Три инструмента, которые снизили число ошибок при инициации закупок до 60% в компании с 1600+ сотрудниками.
Автор: Евгений Плодистый, директор по закупкам, СберМаркетинг (ООО «С-Маркетинг»)
| Евгений Плодистый — директор по закупкам ООО «С-Маркетинг» (СберМаркетинг). Более 18 лет опыта в закупках: до СберМаркетинга руководил закупками в АДВ, работал в закупках МТС; реализовал проекты в категориях медиа, креатива, ивентов, СМР и IT. За шесть лет выстроил закупочную функцию СберМаркетинга с нуля, превратив ее из работы одного специалиста в центр экспертизы для 1600+ сотрудников компании. Под его руководством команда провела порядка 12 тыс. закупочных процедур, обеспечив совокупную экономию свыше 20 млрд рублей. |
В любой компании, где закупочная функция выстраивается с нуля или проходит этап трансформации, первым системным ограничением становится не отсутствие регламентов, а разрыв в восприятии между закупщиками и внутренними заказчиками. Инициаторы закупок часто формируют запрос, отталкиваясь не от бизнес-потребности, а от того, как привлечь гипотетического поставщика. Качество технического задания при этом напрямую влияет на сроки, стоимость, комплаенс и маржинальность проектов. Эта проблема универсальна. Она не зависит от отрасли и масштаба компании. Однако существует отработанный подход, позволяющий переломить ситуацию без административного давления. Ниже — три управленческих принципа, которые прошли проверку практикой. В качестве иллюстрации — опыт СберМаркетинга, компании, которая входит в топ-2 рекламных агентств* и где за шесть лет закупочная функция выросла до центра экспертизы с подтвержденной экономией свыше 20 млрд рублей.
Почему заказчик не хочет писать ТЗ: портрет внутреннего клиента
Любое изменение поведения требует понимания мотивации и барьеров целевой аудитории. Навязывание регламентов без учета психологического профиля неэффективно. Штрафы и возвраты перестают работать, как только сотрудник адаптируется, и многостраничные положения становятся барьером, а не инструментом. Принуждение бесполезно — необходимо менять среду. Поэтому первый шаг, который следует сделать, — понять, с кем предстоит работать, и выявить реальные точки сопротивления. В СберМаркетинге мы провели совместное исследование с HR-службой и группой поведенческой аналитики. Был составлен портрет типичного инициатора закупки, особенно в креативных и IT-сферах: возраст до 25–27 лет, сформированное цифровое мышление, низкая восприимчивость к длинным текстам, слово «регламент» вызывает отторжение. Маркетолог или продюсер обладает глубокой экспертизой в своей предметной области, но не является специалистом в закупочной документации и формировании начальной максимальной цены договора. Техническое задание для него — не самоцель, а промежуточный этап на пути к запуску продукта, на котором сложные бюрократические процедуры воспринимаются как преграда. Стратегия изменений в СберМаркетинге строилась на трех компонентах: базе знаний, игре, ИИгенераторе. Эти инструменты подходят под конкретные барьеры внутреннего заказчика, которые выявило исследование с HR.
* Согласно рейтингу одного из ведущих отраслевых изданий Adindex «Топ-10 крупнейших агентств по владению контрактами на медиазакупки в 2025 году». Подробнее на AdIndex: https://adindex.ru/news/agencies/2026/05/27/345425.phtml.
База знаний закрывает дефицит понимания «что делать и зачем», игра дает безопасную среду для тренировки и эмоцию, ИИ-генератор снимает страх чистого листа и нехватку времени. То есть мы не замахивались на культурную революцию всей компании — мы меняли одну конкретную точку процесса: вход в закупку. В совокупности они закрывают полный цикл: от отсутствия компетенций, как провести закупку, до получения готового документа.
