С точки зрения управления бизнесом, 2022 год был непростым, однако многие компании не только не остановились в развитии, но сумели показать как значительный технологический рост, так и увеличение показателей удовлетворенности своих сотрудников. Среди них Группа компаний «Росводоканал», которая реализовала ряд амбициозных проектов.
Журнал «Директор по закупкам» попросил представителей компании подробнее рассказать о проекте «Автоматизация командировочных решений», который был удостоен третьего места в номинации «Технологическое решение года» премии «Хрусталь пирамида — 2022».
Группа компаний «Росводоканал» — крупнейший в стране частный оператор централизованных систем водоснабжения и водоотведения. Под управлением компании ООО УК «Росводоканал» находятся десять региональных водоканалов России, обслуживающих свыше 6 млн потребителей в различных федеральных округах, городах-миллионниках и крупных промышленных центрах: Омске, Воронеже, Тюмени, Краснодаре, Оренбурге, Орске, Барнауле, Архангельске, Южно-Сахалинске, Липецке. Численность персонала — свыше 12 тысяч работников, из которых 70% — производственный персонал.
В рамках внутреннего проекта компании необходимо было создать интуитивно понятную и удобную ИТ-систему, чтобы сотрудники ГК «Росводоканал» могли самостоятельно оформлять командировки и отчетность по ним. Требовалось исключить ручной труд сотрудников и руководителей по составлению и согласованию заявок на командировки, кадровых специалистов — по созданию приказов о направлении сотрудников в командировки, бухгалтеров — по созданию авансовых отчетов на основании сданных сотрудниками документов и проведению закрывающих документов в учете. Руководством была поставлена задача максимально исключить все возможные ручные операции с документами для оптимизации процесса, при этом для командированных сотрудников все должно происходить в одной интуитивно понятной системе.
Редакция: Как компания пришла к необходимости внедрения проекта по автоматизации командировочных решений?
Евгения Чигаева, руководитель направления документационного обеспечения дирекции по персоналу УК «Росводоканал»: При работе над проектом стало понятно, что необходима полная цифровизация командировочного процесса в соответствии со стратегией цифровизации и оптимизации бизнес-процессов ГК «Росводоканал». Оперативное внедрение завершающих этапов проекта во многом было вызвано пандемией COVID-19. Перед нами была поставлена задача организовать процесс отчетности по командировкам таким образом, чтобы сотрудники оформляли все документы удаленно, не приезжая в офис. Для реализации проекта по переходу на безбумажный документооборот при оформлении служебных поездок необходимо было выбрать исполнителя внутри компании и единого корпоративного внешнего подрядчика. Ими стали Центр компетенций «1С» департамента информационных технологий «Росводоканала» и компания «Милленниум-командировочные решения» (Millennium). А в рамках еще одного внутреннего проекта «Внедрение ИТ-платформы юридически значимого электронного документооборота» провести полную автоматизацию авансовых отчетов по командировкам.
Ирина Кузнецова, руководитель направления трудовых отношений и учета персонала дирекции по персоналу УК «Росводоканал»: Ранее процесс оформления командировки в нашей компании был полностью бумажным, а значит, очень трудоемким. Плюс ко всему сотрудники сами покупали билеты, бронировали гостиницы, что было неудобно и непрозрачно, случались злоупотребления. Заявка на командировку подписывалась независимо от покупки билета. Срок подписания часто нарушался. Случались потери заявок, несвоевременное оформление командировок.
Что касается процесса согласования, руководитель, утверждая командировку, не видел конечную стоимость поездки, так как искать подходящие билеты и гостиницы, рассчитывать затраты его подчиненный начинал только после согласования командировки. Поэтому поездку приходилось утверждать дважды. Таким образом, основные наши риски были связаны с традиционным бумажным процессом оформления командировок вручную, отсутствием контроля бюджета, анализа и оптимизации командировочных затрат.
Редакция: Почему в подрядчики выбрали Millennium?
Евгения Чигаева: Мы провели масштабный тендер, проанализировали условия обслуживания, опыт и технические возможности более 20 подрядчиков. Принципиальным моментом стали невысокая стоимость обслуживания, гибкость решений, полный комплекс услуг и возможности технологической платформы подрядчика.
