В последние годы мы наблюдаем значительный сдвиг в сторону цифровизации, особенно заметный в сфере закупочной деятельности. Этот процесс, связанный с внедрением электронных решений и платформ, получил мощный импульс, который сложно переоценить. О цифровизации закупочных процессов, трендах и перспективах развития рынка рассказывает Президент Ассоциации директоров по закупкам, кандидат экономических наук, эксперт в области закупочной деятельности и управления цепями поставок с опытом работы в энергетической отрасли, бизнес-структурах, субъекте федерации, муниципалитете Юрий Зафесов.
До недавнего времени, до наступления глобальной пандемии, многие рабочие процессы, включая связанные с закупками, были привязаны к физическому присутствию сотрудников в офисе, а использование цифровых инструментов за его пределами было ограничено. Однако вынужденный переход на дистанционный формат работы резко изменил ситуацию. Необходимость быстро адаптироваться подтолкнула компании к активному использованию автоматизации и цифровых решений. Процессы, которые ранее требовали личного контакта или бумажного документооборота, например, прием банковских гарантий, стремительно перешли в цифровое пространство.
Пандемия стала катализатором, многократно усилившим интерес и предложение в области таких технологий, как блокчейн, искусственный интеллект и роботизация бизнес-процессов. Это ускорение привело к своего рода эволюции методов, используемых в закупочной деятельности.
Традиционно многие закупочные процедуры проходили «на бумаге», зачастую требовали личных встреч. Хотя некоторые организации до сих пор прибегают к устаревшим методам вроде получения предложений по факсу, подобные случаи становятся все более редкими. Современные цифровые платформы и электронные торговые площадки позволяют осуществлять все необходимые процессы – от размещения заказов и приема предложений до оценки товаров и проведения оплаты – дистанционно, значительно быстрее, эффективнее и более конкурентными способами. Автоматизация и роботизация также играют здесь ключевую роль.
Хотя цифровизация закупочных процессов началась задолго до пандемии и дистанционные форматы работы уже существовали, именно пандемия послужила мощным ускорителем. Она заставила многие компании освоить и активно использовать возможности электронных площадок. Интересно отметить парадокс того периода: в то время как многие бизнесы столкнулись с серьезными трудностями из-за пандемии, электронные площадки, наоборот, продемонстрировали существенный рост объемов и количества торгов, а также числа участников. Это наглядно подтвердило их удобство и эффективность. Осознание преимуществ цифровых закупочных платформ, казавшееся логичным, по-настоящему закрепилось именно тогда, когда сама жизнь заставила перейти на новые рельсы.
Основные преимущества электронных площадок и роль новых технологий
Переход к электронным площадкам, который так наглядно проявился в период пандемии, имеет под собой весомые основания, выражающиеся в конкретных преимуществах для всех участников закупочного процесса:
Во-первых, это значительное ускорение и повышение эффективности всего процесса. В отличие от традиционных методов, которые требовали личных встреч, работы с бумажными документами и большого объема ручного труда, электронные площадки минимизируют эти трудозатраты. Как для поставщика, так и для заказчика сокращается время на подготовку и подачу документации, ее доставку и последующее рассмотрение.
Во-вторых, электронные платформы обеспечивают дистанционное взаимодействие. Это ключевое преимущество, ставшее жизненно важным в условиях ограничений. Возможность получать предложения, оценивать их и проводить оплату не выходя из офиса (или дома), значительно упрощает логистику и расширяет географию потенциальных участников. При этом важно отметить, что переход от бумажного документооборота к электронному проходил поэтапно. На пути к полноценным цифровым платформам многие компании какое-то время активно использовали электронную почту для обмена документами, что являлось промежуточным шагом от совсем архаичных методов, вроде факса.
Говоря о технологиях, лежащих в основе современных электронных площадок, на передний план выходят такие направления, как блокчейн, искусственный интеллект и анализ больших данных (Big Data). Эти технологии играют все более важную роль в повышении эффективности и прозрачности закупок.
Сама цифровая форма закупки, предоставляемая площадкой, позволяет автоматизировать множество процессов, которые раньше требовали ручного контроля. Помимо основного функционала по приему и оценке предложений, электронные площадки предлагают ряд дополнительных сервисов. Они могут включать помощь в получении финансового обеспечения для участия в закупках, а также инструменты для решения внутренних задач компаний-участников, связанных с закупками. Площадки активно развивают сервисы, позволяющие автоматизировать планирование закупок, учет и подписание договоров. Возможность подписать договор прямо на платформе, вести планы закупок, а также использовать IT-решения для оптимизации внутренних процессов – все это стало более доступным и востребованным именно в период ускоренной цифровизации. Многие площадки готовы к интеграции с внутренними учетными и ERP-системами компаний, что позволяет автоматизировать формирование отчетности и усилить контроль за исполнением договорных обязательств.
Кроме того, современные электронные площадки выполняют значительную образовательную и консультационную функцию. Они регулярно проводят обучение как для заказчиков, так и для поставщиков, часто на бесплатной основе. Это ценный ресурс, помогающий участникам оставаться в курсе постоянно меняющегося законодательства и лучших практик в сфере закупок. Организация конференций и онлайн-ресурсов для обсуждения актуальных вопросов также способствует повышению квалификации участников рынка.
Наконец, площадки нередко берут на себя роль коммуникационного моста между участниками рынка и регуляторами. Проведение совместных мероприятий, конференций с участием представителей контрольных органов позволяет участникам рынка получать разъяснения по спорным вопросам и быть в курсе последних требований законодательства.
