Зачем бизнесу аутсорсинг закупок?

«Сложные экономические времена и интенсивная глобальная конкуренция оказывают повышенное давление на финансовые результаты компаний. Более чем когда-либо бизнес фокусируется на своей ключевой деятельности и очень аккуратно управляет финансовыми потоками компании. Естественно, что это привело к детальному исследованию расходов по закупкам у поставщиков — иногда эти объемы могут быть эквивалентны половине годового дохода компании.

Автор: Марина Трепова, профессиональный̆ закупщик, партнер Siegel® HR в Украине и СНГ, бизнестренер, консультант, управляющий партнер Crossculture Academy, общественный деятель, член ГО «Прозрачные
закупки», член Ассоциации закупщиков Украины, автор программы «Академия мастерства закупок»

Поскольку давление продолжает расти, компании должны быть уверены, что они получают оптимальную отдачу от своих расходов по закупкам или они могут найти соответствующие конкурентные преимущества» (по материалам статьи корпорации IBM Smart spending: a new approach that can help you optimize your procurement spend).

Слово «аутсорсинг» для многих новое и непонятное в русскоязычном пространстве и в постсоветских странах. Но мир меняется быстро и в этом направлении уже очень далеко ушел от нас.
В дословном переводе «аутсорс» — это вынесение поставки/ предоставления услуг за пределы компании. На постсоветском пространстве еще сохранился подход, согласно которому все делается внутри компании (холдинга, комплексов и других структур) самостоятельно. Компании содержат свои автопарки, детские сады, столовые и свинофермы для производства мяса тем же детским садам и столовым, засевают сами поля и прочее, не говоря уже о том, что все услуги тоже осуществляют самостоятельно (клининг, рекрутинг и многое другое).

К счастью, за последние десять лет возникла тенденция к избавлению от всего этого хозяйства и переходу на аутсорсинг.

Однако наш менталитет все еще не дает возможности прорасти новым технологиям и подходам, что, в свою очередь, не позволяет нам повысить
 свою конкурентоспособность. Самое большое предубеждение по поводу аутсорсинга: если я
 это сделаю сам — будет сделано хорошо, а отдам другим — все испортят и придется переделывать. Но успешные примеры и кейсы показывают эффективность и меняют мнения скептиков.

Сейчас у нас в основном известен и уже достаточно широко используется аутсорсинг в следующих направлениях:

1. IT-аутсорсинг;
2. Финансовый аутсорсинг, в том числе аутсорсинг бухгалтерских услуг;
3. Аутсорсинг рекламных и маркетинговых услуг;
4. Аутсорсинг управления персоналом, включая аутстаффинг;
5. Производственный аутсорсинг;
6. Аутсорсинг любых бизнес процессов.

Эти бизнесы достаточно успешно пришли в нашу жизнь и закрепились в ней.

Зачем же бизнесу нужен аутсорсинг? Результаты анализа 
и опросы показывают, что он нужен. В условиях высокой конкуренции бизнесу необходимо сконцентрироваться на своей ключевой активности, которая генерирует прибыль для компании, повысить свою конкурентоспособность путем максимальной оптимизации всех процессов. А все, что является балластом, следует передать на аутсорсинг, автоматизировать и оптимизировать. Иначе этот балласт будет тянуть вниз и не даст развиваться компаниям.

Давайте разберемся, что же такое аутсорсинг закупок, какие у него есть преимущества и недостатки, а также в каких случаях аутсорсинг закупок будет максимально эффективен.

Согласно определению Wikipedia, аутсорсинг закупок (закупочных процессов) — это передача основных специфических активностей по проведению закупок, тендеров и управлению поставщиками третьим сторон ним организациям, которые специализируются на предоставлении профессиональных услуг 
в сфере закупок. В последнее время уже реже надо доказывать, что закупки «зарабатывают деньги для компании» и существенно влияют на показатели прибыли компании. Согласно данным международного института
 CIPS (The Chartered Institute of Purchasing and Supply), снижение стоимости закупаемых товаров и услуг на 4% эквивалентно увеличению продаж на 20%. Именно поэтому поиск дополнительных путей снижения стоимости за купаемых товаров и услуг стимулирует развитие направления аутсорсинга закупок.

