В последние годы мы наблюдаем значительный сдвиг в сторону цифровизации, особенно заметный в сфере закупочной деятельности. Этот процесс, связанный с внедрением электронных решений и платформ, получил мощный импульс, который сложно переоценить. О цифровизации закупочных процессов, трендах и перспективах развития рынка рассказывает Президент Ассоциации директоров по закупкам, кандидат экономических наук, эксперт в области закупочной деятельности и управления цепями поставок с опытом работы в энергетической отрасли, бизнес-структурах, субъекте федерации, муниципалитете Юрий Зафесов.
До недавнего времени, до наступления глобальной пандемии, многие рабочие процессы, включая связанные с закупками, были привязаны к физическому присутствию сотрудников в офисе, а использование цифровых инструментов за его пределами было ограничено. Однако вынужденный переход на дистанционный формат работы резко изменил ситуацию. Необходимость быстро адаптироваться подтолкнула компании к активному использованию автоматизации и цифровых решений. Процессы, которые ранее требовали личного контакта или бумажного документооборота, например, прием банковских гарантий, стремительно перешли в цифровое пространство.
Пандемия стала катализатором, многократно усилившим интерес и предложение в области таких технологий, как блокчейн, искусственный интеллект и роботизация бизнес-процессов. Это ускорение привело к своего рода эволюции методов, используемых в закупочной деятельности.
Традиционно многие закупочные процедуры проходили «на бумаге», зачастую требовали личных встреч. Хотя некоторые организации до сих пор прибегают к устаревшим методам вроде получения предложений по факсу, подобные случаи становятся все более редкими. Современные цифровые платформы и электронные торговые площадки позволяют осуществлять все необходимые процессы – от размещения заказов и приема предложений до оценки товаров и проведения оплаты – дистанционно, значительно быстрее, эффективнее и более конкурентными способами. Автоматизация и роботизация также играют здесь ключевую роль.
Хотя цифровизация закупочных процессов началась задолго до пандемии и дистанционные форматы работы уже существовали, именно пандемия послужила мощным ускорителем. Она заставила многие компании освоить и активно использовать возможности электронных площадок. Интересно отметить парадокс того периода: в то время как многие бизнесы столкнулись с серьезными трудностями из-за пандемии, электронные площадки, наоборот, продемонстрировали существенный рост объемов и количества торгов, а также числа участников. Это наглядно подтвердило их удобство и эффективность. Осознание преимуществ цифровых закупочных платформ, казавшееся логичным, по-настоящему закрепилось именно тогда, когда сама жизнь заставила перейти на новые рельсы.
Основные преимущества электронных площадок и роль новых технологий
Переход к электронным площадкам, который так наглядно проявился в период пандемии, имеет под собой весомые основания, выражающиеся в конкретных преимуществах для всех участников закупочного процесса:
Во-первых, это значительное ускорение и повышение эффективности всего процесса. В отличие от традиционных методов, которые требовали личных встреч, работы с бумажными документами и большого объема ручного труда, электронные площадки минимизируют эти трудозатраты. Как для поставщика, так и для заказчика сокращается время на подготовку и подачу документации, ее доставку и последующее рассмотрение.
Во-вторых, электронные платформы обеспечивают дистанционное взаимодействие. Это ключевое преимущество, ставшее жизненно важным в условиях ограничений. Возможность получать предложения, оценивать их и проводить оплату не выходя из офиса (или дома), значительно упрощает логистику и расширяет географию потенциальных участников. При этом важно отметить, что переход от бумажного документооборота к электронному проходил поэтапно. На пути к полноценным цифровым платформам многие компании какое-то время активно использовали электронную почту для обмена документами, что являлось промежуточным шагом от совсем архаичных методов, вроде факса.
Говоря о технологиях, лежащих в основе современных электронных площадок, на передний план выходят такие направления, как блокчейн, искусственный интеллект и анализ больших данных (Big Data). Эти технологии играют все более важную роль в повышении эффективности и прозрачности закупок.