Одним из главных преимуществ Millennium был их цифровой подход к процессам. В компании работает хорошая команда разработчиков во главе с генеральным директором Юлией Мануйловой. Они очень гибкие, всегда готовы идти навстречу, дорабатывать систему с учетом особенностей компании.
Редакция: Как устроен новый процесс оформления командировок?
Евгения Чигаева: Сотрудник может входить в систему Millennium через любой браузер по ссылке, корпоративный портал, личный кабинет, мобильное приложение. Далее он самостоятельно выбирает нужные билеты и услуги, создает заказ — это и есть электронная заявка на командировку, которая стала заменой служебной записки о направлении в командировку. Сотрудник заполняет командировочную форму непосредственно в заказе в системе Millennium, указывая необходимые данные для формирования кадрового приказа о направлении в служебную командировку: город, цель, даты командировки, данные о льготах, причины поездки в выходные дни и прочее.
В системе уже зафиксированы все необходимые настройки тревел-политики ГК «Росводоканал», включая лимиты расходов по билетам и гостиницам, класс авиа и ж/д билетов в зависимости от грейда работника, а также размер суточных работников каждого уровня управления. Поддерживаются в актуальном состоянии справочники (данные сотрудников, информация о льготных категориях, отделы, цели командировки, причины выезда в командировку в выходной день, форма компенсации за работу в выходной день, выбор дня отдыха, виды расходов для авансового отчета), списки согласующих лиц по каждому подразделению.
Согласование также происходит в системе Millennium, для удобства руководителей — с использованием электронной почты. Руководитель получает письмо на электронную почту или push-уведомление. При нажатии команды «Авторизовать» билеты и ваучеры на проживание в отеле автоматически выкупаются, затем поступают на электронную почту сотрудника, который направляется в командировку.
Письмо о согласовании поездки также поступает специалисту отдела кадров.
Данные для приказа о направлении в командировку автоматически выгружаются из системы Millennium во внутреннюю систему компании «1С Зарплата и управление персоналом» («1С.ЗУП»). Автоматически в «1С:ЗУП» формируется проект приказа и ожидает проверки кадровым специалистом, после чего приказ проводится. Работодатель подписывает приказ усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
Ознакомление работника с приказом происходит во внутренней системе «PROводник» в личном кабинете с помощью простой электронной подписи (ПЭП) после получения уведомления по электронной почте или СМС-сообщения. Подписанный приказ автоматически направляется в наш Общий центр обслуживания (ОЦО) для расчетов с сотрудником, в платежной системе формируется заявка на выплату суточных. Таким образом, участие человека в этом процессе сведено до минимума.
После возвращения из командировки сотрудник получает письмо-напоминание на электронную почту из системы Millennium о необходимости своевременной сдачи авансового отчета по командировке. Уведомления об авансовом отчете руководителей высшего звена из системы направляются на электронную почту их помощников.
Авансовый отчет создается сотрудником в заявке на командировку в системе Millennium нажатием специальной кнопки. Данные по суточным и документы по заказанным билетам и услугам уже есть в системе. В авансовый отчет загружаются суточные, которые рассчитываются автоматически по количеству дней командировки, а также билеты и услуги, оформленные в онлайн-системе, и дополнительные расходы, указанные сотрудником. Сотрудник заполняет только информацию о дополнительных расходах, неизвестных системе, и проверяет данные по билетам и суточным, автоматически загруженные системой в авансовый отчет, затем подписывает его электронной подписью.
Ольга Брылкина, директор по финансовому учету и отчетности «РВК.Бизнес-сервис» — Общий центр бухгалтерского обслуживания ГК «Росводоканал»: Ранее по возвращении сотрудник был обязан собрать все бумажные документы по командировке, оформить опись и передать (иногда привезти) документы для отправки в Общий центр обслуживания, после получения от бухгалтера заполненного авансового отчета подписать его и снова передать для отправки в ОЦО.
Этот процесс требовал улучшения, необходимо было сократить трудозатраты всех его участников. Также для нас было важным, чтобы при заполнении отчета по расходам в системе можно было выбрать только разрешенные виды расходов. Мы утвердили перечень таких расходов и типы чеков (электронные или бумажные). Электронные чеки в новой системе прикрепляются в виде сканов, загруженных по ссылке. Таким образом, сейчас в офис сотрудник приезжает только в случае необходимости передать на хранение бумажные подтверждающие документы в оригинальном виде.