Если посмотреть на особенности работы с компаниями, предоставляющими услуги аутсорсинга закупок, нужно отметить, что есть выгодные отличия:

• 
 длительность контрактов на сотрудничество — минимум три года;
• 
 автоматизация закупочного процесса;
• гибкость в принятии решений;
• инновативность;
• 
 прозрачные взаимоотношения;
• развитие и обучение сотрудников.

В каких компаниях применяется аутсорсинг закупок?

Да, в принципе, в любых.
Его возможно применять как в больших, так в малых и средних компаниях. В больших компаниях можно решить такие задачи, как централизация закупочной функции, уменьшение стоимости закупаемых товаров и услуг путем объединения всех объемов закупок по всем локациям, специализация закупщиков на конкретных задачах, уменьшение мошенничества и прочее.

В небольших компаниях менеджмент сталкивается с такими проблемами: надо нанимать профессиональных закупщиков, которые стоят недешево; у одного или нескольких закупщиков, выполняющих эту работу, недостаточно ресурсов для решения на высоком уровне стоящих перед ними задач; потеря денег на маленьких объемах закупки. Следовательно, через аутсорсинг закупок такие компании получат: снижение стоимости содержания штата, который не занимается неключевыми функциями, профессиональные закупочные услуги, лучшие цены на масштабе и значительную экономию, а также много других преимуществ.

Статистика стран, в которых аутсорсинг закупок используется уже давно, говорит о том, что в случае перевода закупок различных категорий на аутсорсинг, достигается в среднем от 10 до 40% экономии в зависимости от категории, а в некоторых категориях даже больше. На международном рынке аутсорсинга закупок, согласно данным издания Horses for Sources, ведущими игроками являются Accenture, IBM, Procurian, GEP and Infosys. Эти гиганты помогают своим клиентам значительно улучшать финансовые показатели. Кроме того, ежегодный рост рынка аутсорсинга закупок за последние годы составлял 12%.

По данным отчета Future of Procurement, который был составлен Oxford Economics и SAP Ariba, аутсорсинг стоит в пятерке основных стратегических на правлений СРО и практикующих закупщиков. Все это говорит о том, что аутсорсинг закупок будет все больше развиваться в ближайшие годы.

Согласно отчету Gartner, к
2018 году для Business Process Outsourcing (ВРО, аутсорсинга бизнес-процессов) потребуется на 50% меньше сотрудников благодаря максимальной автоматизации и роботизации процессов.

Именно аутсорсинговые компании могут предоставить такие услуги, снижая стоимость своего предложения и операционные издержки.

Основные направления закупок, передающиеся на аутсорсинг Бизнеспроцессы

• Sourceto Contract (S2C): управление данными по расходам, стратегический сорсинг, включая проведение тендеров, закупки и выбор поставщика, управление поставщиками, спотовые закупки.
• Procureto Pay (P2P): создание и обработка PO (запрос на закупку), процессирование счетов и обработка документооборота, управление кредиторской задолженностью, обучение и развитие. «Статистика стран, в которых аутсорсинг закупок используется уже давно, говорит о том, что в случае перевода закупок раз личных категорий на аутсорсинг, достигается в среднем от 10 до 40% экономии в зависимости от категории, а в некоторых категориях даже больше.

Управление категориями

• Неключевые непрямые расходы: здания и сооружения, обслуживание офисов, бизнес-поездки и логистика, маркетинговые расходы, IT и телекоммуникация и прочее.
• Неключевые прямые расходы: ГСМ, упаковка, поддержка, ремонт и капитальный ремонт.

Список категорий и процессов можно расширить. Я привела в качестве примера только некоторые из них.