Сама цифровая форма закупки, предоставляемая площадкой, позволяет автоматизировать множество процессов, которые раньше требовали ручного контроля. Помимо основного функционала по приему и оценке предложений, электронные площадки предлагают ряд дополнительных сервисов. Они могут включать помощь в получении финансового обеспечения для участия в закупках, а также инструменты для решения внутренних задач компаний-участников, связанных с закупками. Площадки активно развивают сервисы, позволяющие автоматизировать планирование закупок, учет и подписание договоров. Возможность подписать договор прямо на платформе, вести планы закупок, а также использовать IT-решения для оптимизации внутренних процессов – все это стало более доступным и востребованным именно в период ускоренной цифровизации. Многие площадки готовы к интеграции с внутренними учетными и ERP-системами компаний, что позволяет автоматизировать формирование отчетности и усилить контроль за исполнением договорных обязательств.
Кроме того, современные электронные площадки выполняют значительную образовательную и консультационную функцию. Они регулярно проводят обучение как для заказчиков, так и для поставщиков, часто на бесплатной основе. Это ценный ресурс, помогающий участникам оставаться в курсе постоянно меняющегося законодательства и лучших практик в сфере закупок. Организация конференций и онлайн-ресурсов для обсуждения актуальных вопросов также способствует повышению квалификации участников рынка.
Наконец, площадки нередко берут на себя роль коммуникационного моста между участниками рынка и регуляторами. Проведение совместных мероприятий, конференций с участием представителей контрольных органов позволяет участникам рынка получать разъяснения по спорным вопросам и быть в курсе последних требований законодательства.
Расширение цифровизации на коммерческий сектор
Исторически сложилось так, что активными пользователями электронных торговых площадок в первую очередь выступали государственные заказчики, что было обусловлено развитием законодательства в этой сфере. Однако в свете общего ускорения цифровизации, о котором мы говорили ранее, коммерческие компании также активно включаются в этот процесс.
Многие коммерческие предприятия, регулярно участвуя в торгах на электронных площадках в качестве поставщиков, не понаслышке знакомы с их функционалом и преимуществами. Владельцы и руководители таких компаний все чаще осознают, что цифровые решения для закупок – это не просто тренд, а общепринятая и эффективная практика, и проявляют растущий интерес к внедрению подобных цифровых решений и у себя внутри. Компании стремятся перенести собственные закупочные процессы на электронные платформы или использовать специализированное программное обеспечение. Этот переход позволяет им достигать тех же целей, что и государственным заказчикам: снижать внутренние расходы, повышать эффективность закупочной деятельности и получать дополнительную выгоду от оптимизации процессов.
Важно отметить, что, в отличие от строго регламентированных государственных закупок, коммерческие компании обладают большей гибкостью. Электронные площадки, такие как, например, Cooper.pro, предлагают им возможность адаптировать процессы закупок под свои специфические потребности, используя разнообразные сервисы и функционал платформ.
Таким образом, в ближайшей перспективе можно ожидать значительного роста уровня цифровизации и автоматизации именно в коммерческом сегменте. В то время как государственные заказчики уже являются крупными потребителями услуг электронных площадок и достигли определенного уровня цифровой зрелости, у коммерческих компаний еще большой потенциал для внедрения и развития этих технологий.
Несмотря на очевидные преимущества цифровых инструментов, растущую эффективность и прозрачность процессов, возникает закономерный вопрос: почему же коммерческий рынок, в отличие от государственного, не проявляет такого же энтузиазма в переходе на полностью цифровые методы закупок и не торопится расставаться с привычными, порой устаревшими подходами?
Одна из ключевых причин заключается в высокой степени неоднородности закупочных процессов внутри самих коммерческих компаний. В то время как процедуры государственных закупок в рамках 44-ФЗ и 223-ФЗ стандартизированы и унифицированы для всех участников, каждая коммерческая компания зачастую имеет свои уникальные, годами выстроенные схемы работы с поставщиками. Эти схемы могут сильно отличаться от компании к компании, что создает сложности для быстрого и легкого перехода на типовые решения электронных площадок.
Второй важный аспект – фокус на долгосрочных отношениях с проверенными поставщиками. Многие коммерческие компании предпочитают работать с уже отобранным пулом надежных партнеров, с которыми налажены прочные связи и доверительные отношения. Переход на открытые электронные торги, где потенциально может участвовать любой желающий, может рассматриваться как шаг, способный нарушить эту сложившуюся систему взаимодействия.