Ирина Кузнецова: Благодаря автоматизации процесса заявки на командировку согласующие руководители видят стоимость «корзины командировки». Принятие решения о поездке происходит в том числе исходя из ее финансовой оценки.
В письме руководителю о согласовании система бронирования подрядчика (агента) показывает варианты перелета с минимальной стоимостью и причины отклонения конкретного рейса, указанные сотрудником.
Редакция: В чем отличие вашего проекта от других, ранее реализованных на рынке?
Николай Лазарев, руководитель направления развития и сопровождения централизованных информационных систем департамента информационных технологий УК «Росводоканал»: При разработке и внедрении нашего проекта использовались только отечественные программы. В качестве источника данных по персоналу и для формирования приказа из интеграционных данных от системы Millennium — «1С.Зарплата и управление персоналом» (1С:ЗУП). Для ЭКДО — «1С:Документооборот». Для ознакомления работника со всеми кадровыми документами в личном кабинете — «PROводник», собственная разработка компании, зарегистрированная в Роспатенте. «1С:УПП» и «1С:ERP» — связанные системы для работы с платежами по счетам за билеты и услуги, автоматизации заявок на выплату суточных, бухгалтерского учета и отчетности по командировкам.
Редакция: Было ли внедрение нового процесса по формированию и подписанию авансовых отчетов по командировкам сложным?
Виталий Слободин, руководитель проекта «ИТ-платформа юридически значимого электронного документооборота» финансовой дирекции УК «Росводоканал»: Перевод авансовых отчетов в электронный формат осуществлялся совместными усилиями внутренней команды разработчиков и внешнего подрядчика при плотном взаимодействии с заказчиком проекта и ОЦО — бизнес-подразделением, отвечающим за бухгалтерский учет Группы компаний. От начала анализа процесса до запуска в эксплуатацию прошло чуть более четырех месяцев.
Евгения Чигаева: При внедрении любых новых процессов требуется масштабное обучение работников. Автоматизация командировок не стала исключением. Мы заранее подготовили и провели серию обучающих мероприятий для всех подразделений, в том числе и в регионах. Давали точечные консультации, подготовили шаблоны ответов по электронной почте. Опубликовали на корпоративном интранет-портале и регулярно дополняли FAQ — список частых вопросов-ответов, еженедельно рассылали его обновления всем сотрудникам. Впоследствии Millennium провел онлайн-обучение в прямом эфире, а также снял и предоставил в наше распоряжение обучающий видеоролик по созданию авансовых отчетов в системе, при помощи которого проходят обучение новые сотрудники.
Редакция: Уже можно отметить какие-то качественные и количественные показатели нового процесса?
Николай Лазарев: Благодаря ИТ-решению Millennium и интеграции его в наши внутренние информационные системы, созданию единой точки входа для заказа командировки и отчетности по ней мы полностью настроили безбумажный документооборот по командировке сотрудника. Он стал комфортным для всех участников процесса: сотрудников, контролеров бюджета, руководителей, кадровых специалистов, бухгалтеров.
Евгения Чигаева: Удалось минимизировать посещение людьми офиса для оформления командировки и отчетности по ней. Компания нивелировала риски потери посадочного талона (в системе сохраняется цифровая справка о перелете) и срыва сроков сдачи авансового отчета. Заказы на командировки всех подразделений Группы компаний попадают в состав аналитических онлайн-отчетов. Варианты отчетов разнообразные. Данные по каждой поездке можно в любой момент проверить в онлайн-системе. Это дает нам возможность отследить и предотвратить включения в счет за отель дополнительных услуг.
По итогам консолидации объемов деловых поездок были проведены переговоры и получены выгодные условия от ПАО «Аэрофлот» (заключен 3D-договор) и отелей в различных регионах. Составлена и загружена в онлайн-систему бронирования «Корпоративная отельная программа». В итоге мы пришли к сокращению стоимости каждой командировки примерно на 1700 рублей.
