Закупки — большая и очень важная область в жизни любого бизнеса. С их помощью можно искать оптимальные предложения, эффективнее использовать бюджеты, искать новых подрядчиков под самые разные задачи и создавать собственные базы поставщиков. Благодаря современным решениями этот процесс можно легко организовать и контролировать на любом этапе. Об одном из них — Яндекс Трекере — рассказывает коммерческий директор Яндекс 360 Роман Королев.
Тренд на цифровизацию
Отдел закупок — связующее звено между внутренними подразделениями и внешним рынком. Специалисты этого направления обрабатывают разнообразные запросы, от повседневных нужд офиса до реализации масштабных мероприятий. Поэтому, как и в любом другом подразделении компании, здесь важны четкость, внимание к деталям и последовательность.
Цифровизация, ставшая трендом последних лет, решает массу задач. Виртуальные сервисы помогают оптимизировать ресурсы команд и бизнеса, делают процессы прозрачными и контролируемыми. В любой момент можно узнать, на каком этапе сейчас решение вопроса, кто контролирует исполнение, какие возможности задействованы и кого надо еще подключить. Одним из таких инструментов является Яндекс Трекер.
У этого сервиса широкая область применения: он помогает организовать работу команды над проектом, систематизировать HR-процессы, обучать сотрудников, наладить контроль исполнения различных задач, в том числе — ведение закупочной деятельности: от момента подачи заявки до финальной поставки или оказания услуги.
Одно решение для нескольких проблем
Когда заявки от коллег поступают в отдел закупок по электронной почте или на бумаге, возрастает риск ошибок. При большом объеме задач можно пропустить важный документ, перепутать поставщиков или не выдержать сроки. Внутренняя коммуникация — через письма, мессенджеры и документы — усложняет контроль за этапами закупки: ответственным сотрудникам необходимо вручную собирать информацию, уточнять детали, пересылать файлы. Так мы приходим к тому, что нельзя, условно говоря, в одном окне отследить прогресс задачи: каждый участник видит лишь свою часть. Кроме того, есть и человеческий фактор: кто-то может заболеть, уйти в отпуск или уехать в командировку — и весь процесс может застопориться.
Именно поэтому цифровая платформа становится не просто желательной, а необходимой. Яндекс Трекер позволяет создать единую рабочую среду, где все заявки, обсуждения, документы и статусы собраны в одном месте. Это ускоряет взаимодействие между сотрудниками компании и внешними подрядчиками, структурирует коммуникации и помогает не упустить важные этапы.
Процесс закупок можно настраивать под индивидуальные особенности конкретной компании: от мелких заявок до сложных многосоставных закупок с участием нескольких подразделений. Все действия фиксируются в задачах (в Трекере они называются тикеты), а система уведомлений не даст участникам забыть о текущих поручениях. На старте, когда компания только начинает пользоваться Трекером для закупок, можно использовать базовые шаблоны для HR: их функционал схож и позволяет в пару кликов начать создавать и выполнять задачи.
От постановки задачи до поставки
Процесс проведения закупки в Трекере можно поделить на шесть основных этапов.
Этап 1: подача заявки. Сотрудник, которому нужно закупить товар или услугу, может составить ее в Яндекс Трекере двумя способами:
- через форму, созданную в Яндекс Формах. Ее можно адаптировать под задачи бизнеса: указать необходимые поля, добавить списки для выбора, предусмотреть обязательные к заполнению блоки. После отправки такая форма создает тикет автоматически. Можно встроить ее как в интерфейс самого Трекера, так и разместить на внешнем ресурсе (у Яндекс для этого тоже есть сервис — Вики);
- через электронную почту. В теме письма следует указать суть запроса, в тексте — что требуется закупить, срок и бюджет. Письмо направляется в адрес очереди закупочного отдела, где на его основе создается задача.
В обоих случаях Трекер распределяет задачи по нужным очередям автоматически, исключая человеческий фактор и ускоряя обработку.