По моим наблюдениям, об аутсорсинге закупок у нас задумываются единичные прогрессивные компании. При этом пару лет назад директора по закупкам эту тему вообще не поднимали и не поддерживали на профильных и тематических мероприятиях. Радует то, что сейчас у СРО все больше понимания преимуществ в использовании аутсорсинга закупок.

В украинском бизнесе наблюдаются уже первые шаги в этом направлении. Появились компании, которые предоставляют те или иные услуги в аутсорсинге закупок. Это представительство компаний Next Consulting Group, Expense Reduction Analysts. Украинские компании представлены APS Tender, предоставляющей автоматизированные решения Р2Р процесса для закупщиков, и новой компанией OYC (Outsourcing Your Cares). Кроме того, появились такие игроки, как ТОРЕС, которые предлагают закупку всех административно-хозяйственных и офисных потребностей, и PRECORO, предоставляющих услуги по автоматизации закупочного процесса. Не стоит забывать и о торговых площадках, которые находятся в стадии бурного развития, они забирают часть работы по проведению тендеров-редукционов и облегчают поиск поставщиков для различных проектов. Торговые площадки предоставляют различные BI модули для первичной аналитики проведенных торгов.

Как реализовывается аутсорсинг закупок на практике

Приведем примеры нескольких больших международных компаний — лидеров в своих сегментах. В компании Nestle созданы специальные подразделения — NBS (Nestle Business Centers), в которых оказывают услуги по начислению заработной платы, администрированию базы персонала и осуществлению бухгалтерских и транзакционных операций. Один из таких центров работает во Львове, в нем трудятся около 1000 сотрудников, которые обслуживают около 30 стран Восточной и Западной Европы.

Похожий подход существует
и в компании JTI, создавшей
по всему миру Business Service Centers (BSC). В таких центрах осуществляется транзакционная поддержка бизнеса, в том числе и транзакции по закупкам. Согласно информации на официальном сайте компании, ежегодно BSC осуществляет около 5 млн транзакций по всему миру.

Компания Microsoft намного дальше ушла со своими передовыми технологиями. В этой компании один менеджер по закупкам руководит закупками на 2—5 рынках с помощью нескольких аутсорсинговых компаний. На аутсорсинг были отданы такие закупочные функции, как транзакции по закупкам, управление контрактами (полный цикл) и поддержка RFPпроцесса. Все это проходит через три глобальных хаба и поддерживается в зависимости от потребностей на 12—22 языках. Таким образом, на менеджере по закупкам сосредоточены стратегические задачи, работа с бизнесом и внутренними клиентам для поиска самых оптимальных решений, а также мониторинг выполнения политики компании по закупкам.

Также в качестве примера аутсорсингового подхода по отдельным категориям приведу не сколько направлений. Например, закупка комплекса услуг, который включает проведение постоянных промоактивностей по всей Украине: это аренда и содержание офисов и представительств по регионам; работа с персоналом, найм, обучение, управление и администрирование этого процесса; разработка креативных концепций; производство маркетинговых материалов для активностей или административное управление этой закупки; пошив промоформы. Для этих целей была выбрана одна компания, которая управляла всем процессом вместо работы со многими поставщиками. Такой подход позволил значительно оптимизировать время, затрачиваемое сотрудниками отделов закупок, маркетинга и трейдмаркетинга, а также снизить количество транзакций и оптимизировать некоторые статьи бюджета за счет заключения долгосрочных соглашений. Были утверждены основные рейтинги и ставки, по которым работало это агентство. Роль сотрудников отдела закупок заключалась в супервизии и мониторинге этого процесса, про ведении переговоров и решении вопросов, в которых появлялись разногласия.

Другой пример — из области управления категорией «Бизнес путешествия и поездки» (Business Travel). Эту категорию в одной международной компании на глобальном уровне обслуживал международный провайдер. Все услуги по бизнес поездкам всех сотрудников проходили через этого провайдера. Какие выгоды приносил такой подход? В каждой стране находился только один специалист, который управлял этим процессом, все остальное делали сотрудники этой сервисной компании. Оптимизировались транзакционные расходы, с помощью аналитики этой компании менеджеры клиента могли находить самые лучшие решения по оптимизации расходов и процессов, также существовала служба поддержки сотрудников компании 24/7, с помощью которой из любой точки мира сотрудник мог связаться с поддержкой и решить возникшую у него проблему в дороге.

