В 2015 году совет директоров
АО «Объединенная химическая компания «УРАЛХИМ»
принял решение вывести управление всеми закупками в отдельную дирекцию. Руководить новой структурой был приглашен Дмитрий Бояркин. Сегодня его подразделение включает в себя три департамента: закупки оборудования и услуг, закупки сырья и вспомогательных материалов, а также департамент планирования и развития снабжения. Также в дирекцию входят закупочные подразделения всех четырех производственных площадок. Наш журнал попросил
Дмитрия
Бояркина
рассказать о том, как происходила трансформация закупочной системы «УРАЛХИМа», каковы ее задачи и цели.
— Дмитрий, с чего началось преобразование закупок в компании?
— Началось все с осознания и оценки нашего, в то время, текущего состояния, выявления проблем и разрывов с лучшими практиками в закупках. После этого —разработка и утверждение стратегии закупок в компании. Ну и затем уже работа по внедрению конкретных шагов по внедрению плана изменений. Проанализировав всю закупаемую номенклатуру, мы приняли решение консолидировать и централизовать не только стратегические закупки, но и номенклатуру, закупка которой несет синергетический эффект для компании. Для четкого понимания кто за что отвечает – мы утвердили разделительную ведомость, прописали, какая номенклатура будет приобретаться централизованно, а какая — на заводах.
Таким образом мы начали внедрять систему категорийного менеджмента, когда каждая закупка осуществляется как отдельный проект, где есть четкое понимание стоимости, рыночных факторов, влияющих на нее, ключевых поставщиков. Замечу, что глубина погружения нами в каждую категорию закупки напрямую сказывалась на результатах работы. Только за первый год моей команде удалось сэкономить порядка миллиарда рублей.
— Что помогло вам так быстро добиться столь значительного успеха?
— Мы утвердили стратегию, я четко понимал, куда и как двигаться. Кроме этого, мне удалось собрать отличную команду умных и неравнодушных ребят — профессионалов своего дела. Мы полгода анализировали различные IT-системы, позволяющие автоматизировать закупки. Одно из ключевых требований было – современная производительная система, которая бы не устарела в ближайшие 5 лет, с максимальной скоростью развертывания, ну и, безусловно, — оптимальная цена.
— В итоге вы выбрали SAP Ariba. Почему именно эту систему?
— За возможность быстрого развертывания и минимальное привлечение собственных IT-ресурсов. Удобная сегодня и современная завтра. Она устраивает нас по функционалу, в ней просто работать, и при этом у нас появилась возможность использовать сеть глобальных поставщиков.
— Из чего складывается стоимость данного продукта?
— Из абонентской платы, зависящей от количества лицензий (сколько людей работают в системе). Ну и, конечно, затраты на внедрение программы.
Мы внедряем три модуля: P2P (базовый модуль Ariba Procure-To-Pay (От Заявки до Оплаты), который объединяет заявки всех наших внутренних клиентов), модуль
Ariba
Sourcing Pro — Выбор поставщика, и SIPM (Supplier Information and Performance Management — Управление поставщиками). В блок P2P поступают все заявки, которые агрегируются в зависимости от нашего бизнес-сценария. Сотрудник, который получает заявки, простым нажатием клавиши инициирует поиск поставщиков. Затем модуль
Ariba
Sourcing осуществляет выбор поставщика и возвращает выполненную заявку опять в P2P. Блок SIPM помогает проводить квалификацию и аттестацию поставщиков, анализирует данные по поставке (вовремя ли был привезен товар или оказана услуга, их качество и прочее). В результате наша компания получает не только автоматизированный процесс закупки, но и базу поставщиков с оценкой их возможностей.
— Сложно было обучить работе с этой системой свой персонал, поставщиков?
— Сначала все отнеслись к нововведениям настороженно. Но обучение прошло легко. Кто-то из наших сотрудников имел опыт работы в системе, а для кого-то потребовалась сессия по обучению.
