О мифах, которые формируют неверное представление о роли нормативно-справочной информации (НСИ) в бизнесе и мешают компаниям двигаться вперед, а также о правильном подходе к работе, если решение о внедрении НСИ в организации уже принято, журналу «Директор по закупкам» рассказал Андрей Бойко, коммерческий директор B2B-Center.
Мифы НСИ vs реальность
В своей практике мы время от времени сталкиваемся с парадоксальными ситуациями: бизнес откровенно страдает от беспорядка в данных, но решение о внедрении системы для управления (НСИ или MDM) зависает на неопределенный срок. При этом отсрочка не связана с отсутствием ресурсов, скорее, с определенными заблуждениями и мифами, которые искажают реальную картину и препятствуют росту. Вот только несколько их них.
МИФ 1: НСИ нужна только крупным корпорациям
Реальность: НСИ полезна всем компаниям без исключения. Даже скромный интернет-магазин с небольшим ассортиментом будет испытывать сложности и нести убытки, если не наведет порядок в данных. Один из наших клиентов — сервис доставки готовой еды — постоянно терял деньги на «просрочке» в силу того, что позиции были описаны некорректно. Из-за этого одинаковые продукты воспринимались как разные. Не имея полной картины, сотрудники делали новые закупки, при этом продукты, которые были еще в наличии, не успевали расходоваться, портились и выбрасывались. После внедрения системы управления НСИ компания смогла быстрее находить товары, перестала ошибаться в заказах и терять деньги.
МИФ 2: НСИ — это долго и дорого
Реальность: так было лет 10 назад. Сегодня компаниям, которые не работают с большими объемами данных, доступны адекватные по цене, легкие в использовании и быстрые в настройке решения с интуитивно понятным интерфейсом, использующие технологии искусственного интеллекта. Крупные компании, чтобы избежать перегрузки бюджета и внутренних ресурсов, практикуют методологии поэтапного внедрения, которые позволяют продвигаться небольшими шагами, получая готовый результат и выгоды на каждом из этапов. Например, можно начать с решения наиболее критичных задач — провести диагностику справочников, выявить основной (целевой) объем номенклатуры и поработать с ней, устраняя типовые ошибки. А затем уже разрабатывать новую архитектуру, выстраивать процессы управления данными, внедрять MDM-систему.
МИФ 3: НСИ — это просто база данных
Реальность: наличие базы — необходимое, но не достаточное условие успеха. Данные без отлаженных или вовсе отсутствующих процессов управления никогда не будут работать на бизнес. Они так и останутся мертвым, неиспользуемым грузом. Представьте ситуацию: в компании нет четко прописанных правил ведения справочников, не определены источники данных и ответственные за их внесение и изменение. Добавлять информацию в таком случае могут десятки сотрудников, каждый из которых использует свою терминологию. В результате данные замусориваются — появляется множество дубликатов, аналогов и избыточных записей, которые сильно затрудняют поиск нужной информации. Более того, эти же данные используются для принятия управленческих решений. Основанные на недостоверной и неактуальной информации, они непременно скажутся на затратах и результатах деятельности компании.
Именно так случилось в одной медицинской компании, которая, анализируя закупки, опиралась на некорректные данные. «Расследование» показало несоответствие закупаемых товаров реальным потребностям, поскольку одна и та же продукция значилась под разными категориями. Условно, бинты и зеленка одновременно присутствовали в категориях «Материалы» и «Инвентарь». Чтобы не повторять подобный опыт, необходимо сформировать четкие правила ведения справочников, разграничить роли пользователей, структурировать процессы управления данными.
МИФ 4: Постоянные обновления НСИ — это лишняя трата времени
Реальность: без обновлений и постоянного внимания к данным не обойтись. Бизнес растет —меняются цены, состав продуктов, список поставщиков, клиентов, и НСИ должна трансформироваться вместе с ним. Допустим, вы изменили цену на какой-то товар и внесли исправления в один из справочников, но информация не отобразилась в другом, а из-за этого не обновилась и на сайте. Сколько еще времени вы будете фиксировать падение спроса пока не обнаружите упущение? Нельзя один раз приложить усилия, нормализовать, загрузить очищенные данные в справочник и на этом успокоиться: без регулярной актуализации база снова замусорится, и все вернется на круги своя — ошибки, дубли, некорректные описания и т. д. А значит компании потребуется новый бюджет для устранения сложностей — более весомый, чем ежедневная поддержка.