Кроме того, ожидания коммерческих компаний от электронных площадок могут быть более специфическими. Им часто требуются индивидуальные подходы и возможность адаптации функционала платформы под их конкретные бизнес-процессы и потребности. Площадкам, в свою очередь, приходится прилагать больше усилий для интеграции и настройки своих сервисов под каждого конкретного коммерческого клиента, что делает процесс внедрения более долгим и менее массовым по сравнению с работой по стандартизированным правилам госзаказа.
Конечно, переход от бумажных носителей и даже электронной почты к полноценным цифровым платформам для коммерческого сектора происходит. Просто этот процесс идет менее стремительно и требует более тонкой настройки со стороны электронных площадок. Площадки, понимая эти особенности, предлагают инструменты для работы даже с уже существующими пулами поставщиков, используя цифровые форматы для оптимизации взаимодействия в рамках привычных партнерских связей.
Таким образом, хотя темпы цифровизации в коммерческом сегменте могут казаться более размеренными, этот процесс идет постоянно и, по всей видимости, будет только нарастать, по мере того как площадки будут предлагать более гибкие и адаптируемые решения для разнообразных потребностей коммерческого бизнеса.
Тренды и перспективы цифровизации закупок
Обращаясь к будущему цифровизации закупок и отвечая на вопрос о том, какие технологии и направления станут наиболее актуальными в ближайшие два-три года, стоит отметить, что некоторые «модные» темы, такие как блокчейн и искусственный интеллект, пока не получили повсеместного глубокого внедрения, несмотря на активное их обсуждение. Часто их использование ограничивается отдельными функциями или остается на уровне экспериментов. Однако есть несколько ключевых направлений, где ожидается значительный прорыв и которые действительно изменят ландшафт закупок:
- Автоматизация исполнения договоров и потенциал блокчейна. Одно из самых перспективных направлений – это цифровизация этапа исполнения контрактов. Идея «умных контрактов» на базе блокчейна, где определенные действия (например, оплата) происходят автоматически при выполнении заданных условий и данные о которых неизменяемы, представляет огромный интерес. Хотя полномасштабное внедрение еще впереди, развитие инструментов для мониторинга исполнения договоров и автоматизации рутинных операций на этом этапе будет набирать обороты.
- Развитие искусственного интеллекта и анализа больших данных (Big Data). Несмотря на то, что AI пока не используется повсеместно в полном объеме, его потенциал в закупках колоссален. Особенно это касается анализа больших данных. Электронные площадки аккумулируют огромный объем информации о ценах, предложениях, поставщиках. Системы на базе AI и Big Data смогут проводить глубокий ценовой анализ, выявлять аномалии, давать рекомендации по оптимальной начальной цене, а также агрегировать данные с разных площадок для более точной оценки рыночной ситуации. Это позволит заказчикам принимать более обоснованные решения, а поставщикам – лучше понимать конъюнктуру рынка.
- Роботизация рутинных операций (RPA). Еще один важный тренд – роботизация повторяющихся, рутинных задач, которые изо дня в день выполняют сотрудники закупочных служб. Перенос данных из одного источника в другой, формирование стандартных отчетов, отправка уведомлений, первичная проверка документов – все это может быть автоматизировано с помощью технологий Robotic Process Automation (RPA). Внедрение таких «программных роботов» позволит освободить сотрудников от монотонной работы, направив их усилия на более стратегические задачи. В перспективе не исключено, что даже такие сложные операции, как первичный юридический анализ документов или оценка соответствия предложений заданным критериям, могут частично выполняться алгоритмами.
- Оптимизация процесса принятия решений. Искусственный интеллект и автоматизированные системы будут все активнее использоваться для поддержки принятия решений. Если заданы четкие критерии оценки предложений и требования к поставщикам, система сможет автоматически анализировать поступившие заявки, сопоставлять их с заданными параметрами и формировать ранжированный список кандидатов, выдавая рекомендацию относительно наиболее подходящих. Человеку останется лишь подтвердить или скорректировать это решение. Это значительно сократит время на обработку предложений и минимизирует влияние человеческого фактора.
