако при этом вы ограничиваетесь видением и подходом только одного агентства, лишая себя возможности выбора.

Расширение штата, с одной стороны, гарантирует качественный наём, ориентированный на ваши индивидуальные потребности. Но чем загрузить высококвалифицированных — а соответственно, высокооплачиваемых — сотрудников, когда задача будет выполнена? Где гарантия, что в дальнейшем объём работы не уменьшится?

И, наконец, вспоминаем о новой услуге MSP, когда единый провайдер аккумулирует субподрядчиков, делая цепь взаимодействия максимально короткой. Что она даёт?

  1. Возможность получить экспертизу всех игроков, присутствующих в данном сегменте рынка. Вы не ограничиваете себя наработанными контактами лишь одного агентства и видите ситуацию в целом. Тем самым вы расширяете базу поставщиков и увеличиваете конкурентоспособность.
  2. Экономию времени и ресурсов — не только отдела HR, но и других подразделений компании. Как правило, в процесс поиска, выбора и заключения договоров с поставщиками включаются отдел закупок, финансы, юристы, а подчас даже штаб-квартира. MSP позволяет сократить трудозатраты на рутинные и мелкие закупки и сосредоточиться на стратегических задачах.   
  3. Комплексную проверку поставщиков. В частности, речь идёт о деловой репутации, диверсифицированности бизнеса, оптимизировании документооборота, IT-решениях, кредитоспособности и финансовом положении, отсутствии налоговых задолженностей. По данным опроса Hays, в среднем на проверку и согласование российского поставщика у компаний уходит месяц, иностранного — около двух. Обращение к MSP-провайдеру позволяет значительно ускорить этот процесс.
  4. Подбор поставщиков в соответствии с вашими критериями. Решающими элементами на сегодняшний день являются гибкость поставщика, способность подстроиться под экстренные задачи, уровень сервиса, который выражается в качестве персонала, работающего над запросами заказчика, качество оборудования. Однако у каждой компании могут быть индивидуальные требования и критерии, и MSP-провайдер их обязательно учтёт.
  5. Единый контракт и централизованное управление счетами. Также провайдер помогает вести переговоры с поставщиками о снижении цены, позволяет избежать работы по предоплате, а в случае досрочного расторжения договора решает связанные с этим проблемы.
  6. Единый контактный центр, в рамках которого предоставляется проектный координатор. Вам больше не нужно отправлять ТЗ всем поставщикам и контролировать каждого по отдельности. Всё это становится задачей провайдера.

Единственная ситуация, при которой эффективность MSP-решения неочевидна, это малые объёмы закупок. Тогда действительно легче заключать контракты с каждым из поставщиков по отдельности.

Выбор MSP-подрядчика

Если провайдер досконально проверяет поставщиков, вам придётся столь же серьёзно подойти к выбору MSP-подрядчика. На что следует обращать внимание?

Одним из важнейших критериев при выборе подрядчика является цена. На ценообразование влияют различные факторы: оборот, количество поставщиков и заказываемых услуг, возможность постоплаты, российское или иностранное юрлицо, с которым предстоит работать. И если вам делают слишком заманчивое ценовое предложение, стоит задуматься, на чём экономит подрядчик и не отразится ли это на качестве услуг.

Изучив предшествующие кейсы, необходимо проанализировать, как подрядчик справляется с неожиданными ситуациями и проблемами. Не менее важно узнать, каково финансовое положение подрядчика, есть ли в штате компании юрист, какие дела он сумел выиграть для провайдера. Стоит спросить, каким образом будет обеспечиваться конфиденциальность вашей информации, и уточнить, каков спектр дополнительных услуг. Есть ли у провайдера публикации, состоит ли он в специализированных профессиональных ассоциациях, клубах? Когда последний раз сотрудники фирмы проходили переподготовку и повышение квалификации?

Запуск проекта

На 50% успех сотрудничества в рамках MSP зависит от грамотного выбора провайдера. Остальные 50% — это подготовка к запуску. Для максимальной эффективности проекта необходимо проработать ряд базовых пунктов:

·      Обговорить количество поставщиков.

·      Обозначить количество закупок — это может быть одна закупка, но сложная, состоящая из множества компонентов, либо несколько мелких.

·      Обсудить сроки запросов и определить сами понятия: что такое срочный запрос и что такое стандартный.

·      Понять, подходит ли вам предлагаемый провайдером документооборот, совместим ли он с требованиями вашей компании.

·      Выяснить, действительно ли провайдер обладает ресурсами, необходимыми для обработки вашего запроса.

·      Обсудить пакет закрывающих документов.

Вне зависимости от сферы, в которой вы ищете поставщиков — будь то HR, IT, L&D или маркетинг, — эти шаги помогут вам сделать формат MSP действительно эффективным решением для экономии временных, человеческих и денежных ресурсов компании.