| Инструмент | Какую проблему закрывает | Результат |
|---|---|---|
| Интерактивная база знаний в корпоративной вики-платформе Confluence | «Не знаю, что делать и зачем закупки» | 1600+ человек обучены основам |
| Игра «Рекламное агентство: закупки» | «Учусь на ошибках без риска для бизнеса» | Возврат заявок на закупку на доработку минус 40–60% |
| ИИ-генератор ТЗ | «Нет времени, боюсь чистого листа» | Точность — 95%, черновик — в 10 раз быстрее |
База знаний: подсказка в нужный момент
Справочная информация — базовый слой любой системы обучения. Однако статичный ресурс, даже самый качественный, не работает, если до него нужно специально идти. Поэтому эффективность базы знаний определяется не объемом и качеством контента, а степенью ее интеграции в повседневные рабочие сценарии. Подсказка должна появляться в момент действия, а не ждать, пока пользователь до нее доберется. Первым элементом системы в СберМаркетинге стала удобная база знаний на корпоративной википлатформе Confluence — внутренней «Википедии», где хранятся правила и инструкции: welcome-гид объясняет правила новому сотруднику в его первый день, все внутренние нормативные документы лежат текстом, а не сканами. Структура строится по трем сквозным разделам: «Для инициаторов» — путь от плана закупок до подписания договора; «Для закупщиков» — адаптация новых сотрудников, работа с ЭТП и поставщиками; «Общее» — метрики, нормативная база, часто задаваемые вопросы. Фактором успеха стала интеграция базы в повседневные сценарии. В СберМаркетинге для этого реализованы три канала: подпись в почтовом клиенте содержит ссылку на обучающий курс в корпоративной академии; при создании заявки в CRM-системе автоматически отображается пошаговая инструкция; ссылки на базу знаний вшиты в интерфейс карточки закупки. Сотрудник не ищет регламент — подсказка появляется в нужный момент.
Интерфейс мобильной игры для закупочного процесса
Игровой симулятор: архитектура обучения на практике
Пассивные форматы обучения — вебинары, лекции, презентации — имеют низкую эффективность для цифрового поколения. Информация не усваивается, если нет погружения и эмоционального вовлечения, поскольку человек запоминает не пункты регламента, а эмоционально окрашенные события. Симуляция позволяет прожить процесс с ошибками и последствиями, но без реального риска для бизнеса. В СберМаркетинге от вебинаров отказались в пользу мобильной игры, построенной как полноценная симуляция закупочного процесса. Наша команда отдела закупок вместе с коллегами из вебстудии, креатива и HR разработала техническое задание с шестнадцатью вариантами финала, сорока случайными событиями и пятью локациями, каждая из которых имела три уровня глубины. С «пиксельной» 2D-графики мы ушли сознательно: игра должна была выглядеть современно. Выбрали объемную аркаду в футуристическом стиле: действие происходит в рекламном агентстве недалекого будущего. Дизайн персонажей вынесли на общественное голосование, в результате которого победил стиль chibi («Чиби») — трендовые мультяшные персонажи с большой головой и маленьким телом: у них отлично считываются эмоции, и герои получаются узнаваемо «нашими». Благодаря этому игра перестала восприниматься как проект отдела закупок и стала общекорпоративной историей. Готовое приложение «Рекламное агентство: закупки» появилось в App Store и Google Play. Оно бесплатное, и его может скачать любой желающий на свой смартфон.
Сценарий строился вокруг трех распространенных психотипов сотрудников: креативщик-тусовщик, мудрец-эксперт, студент-стажер. Игровой день устроен просто и укладывается в 8–10 минут: бриф от начальника превращается в мини-игру «ТЗ как пазл», дальше — заявка в «Битриксе», диалог с закупщиком, мини-игра «Выбор поставщика» и согласования с юристом, финансистом и службой экономической безопасности в любой последовательности. Самой действенной механикой оказались «Советники» — подсадные персонажи, которые предлагали обойти конкурентную процедуру: согласие немедленно оборачивалось виртуальным штрафом, и эта прямая связь между решением и последствиями наглядно демонстрировала риски нарушения комплаенса. При использовании такого подхода главное, чтобы обучение было безопасным, интерактивным и давало мгновенную обратную связь. При этом игровые достижения должны иметь реальный вес в корпоративной среде, иначе мотивация быстро угасает. Чтобы игровые достижения не обесценились, результаты прохождения фиксируются в «Битриксе»: за успешные сценарии сотрудник получает ачивку на корпоративном портале и доступ к лимитированному мерчу.
