Среди самых известных мифов о закупках существует версия, что закупки — это продукт происхождения XIX или XX века. Однако сегодня мы расскажем, почему это не так, попробуем проследить историю развития профессии с древних времен до наших дней, а также пофантазировать на тему дальнейшей эволюции.
Деятельность, связанная с закупками, поставками или снабжением, уходит корнями глубоко в историю цивилизации. На том далеком этапе развития нашей цивилизации получение желаемого уже происходило путем заключения взаимовыгодной сделки, пришедшей на смену варварскому захвату. Так, к примеру, во время раскопок в северной Сирии в Рас-Шамре (город-государство Угарит) была обнаружена клинописная табличка, датированная примерно 2800 годом до нашей эры, надпись на которой была расшифрована так: «ХСТ должен поставлять по 50 кувшинов превосходного ароматного масла каждые 15 дней начиная с (дата начала поставок) и в течение всего правления АС. За это он будет получать 600 малых мер зерна. Этот заказ будет действовать бессрочно до тех пор, пока покупатель или его сын не откажется от поставок». Очевидно, что это настоящий прообраз контракта с описанием товара и условий сотрудничества сторон. Это ли не подтверждение предположения о раннем зарождении профессии, и подобных примеров история дает предостаточно.
Итак, специалисты разделяют развитие закупок на несколько значимых современных периодов.
Зарождение профессии, вторая половина XIX века
Одни исследователи утверждают, что настоящая история закупок началась после 1850 года, другие же, напротив, приводят доказательства существования сделок, связанных с закупками, много раньше этого времени. В книге Чарльза Баббеджа, посвященной экономике производства оборудования, опубликованной в 1832 году, говорится об исключительной важности закупок.
Чарльз Баббедж
Там же описывается деятельность сотрудников, «ответственных за материалы», выполняющих ряд функций, которые в наше время мы бы с уверенностью отнесли к зоне деятельности закупок. Некий сотрудник, занимающий, как мы сейчас бы сказали, ключевой пост в компании, отвечал за нормальное функционирование, например, шахты, а именно «за материалы, он выбирает, приобретает, получает и отправляет все нужные изделия».
Рисунок 1. Иллюстрация деятельности, связанной с поставками, начала XX века
Интерес к отрасли окончательно сформировался после 1850-х годов, при этом наметился устойчивый тренд к признанию важности профессии и необходимости развития компетенций внутри нее. Это во многом было обусловлено бурным строительством железных дорог в США: к 1866 году компания «Железная дорога Пенсильвании» выделила закупочную деятельность в отдельное подразделение, названное «департамент снабжения». Спустя несколько лет главный агент по закупкам в компании «Железная дорога Пенсильвании» перешел в прямое подчинение непосредственно президента компании, что, бесспорно, подчеркивало важность закупочной деятельности для предприятия в целом.
Динамика укрепления отрасли подтверждалась фактом публикаций, как мы бы сейчас назвали, практических кейсов, обобщающих закупочный опыт в определенной производственной сфере. К примеру, ревизор компании «Железные дороги Чикаго и Северо-Запада» в 1887 году опубликовал свой труд, посвященный исключительно сфере закупок отрасли строительства и эксплуатации железных дорог под названием «Работа с поставками для железной дороги — закупки и распоряжения». В книге обсуждались вопросы, которые актуальны для закупок и в наши дни: потребность в получении корректно составленных технических заданий и способность грамотно с ними работать, необходимость централизации закупок под управлением единого центра компетенций компании. При этом автор указывал на проблему подбора сотрудников в отдел закупок, которая связана с отсутствием должного к ним внимания, не говоря уже о дальнейшем развитии компетенций.
Развитие основ закупок, начало XX века
Следующий период развития профессиональной отрасли связан с приходом XX века, что произошло не без популяризации закупочной деятельности посредством публикаций в газетах и журналах. Это позволяло проводить обмен опытом в различных производственных сферах: так, инженерные журналы особое внимание уделяли потребности в квалифицированных сотрудниках, занятых в сфере закупок, и составлению детальных спецификаций товаров и услуг.