- Привлечение новых поставщиков и маркетинговые инструменты. Цифровые платформы, используя анализ данных и, возможно, AI, смогут более эффективно работать над привлечением новых участников закупочного процесса. Поиск потенциальных поставщиков через различные онлайн-источники, социальные сети и другие каналы, а также использование маркетинговых инструментов для информирования о проводимых закупках – это направление, которое будет активно развиваться.
В целом, ближайшее будущее цифровизации закупок связано не столько с появлением принципиально новых технологий, сколько с глубоким и осмысленным внедрением уже существующих – особенно AI, Big Data и RPA – для автоматизации, аналитики и оптимизации процессов на всех этапах: от планирования и поиска поставщиков до оценки предложений и исполнения контрактов.
Изменение роли менеджера по закупкам в условиях цифровизации
Внедрение роботизации, искусственного интеллекта и автоматизированных платформ неизбежно ставит вопрос о трансформации роли специалистов, непосредственно занимающихся закупками. С развитием цифровизации их функции претерпевают изменения, смещая акцент с рутинных операций на более стратегические и аналитические задачи.
Можно сказать, что у менеджеров по закупкам просто появляются новые, более совершенные инструменты. Те виды работ и услуг, которые связаны с монотонными, повторяющимися действиями – сбор и сверка документов, перенос данных, стандартное формирование отчетов – постепенно перейдут под управление автоматизированных систем и роботов.
Это, вероятно, может объективно снизить потребность в большом количестве сотрудников, занятых исключительно выполнением таких рутинных операций. Однако это ни в коем случае не означает исчезновение роли менеджера по закупкам. Напротив, их значение возрастает в других, более сложных областях. Сохраняется и даже усиливается необходимость в специалистах, которые будут организовывать и контролировать весь закупочный процесс, работающий на новых цифровых рельсах. Именно эти люди будут отвечать за поддержание работоспособности систем, их развитие и адаптацию к меняющимся условиям рынка и требованиям компании. Задачи, связанные с постоянным анализом эффективности закупочных процессов, их оптимизацией и внесением необходимых изменений, останутся ключевыми. В условиях цифровизации основной акцент деятельности менеджера по закупкам смещается на выстраивание оптимальной архитектуры процессов, стратегическое планирование, управление рисками, взаимодействие с ключевыми поставщиками и принятие решений на основе данных, предоставляемых автоматизированными системами.
Роль менеджера по закупкам эволюционирует: от исполнителя рутинных операций к стратегу и аналитику, управляющему сложными цифровыми инструментами и процессами, обеспечивая максимальную эффективность и ценность для компании.
Международный опыт и глобальные тренды в цифровизации закупок
Говоря о зарубежном опыте в области электронных закупок, следует отметить, что в некоторых аспектах российские электронные площадки действительно демонстрируют высокий уровень развития, особенно в части стандартизации и объема доступных для анализа данных по открытым закупкам. Однако глобальный рынок предлагает интересные примеры и тренды, которые заслуживают внимания.
Прежде всего, стоит упомянуть такие гиганты, как Alibaba и Amazon (в контексте их B2B направлений и маркетплейсов). Эти платформы стали мощнейшими цифровыми экосистемами, которые не просто облегчают процесс покупки-продажи, но и активно способствуют глобализации торговли. Они позволяют производителям из разных стран выходить на международные рынки, предоставляют возможности для поиска поставщиков по всему миру и упрощают логистические цепочки, часто даже беря на себя функции доставки и фулфилмента. Использование таких глобальных площадок позволяет компаниям, находящимся в одной точке мира, получать доступ к товарам и поставщикам из совершенно других регионов, проводя анализ цен на мировом уровне без необходимости создавать собственную физическую инфраструктуру за рубежом.
Помимо крупных универсальных платформ, наблюдается тренд, при котором крупные компании создают собственные цифровые закупочные или сбытовые платформы/маркетплейсы. Это позволяет им выстроить более тесное взаимодействие со своими поставщиками или клиентами, оптимизировать внутренние процессы и лучше контролировать цепочку поставок.
Однако понимание цифровизации закупок только как работы на внешней электронной площадке является неполным. Глобальные тренды показывают, что цифровизация охватывает весь жизненный цикл закупки – от возникновения внутренней потребности до конечного использования товара или услуги и управления запасами.
