Отсутствие крепкого нормативно-справочного базиса создает множество проблем практически для любой компании. Сумбур и беспорядок в данных, дублирование и ошибки — головная боль сотрудников разных подразделений, в том числе специалистов по закупкам. Какими проблемами грозит компании информационный хаос, как понять, что пришло время наводить порядок, и какие преимущества получает бизнес благодаря НСИ, — рассказывает Андрей Бойко, эксперт с многолетним опытом в сфере закупок и продаж, коммерческий директор компании B2B-Center.
Хаос в данных: что делают сырки в бытовой химии
Отправляясь в супермаркет за стиральным порошком, вы будете искать нужный вам товар в разделе бытовой химии и наверняка удивитесь, если на соседней полке увидите сладкие сырки или зеленый горошек. Или обнаружите средство для чистки ванны в отделе детского питания с ценником из кулинарии. Путаница в артикулах; наименованиях товаров, контрагентов; дублирование; необходимость сверять данные в различных базах и устранять расхождения в показателях; непонимание, где находится тот или иной товар и сколько его осталось, — далеко не полный список проблем, которые возникают, если в компании нет полноценной нормативно-справочной базы.
Что, где, почем или как организована НСИ
Нормативно-справочная информация (или Master Data) — это совокупность сведений, которые используются для идентификации объектов в любой компании. По сути, это основа, на которой строится эффективное управление информацией, и которая превращает информационный хаос в четко выстроенную и понятную всем участникам бизнес-процессов систему. НСИ объединяет множество упорядоченных данных и состоит из нескольких ключевых компонентов:
- Справочники: содержат информацию о структуре компании и ее номенклатуре. В продуктовом магазине это каталог всех товаров с подробным описанием каждого — от названия до состава. В любом другом бизнесе это могут быть сведения о клиентах, поставщиках, услугах, рецептурах, производственных площадках, точках отгрузки и т. д.
- Классификаторы: помогают распределять и структурировать объекты по определенным критериям, в частности, раскладывать товары по полкам: кефир — в молочку, лимонад — в напитки, картошку — в овощной.
- Шаблоны: определяют, какую информацию мы собираем о каждом объекте, обеспечивают единообразие данных и требуемую по законодательству полноту информации (название, цена, вес, состав, сроки хранения и т. д.).
- Характеристики: описывают уникальные свойства продукта, услуги или бизнес-процесса. Для свитера это может быть размер, материал, цвет; для утюга — требуемое напряжение, потребляемая мощность, гарантийный срок, для услуги сотовой связи — скорость и точность передаваемой информации и т. д.
- Позиция: место хранения объекта в общей структуре данных, адрес товара на полке или блока информации в той или иной учетной системе.
Все эти компоненты работают взаимосвязанно, создавая единую систему управления данными.
Зачем нужна НСИ: эсперанто для бизнеса
Любая компания — это сложный механизм, который состоит из множества деталей. На старте это совсем простое устройство, где вместо бухгалтерских программ используется банковское приложение, а вместо офиса — онлайн встречи в ZOOM. По мере развития компания начинает прирастать различными активами и системами — учета, анализа, планирования, управления клиентами и т. д., а вместе с этим — новыми данными, которые вводятся в те или иные системы. Если этот процесс не регламентирован, получается «винегрет»: каждый из отделов заводит позиции так, как считает нужным, и присваивает им то или иное наименование. Часть информации при этом дублируется, а часть вообще нигде не учитывается. И чем старше и больше компания, тем сложнее все это «хозяйство» синхронизировать и приводить к общему знаменателю.
Именно для этого и предназначена НСИ: она обеспечивает «сцепление» всех деталей для слаженной работы механизма и позволяет сотрудникам разных отделов — продавцам, планировщикам, закупщикам, технологам, маркетологам и т. д. — говорить на одном языке и избегать путаницы. Ни одна, даже самая продвинутая ИТ-система не обеспечит корректный аналитический отчет, если в ее основе не заложена единая для всей компании нормативно-справочная информация.
«Лампа» или «лампочка» или почему без НСИ не обойтись даже при небольшом ассортименте
Случались ли в вашей компании проблемы при сравнении плановых и фактических объемов производства? Это довольно распространенная ситуация, если первые (плановые) фиксируются в одной системе, а вторые (фактические) — в другой. При этом планировщики при вводе данных используют корпоративные справочники, а сотрудники бухгалтерии берут наименования из накладных по мере поступления заказов от поставщиков. Что происходит в итоге? Один и тот же товар начинает двоиться или троиться, попадая в систему под разными «именами». Это может быть «лампочка», «ЛАМПОЧКА» или «лампа накаливания» и так далее — все зависит от того, как именует свою продукцию поставщик. В результате синхронизация систем трещит по швам, а нужный товар не отгружается, поскольку номинально его на складе нет, хотя по факту он есть, только называется по-другому.
