Вопросы автоматизации командировочного учета до сих пор актуальны для
многих компаний. Кто-то пытается решить их собственными силами, кто-то при
помощи поставщиков.
Особенно в этом направлении продвинулись бизнес-тревел компании. Так недавно
City Travel вывела на рынок новую платформу Millennium (презентация проекта по
ссылке https://yadi.sk/i/LvmHSMXUIl4PhQ).
Журнал «Директор по закупкам» встретился с Юлией Мануйловой, генеральным менеджером компании Millennium by City Travel, и попросили ее подробно ответить на некоторые вопросы.
Корреспондент: Во многих крупных компаниях в России уже давно внедрен online booking tool (ОВТ) ? В чем отличие продукта Millennium и актуальность данной темы»?
Юлия Мануйлова: Подобный вопрос я слышу не в первый раз и всегда отвечаю: «Конечно
же, многие компании уже давно используют тот или иной ОВТ, но актуальность
вопроса лежит в другой плоскости.
- Соответствует ли продукт современному техническому подходу в роботизации и автоматизации;
- Авторитет поставщика с точки зрения IT команды. Экспертная оценка и технические консультации на уровне специалиста по межплатформенным взаимодействиям, а не travel менеджера;
- Готовность взять на себя ответственность и предложить оптимальное интеграционное решение».
Давайте разберем по порядку:
1. Если компания установила ОВТ несколько лет назад, то скорее всего это
коробка, включающая набор определенных трэвел опций. Безусловно, в любом ОВТ
должен быть процесс согласования, travel policy, учет 3d скидок, отчетность.
Ведение приказов на командировку, составление и согласование авансового
отчета, автоматические проводки в учетных системах и другие сопутствующие
командировочному процессу опции лежат вне рамок ОВТ. И вот тут встает вопрос о
том, какими техническими методами объединен ОВТ и внутренние учетные системы
клиента.
Если в компании все еще есть кадровый сотрудник, оформляющий приказ на
командировку — это «вчерашний день».
Если в компании до сих пор авансовый отчет делается и подписывается
сотрудниками на бумаге — это «вчерашний день».
Если выплаты по авансовому отчету происходят вручную бухгалтером — это
«вчерашний день».
Если хоть одна проводка в бухгалтерском учете делается в ручном режиме —
это «вчерашний день».
Если сотрудника принимают и увольняют в ручном или полуручном режиме — это
«вчерашний день» и т.д
2. Чтобы предлагать клиентам технологичный продукт, нужно иметь грамотную команду
специалистов, полностью владеющую информацией о современных каналах
межплатформенных взаимодействий. Если поставщик, к примеру, использует готовое
коробочное OBT, то есть ли смысл содержать полноценный штат разработчиков и
специалистов по безопасности? Даже если поставщик имеет собственное решение
online booking tool, но не ведет разработок по автоматизации всего
командировочного цикла, будет ли он считаться экспертом в вопросе оптимизации
затрат за счет ухода от «ручного» труда?
3. Если у клиента кадровый учет ведется в одной системе, приказы в другой,
а бухгалтерский учет в третьей, то нужно предложить клиенту различные способы
обмена на примере реальных кейсов и отзывов клиентов. Самый распространенный
вопрос от клиентов, не желающих разбираться: а у вас API есть? Вопрос вызывает
улыбку, так как, если бы клиент как минимум поговорил со своими IT
специалистами, то вопрос бы звучал так: какие способы или каналы взаимодействия
вы предлагаете для автоматизации конкретно этого бизнес- процесса?
И вот тут нужен грамотный специалист, который предложит самый приемлемый
вариант, а не «поставит клиента на hold», пока сам не получит ответ от своих
разработчиков.
Более сложный вопрос касается экспертной оценки и опыта в реализации канала передачи персональных данных. Могу сказать, что мы работаем с 6 крупными банками, в 3-х из которых реализован метод генерации токена криптографических алгоритмов.
Корр: В чем современность платформы Millennium?
Ю.М. Наш продукт Millennium — это не традиционный ITsolutions
или ОВТ. Это не коробочное решение. Технология RPA, с которой мы работаем,
выводит процесс управления с уровня автоматизации на уровень роботизации.
Представьте, что внутри вашего компьютера живет робот и он запоминает все то,
что вы делаете. Через некоторое время вы приходите на работу, а все за вас уже
сделано! Документы заполнены и отправлены, процесс согласования пройден, а
ежеквартальный отчет загружен в SAP.
Кроме этого, мы очень активно работаем над технологией OCR — это
механизм распознавания символов и превращения их в цифровой формат. Это нужно
для автоматического заполнения любых печатных документов, что значительно
сокращает время, потраченное на ручное заполнение различных форм.
