В отличие от госструктур, закупки которых строго регламентируются законодательством, частные предприниматели могут самостоятельно определять формы организации своих бизнес-процессов.
Создание отдела закупок в коммерческих компаниях зависит от производственной необходимости и степени полезности такой структуры для достижения тех целей, которые поставил перед собой предприниматель. Отделы закупок и снабжения существуют во многих российских частных компаниях. Но зачастую отделы снабжения не внедряют в свою работу положение о закупках — особый документ, который бы регламентировал формы и порядок проведения всех закупок предприятия.
Автор: Артем Мирзоян, руководитель отдела по работе с ключевыми клиентами торгового портала «Фабрикант»
Между тем подобный документ позволяет структурировать работу отдела, повысить эффективность закупок и осуществить контроль над деятельностью такой службы. При этом соответствующее положение руководитель может создать по примеру типового для государственных структур, основываясь на их лучшем опыте.
Остановимся подробнее на преимуществах, которые получают коммерческие компании, внедряя у себя положение о закупках.
Положение о закупках упрощает процесс управления отделом закупок и контроля сотрудников
Работая с нашими клиентами, мы замечаем, что зачастую компании теряют больше средств из-за плохой организации процесса закупок, чем в силу других факторов. Отсюда вытекают и несвоевременные поставки, и загрузка складов невостребованной продукцией, и другие проблемы.
Нередки ситуации, когда закупки ведутся сразу несколькими структурными подразделениями: производственный отдел, маркетинг, административно-хозяйственная служба и другие подразделения самостоятельно закупают товары и услуги для своих нужд. Это усложняет строгий контроль над всеми внешними расходами. Кроме того, компания в таких случаях не может заключать договоры с поставщиками на максимально выгодных для себя условиях.
Именно поэтому мы советуем нашим клиентам централизовать закупки в рамках одного структурного подразделения, четко прописать в регламенте обязанности и внедрить положение о закупках. Этот документ поможет структурировать действия сотрудников на всех этапах: от формирования потребности в закупке, проведения торговой процедуры и заканчивая поставкой, отгрузкой товара по месту назначения.
В первую очередь специалистам по закупкам необходимо тщательно ознакомиться с работой других подразделений компании, а также проанализировать категории потребляемых ею товаров и услуг. Наличие взаимосвязанных целей и задач с другими производственными подразделениями поможет закупщикам грамотно формировать технические задания, эффективно проводить обеспечение предприятия сырьем, материалами и т. д.
Специалисты по закупкам должны вести календарь закупок, в котором фиксируются все операции по осуществлению закупочной деятельности. По календарю определяются время очередной поставки груза, состояние товарных запасов, источники поступления товаров, их стоимость, условия поставки.
Отдел по закупкам составляет перечень поставщиков этих товаров и услуг, уточняет действующие цены, текущий объем запасов, условия поставки и дистрибуции, а также даты заключения последних договоров на поставку.
Качество выполнения этих задач приводит ко второму аргументу в пользу регламентирования закупочной деятельности. Положение о закупках не только структурирует работу отдела закупок, но и помогает эффективно управлять сотрудниками отдела закупок и мотивировать их.
Положение о закупках помогает выстроить прозрачную систему
KPI
для сотрудников отдела закупок
Компании, преуспевшие в оптимизации закупочной деятельности, уделяют большое внимание работе с персоналом: они прилагают усилия для развития навыков своих специалистов.
Прежде всего благодаря внедрению регламента сотрудники отдела понимают свои права, обязанности, цели, которые перед ними стоят. Специалисты осознают, что их задача заключается не просто в проведении торговых процедур, но в получении выгоды. Они выстраивают свою работу, исходя из стратегических целей компании. Ведь закупщик может выбрать качественный товар, определить подходящего поставщика, согласовать выгодные цены. От его таланта в сфере переговоров в значительной мере зависит конкурентоспособность всей компании.
По результатам работы за выгодные контракты закупщики имеют возможность получать премии. Как правило, бонусы зависят от выполнения условий по эффективности и срокам поставок. Оценить эффективность конкретного сотрудника можно также по надежности поставщиков, которых он привлек к работе.
Четкая и понятная система мотивации и предоставления бонусов — залог того, что сотрудники будут заинтересованы в развитии компании и своего направления.
Одна компания, занимающаяся организацией закупок за вознаграждение для государственных и коммерческих организаций, первые два года работала без регламента. Приняв решение размещаться на «Фабриканте» и проконсультировавшись со специалистами портала, руководство компании приняло решение ввести положение о закупках, в котором помимо требований к поставщикам и шаблонов документации была прописана система мотивации работников. После этого вот уже в течение трех лет компания успешно проводит торги, количество процедур с выбранным победителем увеличилось на 45%. Значительно возросла и экономия на закупках — так, в 2015 году она совокупно составила 680 млн рублей.
Положение о закупках помогает бороться с коррупцией внутри компании и выявлять недобросовестных сотрудников
Эта проблема особенно актуальна для крупных компаний, которые имеют разветвленную филиальную структуру.
Грамотно составленный регламент описывает требования к поставщикам, порядок проведения торгов и критерии отбора победителя, что минимизирует возможности сговора между сотрудником отдела закупок и поставщиком.
Действенный способ избежать недобросовестного поведения сотрудников отдела закупок — предусмотреть в положении требование о проведении торговых процедур в электронной форме.
Электронные торговые площадки на сегодняшний день предлагают различные сервисы для контроля сотрудников. Вы сможете разграничить функционал работы на ЭТП каждого из сотрудников, дать особые права службе внутренней информационной безопасности. Руководитель в режиме онлайн может получить информацию о проходящих закупках на любом из этапов. Аналитические модули ЭТП позволяют оценивать эффективность закупок по различным аспектам. Допустим, вы сможете посмотреть распределение побед между различными поставщиками. Если контракты постоянно заключаются с одним и тем же поставщиком — это может стать поводом для перепроверки. ЭТП позволяют детально анализировать работу каждого из сотрудников отдела закупок и осуществлять это оперативно.