Этап 2: подготовка технического задания. Когда заявка оформлена и специалист отдела закупок видит все предоставленные данные в тикете, самое время составлять ТЗ. Для удобства работы есть метки — по степени сложности, важности или типу закупки, а также чек-листы нужных действий и потоки воркфлоу, которые позволяют систематизировать любую задачу. Эти инструменты помогают избежать подвисания и не дадут перейти к следующему шагу, если на предыдущем что-то не согласовано или не выполнено. Если каких-то сведений не хватает, закупщик может задать уточняющие вопросы в комментариях к задаче или назначить встречу с инициатором.
Когда необходима консультация со смежными отделами — юристами, логистами или другими, — сотрудников отмечают в тикете, и они получают уведомления с возможностью подключиться к обсуждению. Для более формального взаимодействия создаются отдельные подзадачи, связанные с основной — например, для подготовки договора юристами.
Этап 3: работа с поставщиками. На этой стадии, когда техническое задание по закупке утверждено, взаимодействие происходит сразу между тремя сторонами: инициатором, закупщиком и потенциальными подрядчиками. Внутренние обсуждения ведутся в комментариях к задаче. Переписку с поставщиками можно вести по почте, через сторонние агрегаторы или прямо из Трекера — в этом случае сообщения отображаются внутри тикета в виде комментариев.
Если проходят встречи или торги с потенциальными подрядчиками, их итоги также фиксируются в задаче. Это позволяет быстро вернуться к деталям и сохранить контекст даже спустя время.
Этап 4: выбор подрядчика. Наконец, предложения проанализированы — нужно определить исполнителя. Решение принимается рабочей группой, в которую входит инициатор заявки. Традиционно, учитываются разные параметры — цена, условия, оценки по внутренним критериям. Вся логика выбора фиксируется в задаче: кто победил и почему, какие альтернативы рассматривались. Эта информация оформляется в виде таблицы с оценками и прикрепляется к тикету. Такой подход упрощает последующую обратную связь и делает процесс прозрачным.
Этап 5: согласование и договор. Консенсус достигнут, подрядчик выбран — пора создать задачу на согласование договора с делопроизводством. При этом Яндекс Трекер можно связать с ERP-системой конкретной компании тремя способами:
- Создание заявки через Форму. Пользователь заполняет форму в Трекере с учетом нужных данных. Они автоматически передаются в ERP, где появляется соответствующая сущность «Заявка на приобретение», а в Трекере создается тикет.
Этот способ требует предварительной настройки с привлечением IT-специалистов организации. - Автоматический перенос данных. Это опция на случай, если в ERP-систему нужно отправить данные из задачи в Трекере. Нужно перевести задачу в определенный статус и заранее попросить IT-специалиста настроить триггер — он инициирует HTTP-запрос в ERP, которая может вернуть подтверждение в виде комментария.
- Перенос данных вручную. В случае объемных заявок данные в ERP вносятся вручную, а статус и прогресс контролируются через задачу «Заполнить данные в ERP-системе» в Трекере.
Далее начинается согласование с ответственными подразделениями, например, юристами и финансистами. Все статусы заносятся в задачу, и инициатор в любой момент видит, кто уже дал одобрение и на каком этапе находится документ. Для нетипичных процессов можно вручную создать задачи для нужных специалистов: это обеспечит гибкость в нестандартных сценариях и прозрачность согласования.
Этап 6: поставка и завершение. Процесс закупки выходит на финишную прямую после подписания договоров. В этот момент задача в Трекере получает статус «Поставка». Когда товар или услуга поступают к заказчику, статус меняется на «Закрыт».
Трекер — это не просто система задач, а гибкий инструмент, который помогает синхронизировать действия десятков участников закупочного процесса, исключить потерю информации, упростить согласования и сократить время на рутину. Всё, что касается закупок — от первых строк заявки до финальной поставки, — оказывается под контролем в одной системе, которая работает в интересах всей компании.
До 1 июня Трекер можно купить со скидкой. Также кроме него в виртуальном офисе Яндекс 360 пользователям доступны и другие инструменты — универсальное хранилище, документы с общим доступом, решения для общения сотрудников и партнеров, базы знаний, календарь и многое другое. Вся цифровая среда позволяет командам реализовывать проекты в едином пространстве, не переключаясь между сервисами, и при этом пользоваться знакомым понятным интерфейсом.
Реклама. erid: 2V123455
ООО «Яндекс» / 360.yandex.ru/ ИНН: 7736207543