Подобных примеров из раз личных сфер можно привести множество. Так, недавно в своей статье «Как сократить расходы на 37%, передав закупки на аутсорсинг» Антон Трунин, руководитель службы закупок подразделения автомобильного стекла в России и Восточной Европе ОАО «ЭйДжиСи Борский стекольный завод», рассказал, как у них происходило сотрудничество с аутсорсинговой компанией на примере категории «Мобильная связь» и каких результатов они достигли. Результаты действительно впечатляют.

Конечно, у аутсорсинга закупок есть много противников, и уровень недоверия к таким услугам все еще высок. Так, скептики и противники аутсорсинга закупок озвучивают следующие недостатки, которые могут возникнуть в аутсорсинге закупок:

1. Неправильный выбор провайдера услуг;
2. Неоправданные ожидания;
3. Некачественное исполнение условий контракта;
4. Потеря контроля над процессом;
5. Ухудшение во взаимоотношениях;
6. Влияние внешних стейкхолдеров;
7. Сложности с удержанием сотрудников, которых переводят на аутсорсинговые компании.

Но для того чтобы минимизировать эти риски, стоит тщательно все продумать и взять на вооружение следующие правила:

• четкое определение основных и стратегических функций, кото рые не должны передаваться на аутсорсинг, если компания хочет сохранить конкурентоспособные преимущества;
• заключение контрактов с возможностью пересмотра и отмены договора, обязательное соглашение об уровне обслуживания (SLA) должно включать как количественные, так и качественные показатели эффективности для объективного анализа;
• стандартизованный процесс планирования и принятия решений;
• определение зон ответственности и ключевых лиц, принимающих решение;
• при выборе провайдера аутсорсинговых услуг определение чет ких критериев, а также выделение ресурсов и времени на управление всем аутсорсинговым процессом с целью минимизации операционной сложности в дальнейшем;
• культурная и ценностная интеграция, особенно на уровне взаимоотношений с поставщиками и сотрудниками, которых могут перевести на аутсорсинг.

Светлое будущее аутсорсинга закупок

Согласно проведенному исследованию Aberdeen Group Report, лидирующей исследовательской компанией в США на рынке бизнесменеджмента, аутсорсинг закупок назван направлением, которое будет больше всего расти и развиваться на рынке аутсорсинга бизнеспроцессов (ВРО) в ближайшие годы. Это исследование обнаружило, что департаменты закупок стремятся к значительно большему вовлечению экспертов со стороны третьих лиц, чтобы усилить возможности по снижению расходов.

Вот четыре основные причины, которые респонденты указали в отчете, почему эти компании будут участвовать в аутсорсинге закупок:

• 45% отметили давление по снижению операционных затрат по закупкам;
• 41% указали увеличивающуюся глобальную конкуренцию;
• 36% подчеркнули необходимость получить доступ к лучшим ценам;
• 34% испытывают давление с целью смещения фокуса сотрудников на более стратегические активности.

На самом деле, как отмечает Тед Ландграф в своей статье Procurement Outsourcing Market, «все отдается на аутсорсинг, по тому что компании продолжают совершенствовать свои миссии и бизнесмодели, стремясь найти дешевле, лучше и быстрее».

Экстраполируя эту тенденцию на постсоветские страны, могу совершенно уверенно сказать, что нас ожидает расцвет аутсорсинга во многих направлениях, в том числе в аутсорсинге закупок, поскольку рынок требует, чтобы наши компании и бизнесы были более конкурентными на внутренних и внешних рынках, были дешевле, лучше и быстрее. Иначе в высококонкурентной рыночной среде нашим предприятиям не выжить.

Источник журнал «Директор по закупкам»