Это включает в себя:
- Автоматизацию планирования закупок (интеграция с внутренними системами для прогнозирования потребностей).
- Цифровизацию бюджетирования (увязка планов закупок с финансовыми возможностями).
- Электронное заключение и управление договорами (подписание, хранение и мониторинг исполнения контрактов в цифровом формате).
- Оптимизацию логистики (использование цифровых платформ для управления доставкой, отслеживания грузов).
- Автоматизацию складского хозяйства (внедрение систем управления складом (WMS), роботизация, автоматизированный учет запасов в реальном времени). Если раньше для оценки складских остатков требовался обход склада, то сейчас системы позволяют мгновенно видеть наличие и расположение каждой единицы продукции.
- Управление неликвидами (цифровые инструменты для анализа и реализации избыточных или устаревших запасов).
Таким образом, зарубежный опыт и глобальные тенденции демонстрируют, что цифровизация закупок – это не только про электронные торговые площадки, но и про комплексное преобразование всей цепочки поставок с использованием автоматизации, анализа данных и интеграции различных систем для повышения прозрачности, эффективности и управляемости на каждом этапе.
Преимущества электронных площадок и цифровизации для МСП
У руководителей малых и средних предприятий часто есть ощущение, что из-за небольших объемов или специфики их бизнеса сложные цифровые инструменты или участие в электронных торгах могут быть для них избыточными или невыгодными. Однако на практике цифровизация и электронные площадки предоставляют МСП ряд существенных преимуществ:
1. Расширение рынка сбыта и поиск новых клиентов. Это, пожалуй, одно из самых значимых преимуществ. Электронные площадки дают МСП доступ к огромному количеству потенциальных заказчиков, включая крупные государственные и коммерческие компании, которые они могли бы никогда не найти через традиционные каналы продаж. Участие в закупках на площадках становится мощным маркетинговым инструментом, позволяя малому бизнесу выйти за пределы своего региона или привычной ниши.
2. Доступ к B2B рынку. Многие площадки имеют не только сектор госзаказа, но и активно развивают коммерческие закупки. Это позволяет малым предприятиям продавать свои товары и услуги не только бюджетным организациям, но и другим коммерческим структурам, в том числе таким же малым или средним компаниям.
3. Инструменты автоматизации и оптимизации процессов. Для небольших предприятий, где часто один сотрудник выполняет несколько функций, платформы могут предоставить готовые цифровые инструменты, которые заменяют необходимость иметь собственную сложную IT-инфраструктуру. Площадки часто предлагают сервисы для ведения учета закупок, планирования, формирования отчетности. Это позволяет автоматизировать рутинные задачи, которые отнимали бы много времени у небольшого штата сотрудников, и повысить внутреннюю эффективность без значительных инвестиций.
4. Упрощение доступа к финансовым инструментам. Участие в закупках часто требует финансовых гарантий (например, обеспечение заявки, обеспечение исполнения контракта и др.). Электронные площадки интегрируются с банками и другими финансовыми организациями, предлагая МСП удобные сервисы для получения таких услуг онлайн. Это значительно облегчает участие в торгах по сравнению с получением банковской гарантии традиционным способом. Аналитика по финансовым предложениям часто уже встроена или легко доступна через площадку, что также является существенным плюсом для МСП, у которых часто нет собственных финансовых аналитиков.
5. Обучение и поддержка. Большинство современных площадок активно занимается обучением своих пользователей. Для малых предприятий, у которых может не быть специализированного отдела закупок или продаж, доступ к обучающим материалам, вебинарам и консультациям становится важным подспорьем для освоения новых инструментов и понимания правил участия в торгах.
6. Повышение видимости и узнаваемости. Включение в цифровую экосистему электронной площадки делает МСП видимым для широкого круга потенциальных заказчиков, которые активно ищут поставщиков на этих платформах. Участие в торгах, даже небольших, позволяет компании заявить о себе, продемонстрировать надежность и стать частью системы, которую постоянно анализируют заказчики. Это значительно упрощает поиск клиентов и снижает затраты на традиционный маркетинг и продажи.
