В Ассоциации менеджеров назвали основные вызовы при работе с поставщиками в закупочной деятельности
После 2022 года сфера закупок претерпела ряд изменений, многие компании были вынуждены пересмотреть перечень возможных поставщиков и автоматизировать процессы. О том, с какими вызовами сегодня сталкиваются российские компании в ходе организации тендеров и проведения закупок, рассказали эксперты отрасли на заседании Комитета по управлению закупочной деятельностью Ассоциации менеджеров.
В дискуссии приняли участие представители российских компаний из разных отраслей экономики. Эксперты поделились опытом привлечения поставщиков в закупки, рассмотрели ключевые вопросы привлечения и оценки партнеров, а также обозначили основные темы и сложности, актуальные для каждой из сторон.
Модератор заседания Виктор Симоненко, председатель Комитета по управлению закупочной деятельностью Ассоциации менеджеров, заместитель генерального директора электронной торговой площадки Росэлторг, поделился результатами исследования о проблемах и вызовах, с которыми сталкиваются заказчики при выборе поставщиков. В опросе приняли участие представители порядка 100 российских компаний из государственного и частного сектора. Согласно результатам исследования, настоящей проблемой для заказчиков становятся вопросы достоверности предоставляемой информации – 73% респондентов отметили, что поставщики прикладывают к документации поддельные дипломы, лицензии и другую фиктивную информацию о бизнесе. Также серьезной преградой становятся нарушения условий исполнения договора: 92,4% опрошенных указали, что чаще всего поставщики нарушают сроки, предоставляют некачественный товар или продукт, несоответствующий техзаданию. Еще 3,8% респондентов назвали большой проблемой привлечение неквалифицированного персонала вместо заявленного квалифицированного. Как отметил Виктор Симоненко, для борьбы с нарушениями заказчики используют разные методы. Самая распространенная мера, согласно исследованию, – контроль заказчика на всех этапах исполнения договора (29%). Кроме того, действенными методами назвали предквалификацию, претензионную работу, а также введение штрафов и пени (по 15%).
«Формирование отношений поставщиков и закупщиков остается крайне актуальной темой. И у заказчиков, и у поставщиков есть друг к другу вопросы, важен диалог между ними. Количество поставщиков, участвующих в закупках, сокращается из года в год. Так, с 2022 года у 46% компаний, участников опроса, сократилось количество поставщиков, в том числе на рынке стало примерно на 150 тыс. меньше активных контрагентов. Но при этом конкуренция сохраняется. И часть поставщиков ведет более агрессивную политику и динамичнее участвует в закупках», – отметил Виктор Симоненко.
На трансформацию рынка поставщиков обратила внимание и Анна Салкова, директор по закупкам РЖД-Технологии. Сейчас компания активно переходит на импортозамещенные продукты и услуги, в результате чего нередко в качестве поставщиков выступают новые партнеры, зачастую отечественные производители. Как заметила эксперт, отсюда следуют две актуальные проблемы: одни поставщики не заинтересованы в конкурентной борьбе, а другие – не имеют большого опыта работы с заказчиками, особенно крупными. В то же время, как отметила Анна Салкова, с 2024 года в компании введено новое правило: если на закупку поступила только одна заявка от участника или есть лишь одна заявка, отвечающая требованиям закупки, такая процедура признается несостоявшейся, и договор не заключается. «В 2024 году каждая восьмая закупка признавалась несостоявшейся (в 14% закупок не было участников, 50% — была подана лишь 1 заявка). Поэтому все несостоявшиеся закупки стали для нас слишком дорогими в связи с необходимостью повторного проведения. В этом году только 1 из 25 процедур признается несостоявшейся. Сейчас мы регулярно проводим Дни поставщиков, которые помогают найти новых партнеров, обсудить ключевые вопросы и обменяться опытом. Также компания проводит внутреннее обучение функциональных заказчиков, способствующее повышению их профессиональной квалификации», – поделилась Анна Салкова.
Особенностями сотрудничества с партнерами из IT и medtech отраслей поделилась Валерия Игнатова, руководитель отдела закупок медицинской компании СберЗдоровье. Эксперт отметила, что для облегчения работы с поставщиками в компании разработан специальный чек-лист, который помогает более эффективно выстраивать работу между заказчиком и поставщиком. «Главная проблема закупочных процессов – это дискоммуникация. А мы, закупщики, должны быть партнерами как для заказчиков, так и для поставщиков. Именно закупщик оказывает непосредственное влияние на бизнес, отвечает за соблюдение процедур и анализирует тенденции рынка. Сейчас мы много общаемся с нашими поставщиками, упрощаем документацию, а порой – и ограждаем их от некоторых вопросов заказчика. В текущих условиях мы выстраиваем сотрудничество с поставщиками по принципу win – win. Мы стараемся сделать закупочные процессы максимально прозрачными и обязательно слушать наших поставщиков, их просьбы и боли», – отметила Валерия Игнатова.
Наталия Спицына, коммерческий директор Северсталь — ЦЕС, рассказала, как в компании организована структура закупочной функции. За повышение эффективности процедуры в организации отвечают блок развития и категорийный, за обеспечение потребностей заказчиков и исполнение контрактов – операционный и складской блоки. Причем, как отметила эксперт, часть функций ложится на бэкофис. «Благодаря такой структуре удается выстроить комплексную систему, в которой удобно работать и всем участникам закупочного процесса внутри компании, и поставщикам. Мы передаем различные списки, общую номенклатуру, касающуюся закупочных процессов, в бэкофис или блок сопровождения закупок, что делает процедуру более удобной и результативной. Кроме того, в компании разработана собственная платформа на основе искусственного интеллекта, которая также помогает в закупочной деятельности», – рассказала Наталия Спицына.
По словам спикера, работа с поставщиками выстроена по четкому плану. Сначала происходит обязательная предквалификация с участием коллег из службы безопасности, затем – заполнение анкеты на соответствие требованиям закупки. Также раз в месяц проводится операционная оценка поставщика, а после этого (раз в полгода) – экспертная оценка. По словам Наталии Спицыной, такой подход позволяет компании постоянно актуализировать данные о рядовых и потенциальных поставщиках и удовлетворять их главный запрос — на прозрачность, доступность и долгосрочность партнерства.
Также опытом работы с поставщиками поделились Даниэль Муллагалиев, директор Центра компетенций по коммерческим закупкам Ростелеком, и Даниэль Изетов, руководитель проекта развития цифрового решения «Бриф» компании «Атомкомплект» (ГК Росатом). Со стороны поставщиков в заседании выступили руководитель отдела по государственным закупкам медиакомпании BOYVANOV Юлия Бойванова и руководитель тендерного отдела ПО КАСКАД Алексей Мазилин. Эксперты озвучили основные сложности, с которыми сталкиваются в процессе проведения тендеров, а также поделились опытом участия в переторгах.
В завершение дискуссии участники согласились, что эффективное взаимодействие между компаниями-заказчиками и поставщиками является залогом устойчивости бизнес-процессов и конкурентоспособности компаний. По мнению экспертов, качество и развитие базы поставщиков напрямую влияют на операционную эффективность, снижение рисков, финансовый результат и деловую репутацию компании на рынке.
