По итогам прошлого года «Ингосстрах» стал лауреатом номинации «Экономическая эффективность закупочных операций» премии «Лидер конкурентных закупок 2023». Мероприятие прошло в Москве и объединило руководителей закупочных подразделений крупнейших российских организаций. В 2023 году в конкурсе участвовало 174 проекта от компаний, представляющих все отрасли экономики.
Журнал «Директор по закупкам» обратился к закупщикам компании «Ингосстрах», чтобы они рассказали о том, какие элементы системы закупок группы «Ингосстрах» помогают достигать высоких результатов. Коллеги предложили поделиться практикой проведения информационных совещаний (ИС).
Собеседниками журнала стали:
Сергей Лысенко, начальник управления централизованных закупок, участник списка «Топ-25 директоров по закупкам России» премии «Топ-1000 российских менеджеров».
Мария Маринина, начальник отдела административных закупок, лауреат номинации «Экономическая эффективность закупочных операций» премии «Лидер конкурентных закупок 2023».
Что такое информационное совещание и в чем его польза?
Сергей Лысенко: Иногда так бывает, что закупщик не обладает достаточной компетенцией в предмете закупки, а внутренний заказчик ленится, или не умеет доносить свои мысли в формате технического задания. Преодолеть этот разрыв, синхронизироваться в понимании предмета закупки закупщику и заказчику, и понятнее донести рынку задачу помогает информационное совещание.
Информационное совещание — это «мозговой штурм» со всеми участниками тендерного отбора, и поставщиками, и всеми заказчиками. Одной встречей мы решаем все вопросы по уточнению технического задания и экономим время наших коллег:
- Все поставщики получают одинаковый объем информации о предмете закупки за круглым столом,
- Внутренние заказчики и закупщики проводят одну встречу вместо нескольких встреч с каждым поставщиком,
- В процессе обсуждения ТЗ мы лучше понимаем текущее состояние рынка, настроение участников, открыто обсуждаем альтернативное решение наших задач,
- Часто по итогам информационного совещания ТЗ уточняется и становится более понятным.
Мы выстраиваем партнерские отношения с нашими поставщиками, и информационные совещания — это открытый диалог со всеми участниками тендерного отбора, нет соперников есть профессионалы, которые общаются на одном языке и все заинтересованы в качественном результате.
Открытый диалог с поставщиками позволяет улучшить взаимодействие и сотрудничество, а также повысить эффективность тендерного отбора, снизить риски и улучшить качество выбранного решения. В результате таких совещаний можно получить более точную информацию о возможностях поставщиков, выявить ошибки в техническом задании и скорректировать документы до подачи коммерческих предложений. Поставщики начинают лучше понимать, какой результат от них ждут и как его достичь.
В каких закупках проведение ИС будет полезным?
Мария Маринина: Проведение совместных обсуждений технического задания с поставщиками может быть полезным при любых закупках, где существует возможность выбора альтернативных решений, и закупка не подразумевает приобретение товаров конкретной номенклатуры.
Информационное совещание с поставщиками будет полезным в следующих видах закупок:
- Закупка программного обеспечения или проектные закупки, где необходимо обсудить технические детали проекта с поставщиками.
- Закупки в области маркетинга, где существует большая вариативность решения задач и качество важнее стоимости.
- Закупки работ и услуг, где важно обсудить уровень сервиса и уточнить ожидания заказчика и объем работ.
- Закупка товаров, где не указан конкретный бренд, и допустимы аналоги.
Как провести подготовку к информационному совещанию?
Сергей Лысенко: Подготовка к совещанию с поставщиками начинается с определения целей и задач, которые необходимо решить на данном совещании.
Необходимо определить список участников со стороны поставщиков, обязательно должны присутствовать технические специалисты и исполнители.
Со стороны заказчика необходимо пригласить всех участников, вовлеченных в процесс закупки и последующей эксплуатации предмета закупки.
В зависимости от предмета закупки необходимо определить место проведения информационного совещания — на объекте, в переговорной или в формате аудио/видео конференции.
До проведения информационного совещания необходимо дать поставщикам возможность ознакомиться с ТЗ и задать вопросы в письменной форме, а также дать возможность заказчику заранее подготовить ответы на эти вопросы.
Кого следует пригласить на Информационное совещание стороны заказчика?
Сергей Лысенко: Правильно сформированный список участников со стороны заказчика — это 50% успеха вашего информационного совещания. На установочной встрече и в процессе проработки заявки с заказчиком можно понять уровень его компетенции, и, если понимаете, что он плавает, на ИС просите добавить его коллег в помощь и обязательно присутствие руководителя. Важно, чтобы представители заказчика разбирались в предмете закупки и могли компетентно ответить на все вопросы по предмету закупки, либо взять паузу и найти того, кто сможет дать ответ на вопросы поставщиков после ИС.
Любую закупку необходимо рассматривать с точки зрения идеологии управления проектами и за фигурой заказчика, оформившего заявку на закупку, необходимо понимать все окружение проекта.
