Народная мудрость «Семь раз отмерь, один раз отрежь» в закупках больше не работает. Такого принципа сегодня придерживается ведущий отечественный поставщик трубной продукции CYBERSTEEL. Созданная в 2020 году на базе одного из крупнейших промышленных предприятий России, компания охватывает 24% объема рынка в своем сегменте.
Непрерывное функционирование производства невозможно без отлаженного процесса управления закупками. О том, как CYBERSTEEL адаптируется к изменениям и повышает эффективность закупочной функции, рассказывает Анна Безменова, руководитель службы закупок проектного офиса компании.
Анна, как в CYBERSTEEL выстроена работа службы закупок?
Говоря о работе службы, в первую очередь, стоит сказать о проектных закупках. На сегодняшний день именно они представляют для нас наибольшую сложность с точки зрения организации и проведения. Ими занимается отдельная рабочая группа из трех специалистов. Мы подчиняемся владельцу портфеля проектов, заказчиком выступает производственная площадка.
Сами проектные закупки выведены на электронную площадку B2B-Center, на сайте CYBERSTEEL размещен фрейм с актуальными торговыми процедурами. Процесс строго регламентирован и прописан в Положении о закупках.
Какие задачи и направления деятельности вы для себя выделяете?
Среди ключевых задач можно отметить повышение взаимодействия с B2B-Center в сфере капитального строительства и закупки услуг. Это очень специфичный рынок: не все подрядные организации привыкли работать с ЭТП. Для нас же важно, чтобы процесс был максимально прозрачным. Мы ведем работу с исполнителями и призываем их выходить на платформу. Что касается стратегического направления, это глобальная и максимально возможная автоматизация закупочной деятельности CYBERSTEEL.
Многие крупные компании имеют и развивают внутренние торговые площадки? Почему вы не пошли этим путем?
Сразу скажу о желании CYBERSTEEL избежать огромных затрат. Размещая закупки на внешней ЭТП, мы экономим большие ресурсы. Собственная торговая площадка требует формирования полноценной рабочей группы для привлечения поставщиков. А это большой труд и отдельное направление для финансирования. Кроме того, это дополнительное время на интеграцию с ERP, сложности с регистрацией подрядчиков, проверкой их благонадежности, проведением аттестации и т. д. Для нас это невыгодный путь, а работая с B2B-Center, мы получаем необходимые результаты. Это удобно и эффективно.
Пришлось ли CYBERSTEEL при этом перестраивать внутренние бизнес- процессы?
В моменте перестройка была связана с незначительным снижением уровня автоматизации. В целом, сам процесс прошел безболезненно и в скором времени вышел на новый уровень — B2B-Center предлагает хорошие условия для автоматизации закупочной деятельности. В итоге мы получили существенный экономический эффект от площадки.
Давайте обсудим этот эффект. Какие ключевые результаты и показатели вы для себя выделили?
Прежде всего, это значительный рост конкуренции среди поставщиков по различным категориям закупок. Улучшилась точечная работа по отдельным секторам и направлениям. Мы полностью ушли от ручной обработки коммерческих предложений. Еще одним эффектом стал максимально прозрачный процесс закупочной деятельности.
Как в CYBERSTEEL выстроена работа с поставщиками? Какие инструменты для управления вы используете?
Так как мы с вами больше говорим о проектных закупках, у нас есть очень интересный кейс в этом направлении. В CYBERSTEEL утверждена стратегия инспектирования производства потенциальных поставщиков, и в каждом нетиповом контракте отдельный раздел посвящен отчетности. Согласно условиям, партнер самостоятельно с определенной периодичностью должен отправлять нам отчет об изготовлении продукции. Форма такого отчета утверждена в контракте. Также в случае экстренных и аварийных закупок мы можем включить отдельное условие, по которому поставщик получит вознаграждение за выполнение работы раньше срока. Это редкие моменты, но такая практика хорошо работает.
Кроме того, мы сотрудничаем с инспекторами и квалифицированными техническими специалистами, которые выезжают на производственные мощности поставщиков и в режиме реального времени присылают нам фотоотчеты. Они могут сделать приемку оборудования или взять незначительные пробы, осмотреть образцы продукции. Это помогает наладить контроль и гарантирует выбор надежных подрядчиков.
Дополнительно мы планируем создать на нашем сайте кабинет поставщика, отражающий все задолженности, позиции и спецификации о продукции, которую должен передать подрядчик — то есть весь процесс выполнения работ с информацией о дебиторской и кредиторской задолженностях. Это долгий процесс, но мы к нему стремимся.
Вы уже начали рассказывать, как планируете в дальнейшем развивать закупки. Какие сервисы еще планируете внедрить?
Мы присматриваемся к такому инструменту, как корпоративный интернет-магазин (КИМ). С его помощью мы сможем сократить ресурсы на проведение мелко стоимостных закупок, полностью автоматизировать процесс и интегрировать его в нашу внутреннюю систему. Также мы хотим плотнее работать с B2B-Center в части отчетности: ввести показатели для оценки эффективности закупочной деятельности. Например, это KPI менеджеров, которые занимаются самим процессом.
Нам также интересны дашборды. У меня есть опыт создания и внедрения системы дашбордов, которые обеспечили быструю генерацию отчетов с учетом различных фильтров и настроек. Это позволило оперативно собирать необходимые данные, отражающие, например, эффективность работы сотрудников.
Рынок сегодня развивается очень волнообразно, появляется много новых предприятий, приходят новые производители, в том числе и с азиатского рынка. Мы хотим на постоянной основе, как минимум два раза в год, проводить маркетинговые исследования. Планируем разработать отдельную стратегию по расширению конкуренции среди поставщиков и точечно сотрудничать с новыми участниками рынка. Также хотим увеличить сквозную автоматизацию.
Самое главное для нас — это работа с планированием. В идеале мы хотим ввести поквартальное прогнозирование во всех типах закупок. Еще два направления работ — улучшение сквозной автоматизации и унификация локальных нормативных документов, регламентов по различным категориям закупок.
Завершая наше интервью, какие тенденции развития сферы закупок стоит отметить?
Сегодня мы работаем в режиме повышенной турбулентности, поэтому правило «семь раз отмерь, один раз отрежь» уже не работает. Я хочу пожелать всем закупщикам научиться быстро принимать решения и перестраивать внутренние процессы. Электронная торговая площадка может стать инструментом, который ускорит и автоматизирует работу всей сферы закупок. В качестве факторов успешного реагирования на изменения рынка отмечу еще наличие дружной команды и профессиональной экспертизы.