Миф 5: НСИ — это исключительно сфера ответственности ИТ
Реальность: теоретически да, традиционно за данные в компании отвечает ИТ-служба. Однако ИТ-директора обычно ориентированы на стратегические задачи — внедрение новых систем, обеспечение безопасности данных, поддержку инфраструктуры. Управление НСИ они воспринимают как рутинную и не самую приоритетную задачу, которая все время откладывается на потом. Закупщики, в свою очередь, регулярно испытывают проблемы из-за отсутствия нормальной НСИ, но не хотят тратить драгоценное время на приведение данных в порядок. Они мирятся с неудобствами, пытаются адаптироваться к сложностям (например, ведут собственные таблицы в Excel) и ждут активных действий от ИТ. В результате НСИ остается «серой зоной» — ничейной территорией, где копятся проблемы для всего бизнеса.
С чего начать, если вы поняли, что настало время выводить НСИ из «серой зоны»?
Цель. Преобразования в сфере управления данных следует начинать с постановки цели: чего вы хотите достичь с помощью внедрения системы управления НСИ? Порядок в данных — не цель, а средство ее достижения. Возможно, вам нужно свести к минимуму время для подготовки отчетов и документов, сократить расходы на маркетинг или закупки, снизить финансовые потери из-за ошибок в аналитике и т. д.
Диагностика на предмет ошибок. Первым делом необходимо провести аудит НСИ на предмет типовых ошибок — дубликатов, пробелов и устаревшей информации. Если объем слишком большой для ручного анализа, можно использовать автоматизированные инструменты. Например, у нас есть простое решение — онлайн-инструмент для быстрой проверки справочников. Достаточно загрузить в него файл, и система подсветит проблемные места.
Аудит бизнес-процессов. Следующим шагом нужно определить узкие места в бизнес-процессах, ответив на ряд вопросов, в том числе:
- В каких информационных системах используются и обрабатываются справочные данные?
- Есть ли единая система управления справочной информацией?
- Есть ли системы с децентрализованными базами данных, как поддерживается синхронизация децентрализованных справочников?
- Как организован сбор, хранение и администрирование данных в компании?
- Есть ли регламентирующая документация процессов обновления справочной информации в разных информационных системах внутри компании?
- Из каких источников собирается информация?
- Сколько времени занимает исправление данных?
- Как часто обнаруживаются дубли?
- Как часто случаются ошибки в закупках из-за некорректности данных?
- Пользователи каких подразделений используют данные справочников?
- Сколько справочников в компании?
- Какие задачи необходимо решить с помощью внедрения НСИ?
- Что является эталоном справочной записи?
Техническое задание. Ответы на эти и другие вопросы помогут составить техническое заданиедля исполнителей. В нем необходимо четко описать, что нужно сделать, в какие сроки и какими силами. Вот основные разделы:
- цели проекта;
- план проекта с описанием этапов;
- принципы нормализации данных;
- требования к описанию позиций, шаблонам описания, классификатору справочника;
- описание бизнес-процессов;
- требования к управлению справочником;
- перечень ключевых объектов справочника;
- процесс привязки к позициям классификаторов ОКПД2 и ОКВЭД2;
- критерии приемки работ по проекту и другие.
Выбор ПО и исполнителя. Сегодня на рынке существует множество программных решений для управления данными, а также надежных подрядчиков, если вы решите привлечь внешних консультантов на проект. Выбор зависит от особенностей бизнеса, его размера и задач, а также уровня цифровизации. По нашему опыту, в основе нормализации и управления НСИ должны лежать не только проверенные на практике инструменты, но и глубокое знание специфики и процессов клиентов.
Группа компаний, в которую входят B2B-Center, РТС-тендер и ОТС — это крупнейшая в России ИТ-платформа для автоматизации полного цикла цифровых закупок и продаж на B2B и B2G рынках. Продукты и экспертиза Группы позволяют бизнесу любого размера увеличить доход, снизить издержки, повысить операционную эффективность и усилить конкурентные позиции на рынке.
В сфере нормализации и повышения качества данных Группа развивает облачные продукты собственной разработки — например, «Мой справочник НСИ» и Darwin для проектирования архитектуры, нормализации и самостоятельного управления данными. Модуль НСИ также входит в состав облачной платформы для сквозных закупок B2B Altis, которая признана Минцифры РФ первой отечественной альтернативой SAP Ariba.
Грамотное управление НСИ влияет практически на все бизнес-процессы. Наличие достоверных, точных, полных и хорошо упорядоченных данных — это возможность сократить расходы, увеличить прибыль, привлечь новых клиентов и повысить качество корпоративных коммуникаций. Инвестиции в качественные данные окупаются за счет повышения эффективности, снижения затрат и улучшения качества принимаемых решений. ROI достигается в среднем за 1-3 года.
В предыдущей статье Андрей Бойко, коммерческий директор B2B-Center, рассказывал, с какими проблемами сталкиваются компании, чьи данные не структурированы должным образом, какие сигналы свидетельствуют о том, что пришло время наводить порядок, и какие преимущества получает бизнес от работы на правильном нормативно-справочном базисе.