В окружение проекта входят несколько подразделений: ИТ, безопасность, бизнес, юристы и т.д. Представителей этих подразделений также необходимо пригласить на ИС вместе с заказчиком, возможно от поставщиков будут узконаправленные вопросы, на которые коллеги смогут дать более конкретный ответ, чем заказчик. Если мы покупаем оборудование, то в его выборе должны обязательно участвовать специалисты, которые будут его эксплуатировать, если покупаем программное обеспечение или разработку, обязательно учесть мнение информационной безопасности.
Каков сценарий проведения информационного совещания?
Мария Маринина: На ИС обязательно надо готовить сценарий, даже самые опытные сотрудники, могут сбиться, отойти от правильной последовательности проведения ИС, произойти может что угодно.
Готовить сценарий встречи нужно для того, чтобы обеспечить ее эффективность и достижение поставленных целей. Сценарий помогает организовать встречу, определить порядок ее проведения, распределить время между различными пунктами повестки дня, учесть все важные аспекты и не забыть ничего важного.
Кроме того, готовый сценарий помогает закупщику четко и ясно представить, как будет проходить встреча, какие материалы и оборудование ему понадобятся, какие вопросы нужно подготовить и какие проблемы решить.
Сценарий также помогает закупщику ориентироваться в ее ходе и понимать, если что-то отклоняется от графика. Это позволит закупщику лучше подготовиться к встрече и выступить более эффективно.
Таким образом, готовый сценарий является необходимым инструментом для успешной организации и проведения информационного совещания. Он позволяет достигнуть поставленных целей и получить максимальную пользу от встречи.
Как контролировать временя проведения информационного совещания?
Мария Маринина: Как говорят «время это самое дорогое, что у нас есть». Так давайте с уважением относиться к времени наших коллег и партнеров.
Для того чтобы контролировать время проведения встречи с поставщиками, закупщик может использовать следующие рекомендации:
1. Определить заранее длительность встречи и разбить ее на отдельные блоки. Например, можно определить, что встреча будет длиться 1 час, а каждый блок будет занимать 15 минут.
2. Указать в сценарии встречи длительность на каждый блок. Это поможет закупщику контролировать время и не допустить превышения заявленной длительности встречи.
3. Установить жесткие временные рамки для каждого блока. Например, если на обсуждение конкретного вопроса отведено 15 минут, то необходимо строго контролировать время и переходить к следующему блоку в указанный срок.
4. При необходимости корректировать план встречи в процессе ее проведения. Если на какой-то блок ушло больше времени, чем было запланировано, то необходимо перераспределить время на следующие блоки.
5. Предупредить поставщиков заранее о длительности встречи и необходимости соблюдения временных рамок. Это поможет избежать недоразумений и конфликтов в процессе встречи.
В целом, контроль времени на встрече с поставщиками очень важен для эффективной организации и достижения поставленных целей. Он позволяет сэкономить время и избежать ненужных задержек.
Как правильно работать с вопросами поставщиков?
Мария Маринина: Помните, что у вас есть варианты: прямой ответ или отсрочка ответа. Не бойтесь не ответить на вопрос поставщика, лучше взять время уточнить у коллег и потом ответить, нежели ввести в заблуждение некорректным ответом. Если вопрос касается конфиденциально информации, работы с текущим поставщиком или бюджета, вы имеете право на него не отвечать.
Правильная работа с вопросами поставщиков является ключевым фактором для эффективной коммуникации и установления доверительных отношений между закупщиком и поставщиком. Существуют ряд правил работы с вопросами поставщиков:
- Фиксируйте все вопросы. Важно не пропустить ни один вопрос, чтобы не потерять информацию и не упустить возможность ответить на него. Кратко запишите ключевые слова: это поможет вам сформулировать ответ или потом подсказать заказчику и покажет то, что вы слушаете и ведете данное совещание.
- Ряд вопросов являются стандартными (как будет проводиться оценка участников, можно ли увеличить срок подачи КП, можно ли корректировать шаблон КП и т.д.). На эти вопросы можно заранее заготовить ответы.
- Отвечайте коротко и по делу. Избегайте длинных рассуждений и лишних деталей. Отвечайте конкретно на заданный вопрос.
- Не оценивайте вопросы. Избегайте использования выражений, которые могут вызвать негативную реакцию у поставщика. Лучше сконцентрируйтесь на ответе на вопрос. Благодарите за вопросы. Поблагодарите поставщика за интерес к вашей работе и за заданные вопросы. Это поможет установить более доброжелательные отношения.
- Если вы не знаете ответа на вопрос, обещайте получить информацию и вернуться с ответом. Если для полного ответа вам нужно время и дополнительная информация, скажите об этом, пообещав дать исчерпывающий ответ в течение какого-то определённого времени и направить всем участникам совещания.
- Проверяйте понимание. Убедитесь, что поставщик понял ваш ответ на его вопрос. Если нужно, повторите ответ или задайте уточняющие вопросы.
В целом, правильная работа с вопросами поставщиков поможет установить эффективную коммуникацию и не затянет информационное совещание.
Информационное совещание – очень полезный инструмент закупщика, который помогает уточнить требования ТЗ и сократить количество предложений, не соответствующих ожиданиям заказчика, позволяет снизить риски неправильного выбора решения или поставщика, и значительно сэкономить время внутренних заказчиков на обсуждение закупки и оценку предложений.