Бесспорно, деятельность в области закупок приобрела особое значение в период Первой мировой войны ввиду необходимости получения жизненно необходимого военного сырья и материалов. Несмотря на то что за все годы Первой мировой войны не вышло ни одной крупной книги, посвященной закупочной деятельности, Гарольд Т. Льюис, известный специалист в сфере закупок, в 1930–1950-е годы отмечал, что в те времена практически не осталось сомнений относительно важности закупок в деятельности предприятий. А в индустриальном сообществе созрело осознание необходимости устойчивого процесса закупок.
Иллюстрация индустриального периодического издания начала XX века
Накопление и анализ опыта, послевоенные годы
Понимание важности сферы снабжения и закупок, сформировавшееся в годы Второй мировой войны, не сохранилось в послевоенные годы. Известный профессионал в сфере закупок Джон А. Хилл так описал состояние отрасли в тот период: «Для многих фирм закупки являлись просто неизбежными издержками ведения бизнеса, с которыми никто ничего не мог поделать».
Однако в этот же период в профильных индустриальных журналах стали появляться статьи с описанием практических закупочных аспектов деятельности различных компаний, где представители отрасли аккумулировали, анализировали, представляли информацию о различных решениях в закупках. По своей сути подобный обмен практическим опытом явился основой для дальнейшего укрепления платформы профессиональных компетенций. Компания Ford Motor Company стала одним из первых частных предприятий, учредивших исследовательский аналитический центр для проведения анализа поведения рынков сырья и товаров в краткосрочной перспективе, который был призван оказывать экспертную поддержку департаменту закупок компании. А General Electric стал пионером функционально-стоимостного анализа (VA), позволявшего дать оценку влияния колебания цены и качества того или иного продукта на конечную стоимость. Однако несмотря на появление процедур, близких к привычным закупочным, как отмечалось ранее, должной оценки с точки зрения «полезности» закупок для компании в целом получено не было. Напротив, фокус отрасли смещался в сторону удовлетворения текущих потребностей предприятия в условиях умеренной конкурентной среды.
Управление ресурсами, 1960–1970-е годы
В середине 1960-х годов значительно усилился интерес предприятий к сфере материального обеспечения и управления ресурсами, зародившийся, как было отмечено ранее, в XIX веке, в эпоху бурного строительства железных дорог. Концепция управления ресурсами характеризовалась такими составляющими, как закупка, получение, контроль, хранение, передача, и часто была сосредоточена в руках одного сотрудника или департамента, в зависимости от размера предприятия.
Пройдя вековой путь развития от XIX к XX веку, функция закупок становилась все более заметной и обособленной, что выражалось в кристаллизации характерных и узнаваемых компетенций профессии. К примеру, менеджеры по закупкам подчеркивали важность выбора между несколькими вариантами путем объективного сравнения конкурентных ценовых предложений, однако редко рассматривали поставщика как ценного делового партнера на длительную перспективу и руководствовались принципом непредвзятой оценки возможности заключения сделки в условиях свободного рынка. При этом ценовая составляющая коммерческого предложения играла решающую роль в принятии окончательного решения о закупке. Однако следующий исторический период, а именно эпоха глобализации поставила закупочную отрасль перед необходимостью внесения значительных корректировок и заставила вырабатывать принципиально новые подходы в профессии.
Глобализация, конец XX века
Ключевыми отличиями наступившей эпохи глобализации стали следующие аспекты:
- Высокая степень конкуренции, не существовавшая никогда ранее в истории промышленности.
- Глобальные корпорации стремительно отвоевывали рынки у местных предприятий, используя принципиально иные стратегии, организационные структуры, приемы управления.
- Масштаб и скорость технологических изменений были беспрецедентными.
- Впервые получили распространение мировые информационные сети, связавшие международные цепочки поставок.