7. Оптимизация внутренних закупочных процессов. Если МСП выступает не только как поставщик, но и как заказчик (осуществляя собственные закупки), платформы предлагают инструменты для более эффективного управления этими процессами. Возможность вести учет, планировать закупки и проводить их в электронном виде помогает сократить рутинные операции, снизить внутренние расходы и сделать процесс более прозрачным и управляемым.
Таким образом, несмотря на первоначальные опасения и кажущуюся сложность, электронные площадки и инструменты цифровизации предоставляют малому и среднему бизнесу значительные возможности для роста, расширения рынков сбыта, оптимизации внутренних процессов и повышения общей эффективности деятельности.
Конечно, у руководителей малых предприятий могут быть и опасения: сложность процедур, боязнь взаимодействия с крупными или регулируемыми заказчиками, вопросы прозрачности. Однако растущее число МСП, успешно участвующих в электронных закупках, говорит о том, что эти барьеры преодолимы. Площадки постоянно работают над упрощением интерфейсов и процедур, делая их более доступными даже для компаний, не обладающих большим опытом в сфере закупок.
Электронные площадки становятся для МСП не просто инструментом продажи, а комплексной цифровой экосистемой, которая помогает найти новых клиентов, оптимизировать внутренние процессы, получить доступ к финансированию и повысить свою конкурентоспособность на рынке.
Закупки через 5 лет: Главные векторы развития
Размышляя о том, какими станут закупки через пять лет, можно согласиться с известным высказыванием: несмотря на кажущуюся инерцию, за относительно короткие периоды времени происходят стремительные изменения. И в сфере закупок именно цифровизация является тем мощным двигателем, который уже сейчас трансформирует ландшафт и будет определять его в ближайшие годы.
Ключевыми элементами этой трансформации станут:
1. Повсеместное применение AI и роботизации. Более глубокое внедрение искусственного интеллекта и программных роботов (RPA), которые получат доступ к данным в реальном времени по всей цепочке поставок. Это позволит автоматизировать еще больший объем рутинных операций, освобождая человеческие ресурсы.
2. Полная прозрачность и управляемость цепочки поставок. Системы будут обеспечивать видимость всех этапов – от планирования потребности до использования продукции на предприятии. Удержание и анализ ключевых показателей эффективности (KPI) в реальном времени станет стандартом.
3. Повышение точности и эффективности. Улучшенное прогнозирование, основанное на больших данных, и точный учет (особенно в складском хозяйстве) приведут к значительному росту эффективности, скорости и производительности всей закупочной деятельности. Системы будут точно знать, что есть на складах, и что именно нужно закупить в следующий раз.
4. Превращение электронных площадок в IT-инфраструктуру. Электронные площадки перестанут быть просто местом для проведения торгов. Они станут комплексной IT-инфраструктурой, предоставляющей компаниям любого размера (от МСП до крупного бизнеса) готовые решения для автоматизации всего цикла закупок – от планирования и бюджетирования до отчетности и обеспечения внутренней прозрачности процессов. Их ценность будет заключаться в предложении этих интегрированных сервисов.
5. Рост интереса коммерческого сектора. Коммерческие компании, особенно те, кто еще не полностью перешел на цифровые рельсы, будут все больше заинтересованы в таких платформах, поскольку видят в них прямой путь к повышению экономической эффективности. Исторически переход на электронные площадки почти всегда приводит к улучшению показателей благодаря расширению кругозора и доступу к большему числу потенциальных поставщиков.
6. Углубление партнерства и интеграции. Платформы будут способствовать более тесному партнерству и глубокой интеграции процессов между заказчиками и поставщиками.
7. Сохранение принципов устойчивого развития (ESG). Несмотря на возможные различия в подходах, критерии устойчивого развития, социальной ответственности и экологичности останутся важным фактором при выборе поставщиков, особенно на международном уровне. Цифровые платформы будут интегрировать механизмы учета этих критериев.
Через 5 лет закупки станут еще более быстрыми, точными и прозрачными благодаря глубокому проникновению AI, роботов и комплексных IT-решений, предоставляемых электронными платформами. Роль человека сместится в сторону стратегического управления и принятия решений, основанных на анализе данных.