Ольга Брылкина: Автоматизация оформления авансового отчета помогла и в унификации бухгалтерского учета, так как теперь при принятии к учету документов по командировке в программном продукте «1С.УПП» автоматически подставляется необходимая для учета аналитика.
Ирина Кузнецова: Что касается экономической эффективности, сокращены трудозатраты разных групп сотрудников: командированного сотрудника, руководителя, кадрового работника, бухгалтера. Так, средняя продолжительность работы всех участников кадрового процесса по оформлению командировки сократилась с 49 до 12 минут, то есть на 76%. Сокращены затраты на бумагу, расходы на доставку подтверждающих документов дистанционных работников.
Изучив аналитические отчеты, мы приняли ряд решений по корректировке тревел-политики: скорректировали лимиты на билеты и проживание, составили перечень рекомендованных отелей в регионах присутствия. Кроме того, проанализировали отчеты по потерям на возврат и обмен билетов, внесли изменения в положение о служебных командировках.
Виталий Слободин: Трудозатраты по подготовке и регистрации в учете авансового отчета сократились многократно для всех участников процесса. Мы снимаем с наших сотрудников рутинные задачи, помогаем сосредотачиваться на действительно важных производственных процессах.
Редакция: Какова роль главных участников проекта?
Евгения Чигаева: Ключевыми факторами успеха процесса автоматизации стали слаженные действия проектной команды. Это и вовлеченность и прогрессивность методологов каждой функции (кадрового администрирования, документационного обеспечения, бухгалтерского обслуживания), которые обеспечили регламентацию всех этапов процесса, постоянное взаимодействие с его участниками при внедрении и обучении, и профессиональная работа ИТ-департамента, обеспечившего техническое решение проведения командировок в кадровом и бухгалтерском учете, всех процессов интеграции.
Редакция: Каким было отношение руководства к проекту?
Евгения Чигаева: Основным заказчиком проекта выступил директор по персоналу. С точки зрения достижения экономии от внедрения решения и автоматизации процессов, связанных с финансовыми документами, поддержка была оказана со стороны финансовой дирекции и департамента финансового учета и отчетности нашего ОЦО.
В процесс также были вовлечены директора по персоналу и финансовые директора всех наших региональных предприятий. Мы до сих пор регулярно обсуждаем аналитические отчеты, формируем новые идеи и предложения.
Редакция: Запланированы ли «Росводоканалом» новые масштабные внутрикорпоративные проекты на 2023 год?
Ирина Кузнецова: Мы планируем интеграцию с системой подписания документов «Госключ», которая даст возможность оформить для наших сотрудников бесплатные усиленные неквалифицированные электронные подписи, а при некоторых условиях и усиленные квалифицированные электронные подписи. Это позволит переводить в электронный формат большее количество кадровых документов, а также повысит надежность подписания уже существующих электронных документов.
Ольга Брылкина: В ближайшей перспективе мы планируем внедрить робота, который будет формировать справки о доходах сотрудникам на основании их заявок, исключив труд бухгалтера и сократив время на выдачу справки сотруднику.
Виталий Слободин: В планах развитие как внешнего, так и внутреннего электронного документооборота, планируем направить регуляторам несколько законодательных инициатив.
Евгения Чигаева: В настоящий момент для нас актуально все, что связано с электронным документооборотом, в том числе работаем над созданием системы долговременного архива электронных документов, над оптимизацией и автоматизацией других процессов работы с персоналом. В Группе компаний много творческих специалистов, профессионалов своего дела, главное кредо которых — оптимизация процессов, сокращение трудозатрат на рутинные операции, цифровизация деятельности. В новых водоканалах мы также внедряем уже освоенные нами корпоративные стандарты. «Росводоканал» не стоит на месте. Завершая один проект, мы всегда думаем о следующем.
ЭТАПЫ КОМАНДИРОВКИ, переведенные в электронный формат
Дополнительно автоматизировано:
• Получение в ЭДО закрывающих первичных учетных документов
(акты, счета-фактуры и товарные накладные на билеты)
• Передача электронных документов в бухгалтерский центр обслуживания
• Формирование системных документов в учетной системе
• Формирование заявок на оплату счетов за билеты и проживание
• Выплата суточных
Автор текста: Виктория Тот