Соответственно в это время здоровой интенсификации конкурентной среды определились необходимость и возможность управления не просто материальными ресурсами отдельно взятого звена поставок, а цепочкой в целом. Управление цепочкой поставок характеризуется комплексным подходом к координации финансовых, информационных потоков, товарообороту, сервисам, позволяющим посредством выстраивания взаимодействия с поставщиками максимально эффективно отвечать потребностям конечных потребителей, внутренних клиентов, достигая заданного уровня снижения затрат и издержек.
Управление цепочкой поставок, XXI век
Управление цепочкой поставок в полной мере отражает тенденцию к повышению эффективности взаимодействия: так, коммуникация поставщик — закупщик переходит от стадии противоборства к ступени конструктивного сотрудничества. Появляются развитие поставщиков, использование экспертных знаний в профильной области, взаимное пересечение бизнес-приоритетов, рождается понятие полной стоимости (TCO) и его эксплуатации в закупочных процедурах, доминирует подход долгосрочного стратегического планирования и управления затратами, доступно повсеместное использование информационных технологий. Все это позволяет аккумулировать дополнительную ценность от закупочной деятельности в компании, оказывающую позитивное влияние не только на уровень издержек, но и на управление рисками на фоне роста продаж.
Касательно современного восприятия роли управления цепочкой поставок можно выделить следующие ключевые изменения по отношению к более ранним периодам развития профессии. Во-первых, изменение роли закупок в современной экономике происходит ввиду новых вызовов, связанных с жесткой международной конкуренцией и необходимостью постоянного повышения эффективности наряду с минимизацией рисков. Во-вторых, стремительные изменения ожиданий конечных потребителей и внутренних клиентов влекут за собой необходимость владения актуальной информацией и возможностями, позволяющими реагировать своевременно. В-третьих, неизбежная взаимная интеграция закупок с другими бизнес-процессами компании, позволяющая повышать эффективность за счет профильной экспертизы каждого из направлений деятельности.
Таким образом, мы проследили более чем двухвековую историю эволюции профессии, на каждом из этапов которой был получен бесценный опыт, заложивший не только устойчивые основы отрасли, но и очевидные предпосылки дальнейшего развития.
Принимая во внимание актуальные ожидания бизнеса в части управления цепочкой поставок, можно предположить, каковы дальнейшие направления развития закупочной деятельности.
Растущие затраты
С 2008 года наблюдалось значительное давление на бизнес в части роста затрат, в чем не последнюю роль сыграли быстро растущие цены на нефть, что привело к удорожанию многих составляющих цепочек поставок и явилось причиной ускорения темпов инфляции на фоне вынужденного увеличения оплаты труда. Кроме того, наблюдалось негативное влияние на финансовый сектор, повысив значимость стоимости капитала как фактора при принятии инвестиционных решений и доступность капитала для использования.
Закупки говорят: «Сейчас есть несколько фокусов закупок:
1. Быть уверенным, что команда хорошо разбирается в том, что делает на ежедневной основе;
2. Сделать жизнь внутренних клиентов максимально простой; 3 — использовать внутренние и внешние вызовы как повод для совершенствования»;
3. Государственный сектор сосредоточен на исключении неэффективных расходов.
Некоторые из наиболее серьезных перемен в сфере закупок, произошедшие в 1990-х годах и в первом десятилетии XXI века, произошли именно в области государственных расходов: к примеру, федеральные и региональные закупки прошли путь консолидации, что позволило использовать значительное конкурентное преимущество и компетенции. Несмотря на то что в этом были достигнуты значительные успехи, некоторые сложности, связанные с необходимостью дальнейшего повышения эффективности использования средств, остаются актуальными. Можно утверждать, что закупки необходимо реформировать и адаптировать согласно внутреннему запросу, наделяя различной степенью влияния и ответственности, отказавшись в полной мере от привычного восприятия закупочной деятельности.