Что касается работы с поставщиками, то это всегда совместное развитие. Информационные технологии развивают бизнес-сообщество в целом. Мы что-то у себя внедряем, а поставщики, даже те, кто никогда не работал с такими системами, медленно, но верно двигаются в этом направлении и быстро привыкают к уже наступившему будущему.
— Вы упоминали о базе поставщиков. В SAP Ariba вы можете пользоваться только своей базой?
— SAP Ariba — это облако, в котором мы консолидировали около пяти тысяч поставщиков. Но помимо этого, мы можем использовать международную сеть Ariba Discovery. Таким образом, по факту нам доступны около 2 млн поставщиков.
— Любой клиент SAP Ariba может видеть ваши оценки и комментарии по работе с поставщиками?
— Если мы открываем эту информацию, то да.
— Вам интересно видеть оценки работы поставщиков закупщиками из других компаний?
— Это полезная информация. Однако любую закупку следует оценивать через призму своего бизнеса и восприятия. У медали всегда две стороны.
— Наличие этой системы в компании повлияло на численность персонала в вашей дирекции?
— Все считают, что автоматизация влечет за собой сокращение персонала. В целом это правильно. Но автоматизация процессов — это в первую очередь освобождение сотрудников от рутины и возможность более глубоко заниматься закупкой своей категории. Кроме того – это исключение влияния человеческого фактора на результат работы (сотрудник может ошибиться случайно, не проверить какие-то цифры), прозрачность для поставщиков и акционеров компании. Автоматизация позволяет максимально избежать коррупционной составляющей закупки. Никто не может видеть предложение от поставщиков в системе до момента его открытия, причем все предложения вскрываются одновременно. Такой подход является залогом честной конкуренции.
— Сложно ли молодым компаниям попасть в ваш тендер, как им достучаться до вас?
— Наша компания открыта для поставщиков. Информация обо всех конкурентных закупках публикуется на сайте. Там же есть ссылка и на SAP Ariba, и любая компания, может самостоятельно зайти и зарегистрироваться для участия.
— Если выбор поставщика происходит автоматически, что остается закупщикам? Есть ли необходимость в проведении переговоров с поставщиками?
— Система — это всего лишь инструмент. Будь она настолько умна, профессионалы были бы не нужны. Пока система позволяет только оптимизировать ручной труд, исключить рутину и ошибки, но переговоры должен вести закупщик, профессионал, владеющий ситуацией на рынке и отвечающий за процесс закупки.
— На каком этапе закупки вы рекомендуете начинать переговоры с поставщиком?
— Все зависит от выбранной категорийной стратегии. Если конкуренция среди производителей товара или услуги высокая, то есть смысл проведения закупки с помощью многоэтапной конкурентной процедуры или онлайн-аукциона. Переговоры проводятся по сложным и дорогостоящим закупкам.
— Каким образом происходит взаимодействие с поставщиками после проведения тендера, система в этом как-то участвует?
— Один из плюсов SAP Ariba — по окончании процесса, когда поставщик уже утвержден, система направляет ему уведомление о результатах, например: «вы выбраны победителем». Остальные участники получают сообщение о том, что их предложение не лучшее на данный момент.
— Сообщаете поставщику, по каким причинам он не прошел отбор?
— Нет, не сообщаем, но при запросе всегда даем обратную связь. Если поставщикам что-то не нравится, они всегда могут написать свои предложения по улучшению процесса выбора поставщика в компанию или обратиться по «горячей линии». Мы стараемся быть максимально открытыми.
— Как вы набирали людей в свою команду? По каким-то специальным требованиям?
— Мои основные требования к закупщику — честность и профессионализм. Безусловно важны опыт, коммуникативные способности и профессиональные рекомендации. Ну и одно из самых главных — мои сотрудники должны быть неравнодушными людьми. Равнодушие убивает результат.
— Как вы проверяете сотрудника на честность?
— Конечно, не полиграфом. Рекомендации и опыт совместной работы. У меня есть правило: если человеку не доверяешь — то лучше расстаться, так как наша работа построена, в том числе, на ответственности и доверии друг к другу.