Дублирования и некорректные наименования номенклатуры — страшный сон любого закупщика. Представьте, что система выдает предупреждение о том, что на складе скоро закончится «лента ПВХ для изоляции». Это значит, что нужно срочно делать новую закупку. В итоге по факту оказывается, что склад забит «изолентой ПВХ» ровно с теми же характеристиками. И чем шире ассортимент, тем чаще встречаются такие дубли. Бывает, что в компании значится и пять, и десять наименований одного и того же продукта, а значит картина по остаткам и движению товаров сильно искажена. У одного из наших клиентов, производителя молочной продукции, хаос в отчетах возник из-за путаницы с единицами измерения продуктов: один из филиалов фиксировал количество произведенного кефира в литрах, другой в бутылках, а третий в палетах.
Как понять, что компании нужен НСИ?
Дублирование информации и ошибки — далеко не единственный источник «головной боли». Индикаторов проблем намного больше. Чтобы понять, насколько остро в вашей компании стоит вопрос НСИ, задайте себе несколько вопросов. Насколько просто организован поиск информации? Не похож ли он на квест с барьерами и перескакиванием из одной системы в другую? Как много «сюрпризов» встречается в ваших отчетах, как часто вы обнаруживаете в них ошибки или несоответствия? Как часто разные отделы не могут найти общий язык из-за расхождения в данных? Бывают ли ситуации, когда закупщик заказывает не то сырье, а кладовщик отгружает клиенту не тот продукт, что требуется?
Если вы ответили «да» хотя бы на один вопрос, то, скорее всего, вашей компании нужна помощь с организацией НСИ. И вопрос не только в том, чтобы сделать удобнее поиск необходимых данных и наладить внутрикорпоративные коммуникации. Ошибки в расчетах, отсутствие актуальной информации — это дополнительные затраты и денег, и времени. Из-за несогласованности данных компании могут терять до 10% годового дохода. И речь идет не только о торговых и производственных предприятиях. Сейчас мы работаем над проектами для крупного угольного холдинга, лесопромышленного комбината, федеральной сети офтальмологических центров и других компаний, которые испытывают ровно те же проблемы.
Преодоление хаоса: чем приятна жизнь с НСИ
Грамотно выстроенная система нормативно-справочной информации позволяет не только преодолеть неоднородность данных и упорядочить любую корпоративную информацию, но решает и многие другие проблемы, например, устраняет риски человеческого фактора. Четкие правила, регламенты и проверки сводят на нет большинство ошибок при работе с данными, а самим сотрудникам не приходится тратить время на сопоставление цифр и устранение дублей.
НСИ можно смело причислить к ключевым факторам эффективности любого предприятия независимо от его специализации. Корпоративные данные могут стать ценным активом для бизнеса только при условии, что они достоверны, классифицированы по единым критериям, упорядочены, понятны всем участникам и удобны для работы. Такие данные позволяют:
- держать под контролем все бизнес-процессы;
- оптимизировать процесс планирования расходов;
- сравнивать долгосрочные планы с краткосрочными и оперативно реагировать на изменения рынка;
- анализировать разницу между плановыми и фактическими показателями (например, объемы продаж или объемы производства), даже если они ведутся в разных ИТ-системах и многое другое.
НСИ: выигрыш для закупщиков
Отдельную категорию бенефициаров НСИ представляют закупщики. Благодаря наличию единых для всей компании справочников, отсутствию ошибок и дублей у этой категории специалистов появляется возможность более эффективно управлять закупками предприятия, в том числе:
- ускорить обработку заявок на закупки и своевременно заказывать нужные позиции (что особенно актуально при множестве филиалов и централизованном отделе закупок);
- контролировать остатки и не тратить деньги на закупку того, что уже есть на складе;
- мониторить потребность в срочных закупках и оперативно перераспределять остатки между складами;
- исключить риски приобретения неподходящей продукции;
- повысить качество аналитики, точность прогноза закупок и т. д.
И главное: сокращать расходы — на создание консолидированной отчетности, внедрение новых систем, отслеживание некорректной и устаревшей информации, поддержку неактуальных справочников, хранение непроданных товаров и т. д. и т. п. Одному из наших клиентов внедрение НСИ позволило сократить время обработки заказов от нескольких дней до нескольких часов и не только ускорить цепочку поставок, но и значительно повысить уровень клиентского сервиса. Операционные расходы сократились на 15%.
Как нормализовать и поддерживать качество данных?
Для приведения в порядок и управления НСИ есть множество зарубежных и отечественных продуктов, в том числе «Мой справочник НСИ» от B2B-Center. Решение можно использовать самостоятельно, но эффективнее — в комплексе, как часть облачной ИТ-платформы B2B Altis, предназначенной для сквозной автоматизации всех этапов закупочного процесса.
Решиться на серьезные преобразования достаточно сложно, даже при наличии бюджета, поэтому прежде, чем делать выбор, стоит проконсультироваться со специалистами — проверить справочник на ошибки и дубликаты, посчитать объем данных для первичной нормализации, оценить масштаб реорганизации и т. д. Все это можно сделать бесплатно.
Как преодолеть сомнения, с чего начать, если вы поняли, что вам нужно решать проблемы с НСИ, какие инструменты выбрать — читайте в нашей следующей статье.