Растущая тенденция аутсорсинга
В последнее время усиливается тенденция к передаче широкого спектра производств и видов услуг на аутсорсинг. Как вы помните, предыдущий номер журнала «Директор по закупкам» был посвящен непосредственно этой теме ввиду ее высокой актуальности и повсеместного применения в отрасли. Не сложно догадаться, что обсуждаемая тенденция к аутсорсингу требует от отдела закупок новых компетенций, связанных с необходимостью совершенствования тендерных процессов, юридической экспертизы, тактик ведения переговоров, возможностей взаимодействия с представителями различных сфер, а также применения методик открытого бюджетирования. Стоит отметить, что закупочную деятельность, как и любой другой сервис, рассматриваемый с точки зрения приложения силы по удовлетворению потребности конечного потребителя, можно также передать на аутсорсинг.
Признание того, что закупки составляют существенный вклад в общую эффективность компании
Многие предприятия — лидеры рынков признали значительный вклад закупочной деятельности в общую корпоративную эффективность. К примеру, при долгосрочном планировании и разработке устойчивой стратегии бизнеса жизненно необходимо обладать достаточной информацией об ожиданиях затрат на ключевые ресурсы компании и их доступности в сочетании с отслеживанием инновационных технологий, развитием рынков и гарантией соблюдения основополагающих принципов компании.
Закупки говорят: «Эффективность взаимодействия повышается, если сотрудники действительно хотят работать вместе — внутренний клиент и закупки».
Положительное влияние глобальных поставок
Одним из ярких примеров использования глобальных поставок можно назвать ритейл, цепочки поставок которого уверенно охватывают географию всего мира, демонстрируя устойчивое взаимодействие с поставщиками различных стран и континентов. Это обусловлено необходимостью быстрого реагирования на сезонные колебания, изменяющийся спрос, причуды моды, социальный и экономический климат при условии соответствия глобальным и локальным требованиям качества товаров и услуг. Гармоничная глобализация поставок характерна как для производственных, так и для других отраслей бизнеса, более того, непосредственное расположение отдела закупок может быть продиктовано потребностями бизнеса в локализации того или иного источника поставок, примером чего может служить размещение закупок в Азии.
Ниже приведены ожидания закупочной отрасли, характерные по отношению к участникам глобальных цепочек поставок, которых можно назвать мировыми лидерами профильных рынков:
- Постоянное улучшение — поставщики принимают на себя формальное и подтвержденное обязательство по реализации постоянных улучшений продуктов и производственных процессов.
- Технологии и инновации — поставщики являются технологическими лидерами в своих областях промышленности, предлагая клиентам современные технологии и подспорье в повышении конкурентоспособности.
- Способность адаптироваться — поставщики готовы инвестировать в новое оборудование, разрабатывать новые технологии и совершенствовать свою деловую деятельность для лучшего соответствия стратегии клиентов.
Закупки говорят: «Время перемен всегда непростое, поэтому в ближайшие несколько лет закупки ожидают прогнозируемые и неожиданные вызовы, связанные с меняющимися ожиданиями бизнеса и внешней средой»
Использование информационных технологий и возможностей электронных закупок
ИТ-революция оказала на закупки, как и на другие сферы бизнеса, влияние, переоценить которое сложно: защищенные сети, облегчающие работу всей системы электронных закупок на базе информационных систем (eSCM, ERP), от управления потребностями через поиск и развитие поставщика с организацией внешней и внутренней логистики до организации финансовых потоков. Стоит отметить, что на пути информатизации закупочной деятельности совершаются первые уверенные шаги, и долгосрочная тенденция развития бизнеса в этом направлении очевидна, однако не все еще процессы выстроены, отлажены, а понимание их пока не на должном уровне. К примеру, доля электронных аукционов и тендеров, по оценкам представителей отрасли, неуклонно растет, но все еще сравнительно невелика, похожая ситуация и с блоком управления данными (сбор, хранение, анализ, выработка рекомендаций). Если попытаться предположить, какие еще возможности дальнейшего развития нас ожидают в связи с появлением новых информационных технологий, то, вероятно, среди необходимых шагов дальнейшего развития можно назвать оптимизацию документооборота или полное исключение бумажных носителей. Ведь сейчас, по оценкам участников закупочной деятельности, вес тендерной документации на бумажных носителях может достигать нескольких килограммов.
