Автор: Ксения Реброва, исполнительный директор компании UTS
Многие специалисты по закупкам при выборе бизнес-тревел-программ применяют процедуры, аналогичные закупке товаров. Это не всегда эффективно, так как услуги организации командировок имеют свою специфику. Особенно в случаях, когда приоритетной задачей является оптимизация расходов на командировки. Безусловно, оценка надежности компании, опыта работы, портфеля клиентов и других параметров дает общее представление об агентстве. Далее, как правило, оценивается ценовое предложение, то есть сервисные сборы. Часто торги доходят до смешных результатов — нулевых сервисных сборов, притом что комиссионных услуг на рынке практически не осталось. Таким образом, клиенты, выбирая наименьшую цену, подвергают себя риску потратить гораздо больше денег или получить некачественный сервис.
Считается, что сервисный сбор в любом тревел-бюджете занимает не более 7–10%, а зачастую даже меньшую его часть. Все остальное — это стоимость услуг, поэтому очень важно при выборе поставщика в первую очередь обратить внимание на его умение работать именно с этой частью бюджета. Выигрывают те компании, которые в своем агентстве видят союзника и партнера, готового помочь оптимизировать их тревел-бюджет. На оптимизацию бюджета в первую очередь влияет системный подход, разовые или односторонние решения не дают желаемого результата. Оптимизация — это целая программа, построенная на детальной аналитике, изучении поведенческих особенностей компании и ее бизнес-процессов, которая учитывает различные аспекты бизнеса-тревела и допустимые методы экономии. Безусловно, эффективнее всего строить такие программы в связке клиент — агентство, где каждый предпринимает необходимые меры со своей стороны.
На наш взгляд, наиболее эффективный способ получить хороший результат и ожидаемую оптимизацию бюджета — замотивировать агентство экономить затраты компании, не ущемляя собственные интересы. Например, можно попросить агентство разработать программу оптимизации бюджета на 1–3 года и проставить таргеты экономии в процентах, при достижении которых агентство получит дополнительный бонус. А если указанные таргеты не будут достигнуты, агентство лишится дополнительного дохода и останется при своих минимальных сервисных сборах. Наш опыт показывает, что при реализации подобных программ оптимизации компаниям удается сэкономить до 10% бюджета. При тревел-бюджете в 100 млн рублей экономия составит 10 млн, что примерно в 2–2,5 раза превышает затраты компании на сервисные сборы при таких объемах.
Закупки в бизнес-тревеле должны меняться, и это очевидно — того требует время. Наша компания всегда старается построить свою работу с клиентом, основываясь на программе оптимизации. И конечно, не может не радовать тот факт, что это приносит эффективные плоды как нашему клиенту, так и нашей компании.
На правах рекламы