Консолидация закупок
Многие поставщики прошли процесс слияния и поглощения, что позволило им занять в ряде случаев значительную долю рынка и дало возможность оказывать влияние на ценообразование путем регулирования доступного рынку товара или услуги, митигируя влияние ограничивающих факторов. Закупки, со своей стороны, вынуждены формировать достойный ответ, объединяя усилия для выстраивания эффективного взаимодействия с лидерами отраслей.
Необходимость реформирования привычных подходов
Не секрет, что дать объективную оценку самому себе всегда сложно. Однако время диктует необходимость принятия перемен и подталкивает к переоценке привычных подходов к реализации закупочной деятельности, что, в частности, выражается в неизбежном переходе от операционной схемы работы к стратегической или, согласно таблице 1, в стремлении достигнуть уровня интеграционного этапа развития профессии. Обращаясь к примерам, замечаем, что такие защитные шаги, как непредоставление заинтересованным лицам доступа к информации, скажем, о состоянии тендерного процесса, иногда могут быть расценены как непрофессиональные. А эффективный пересмотр традиционных способов работы был бы очевидно полезен, например, в строительном секторе, где всем процессом закупок руководят проектные отделы, иногда почти полностью исключая из процесса специалистов по закупкам.
Закупки говорят: «Я понял, что просить внутренних клиентов измениться неэффективно, — нужно меняться закупкам изнутри!»
Современный уровень развития закупок
Один из центров компетенций по изучению закупочной деятельности выделил несколько параметров, характеризующих современные стандарты работы:
- Приверженность принципам комплексного управления качеством (TQM).
- Приверженность принципам системы «точно в срок» (just-in-time, JIT).
- Приверженность снижению общего времени цикла.
- Долгосрочные стратегические планы, имеющие несколько измерений и полностью интегрированные в общий план развития компании, включая стратегию закупок, и увязанные с потребностями покупателей.
- Выстраивание эффективных взаимоотношений с поставщиками. Взаимоотношения включают в себя такие вопросы, как рационализация базы поставок и разделение поставщиков на «стратегических», «предпочтительных» и «с открытого рынка». Взаимоотношения со стратегическими поставщикам характеризуют высокий уровень доверия, управление рисками, обмен данными и вовлечение поставщиков в улучшение продукта.
- Стратегическое управление затратами предполагает использование подхода, учитывающего при оценке предложений издержки за весь срок жизни продукта (TCO), а также использование информационных технологий для обеспечения безбумажного оптимального процесса закупок по всей цепочке поставок.
- Оценка результатов, включая регулярное сравнение с аналогами внутри отрасли и между отраслями. Меры по оценке результатов разрабатываются с учетом мнения конечных потребителей, других подразделений компании и поставщиков.
- Обучение и профессиональное развитие, включая определение необходимых навыков для руководителей в сфере закупок и поддержание нужных навыков у рядовых сотрудников. В закупочной деятельности мирового уровня процессы обучения и образования рассматриваются как важнейшие факторы постоянного развития.
- Превосходное качество обслуживания — закупки представляют собой проактивную деятельность, управляющую потребностями потребителей.
- Социальная ответственность компании, особенно в отношении этических и экологических вопросов, а также безопасности и поддержки местных поставщиков.
- Управление и лидерство — хотя они упомянуты на последнем месте, на самом деле являются, скорее всего, ключевым фактором. Руководители отделов закупок пользуются поддержкой топ-менеджмента и осознают необходимость перемен. У таких руководителей есть видение будущего развития, они стимулируют открытое общение, обращаются с другими с уважением и способствуют развитию потенциала и собственных сотрудников, и поставщиков.
Стратегическое партнерство в закупках — это партнерство равных, когда поставщики рассматриваются в качестве источника конкурентного преимущества, в сфере ответственности которых находится значительная доля себестоимости продукта, ведь чтобы достичь необходимых стандартов во взаимодействии с потребителями, для компании критически важно обеспечить соответствие современным стандартам в управлении цепочкой поставок.
По материалам CIPS. Текст подготовлен Викторией Тот