Расширение цифровизации на коммерческий сектор
Исторически сложилось так, что активными пользователями электронных торговых площадок в первую очередь выступали государственные заказчики, что было обусловлено развитием законодательства в этой сфере. Однако в свете общего ускорения цифровизации, о котором мы говорили ранее, коммерческие компании также активно включаются в этот процесс.
Многие коммерческие предприятия, регулярно участвуя в торгах на электронных площадках в качестве поставщиков, не понаслышке знакомы с их функционалом и преимуществами. Владельцы и руководители таких компаний все чаще осознают, что цифровые решения для закупок – это не просто тренд, а общепринятая и эффективная практика, и проявляют растущий интерес к внедрению подобных цифровых решений и у себя внутри. Компании стремятся перенести собственные закупочные процессы на электронные платформы или использовать специализированное программное обеспечение. Этот переход позволяет им достигать тех же целей, что и государственным заказчикам: снижать внутренние расходы, повышать эффективность закупочной деятельности и получать дополнительную выгоду от оптимизации процессов.
Важно отметить, что, в отличие от строго регламентированных государственных закупок, коммерческие компании обладают большей гибкостью. Электронные площадки, такие как, например, Cooper.pro, предлагают им возможность адаптировать процессы закупок под свои специфические потребности, используя разнообразные сервисы и функционал платформ.
Таким образом, в ближайшей перспективе можно ожидать значительного роста уровня цифровизации и автоматизации именно в коммерческом сегменте. В то время как государственные заказчики уже являются крупными потребителями услуг электронных площадок и достигли определенного уровня цифровой зрелости, у коммерческих компаний еще большой потенциал для внедрения и развития этих технологий.
Несмотря на очевидные преимущества цифровых инструментов, растущую эффективность и прозрачность процессов, возникает закономерный вопрос: почему же коммерческий рынок, в отличие от государственного, не проявляет такого же энтузиазма в переходе на полностью цифровые методы закупок и не торопится расставаться с привычными, порой устаревшими подходами?
Одна из ключевых причин заключается в высокой степени неоднородности закупочных процессов внутри самих коммерческих компаний. В то время как процедуры государственных закупок в рамках 44-ФЗ и 223-ФЗ стандартизированы и унифицированы для всех участников, каждая коммерческая компания зачастую имеет свои уникальные, годами выстроенные схемы работы с поставщиками. Эти схемы могут сильно отличаться от компании к компании, что создает сложности для быстрого и легкого перехода на типовые решения электронных площадок.
Второй важный аспект – фокус на долгосрочных отношениях с проверенными поставщиками. Многие коммерческие компании предпочитают работать с уже отобранным пулом надежных партнеров, с которыми налажены прочные связи и доверительные отношения. Переход на открытые электронные торги, где потенциально может участвовать любой желающий, может рассматриваться как шаг, способный нарушить эту сложившуюся систему взаимодействия.
Кроме того, ожидания коммерческих компаний от электронных площадок могут быть более специфическими. Им часто требуются индивидуальные подходы и возможность адаптации функционала платформы под их конкретные бизнес-процессы и потребности. Площадкам, в свою очередь, приходится прилагать больше усилий для интеграции и настройки своих сервисов под каждого конкретного коммерческого клиента, что делает процесс внедрения более долгим и менее массовым по сравнению с работой по стандартизированным правилам госзаказа.
Конечно, переход от бумажных носителей и даже электронной почты к полноценным цифровым платформам для коммерческого сектора происходит. Просто этот процесс идет менее стремительно и требует более тонкой настройки со стороны электронных площадок. Площадки, понимая эти особенности, предлагают инструменты для работы даже с уже существующими пулами поставщиков, используя цифровые форматы для оптимизации взаимодействия в рамках привычных партнерских связей.
Таким образом, хотя темпы цифровизации в коммерческом сегменте могут казаться более размеренными, этот процесс идет постоянно и, по всей видимости, будет только нарастать, по мере того как площадки будут предлагать более гибкие и адаптируемые решения для разнообразных потребностей коммерческого бизнеса.
Тренды и перспективы цифровизации закупок
Обращаясь к будущему цифровизации закупок и отвечая на вопрос о том, какие технологии и направления станут наиболее актуальными в ближайшие два-три года, стоит отметить, что некоторые "модные" темы, такие как блокчейн и искусственный интеллект, пока не получили повсеместного глубокого внедрения, несмотря на активное их обсуждение. Часто их использование ограничивается отдельными функциями или остается на уровне экспериментов. Однако есть несколько ключевых направлений, где ожидается значительный прорыв и которые действительно изменят ландшафт закупок:
- Автоматизация исполнения договоров и потенциал блокчейна. Одно из самых перспективных направлений – это цифровизация этапа исполнения контрактов. Идея "умных контрактов" на базе блокчейна, где определенные действия (например, оплата) происходят автоматически при выполнении заданных условий и данные о которых неизменяемы, представляет огромный интерес. Хотя полномасштабное внедрение еще впереди, развитие инструментов для мониторинга исполнения договоров и автоматизации рутинных операций на этом этапе будет набирать обороты.
- Развитие искусственного интеллекта и анализа больших данных (Big Data). Несмотря на то, что AI пока не используется повсеместно в полном объеме, его потенциал в закупках колоссален. Особенно это касается анализа больших данных. Электронные площадки аккумулируют огромный объем информации о ценах, предложениях, поставщиках. Системы на базе AI и Big Data смогут проводить глубокий ценовой анализ, выявлять аномалии, давать рекомендации по оптимальной начальной цене, а также агрегировать данные с разных площадок для более точной оценки рыночной ситуации. Это позволит заказчикам принимать более обоснованные решения, а поставщикам – лучше понимать конъюнктуру рынка.
- Роботизация рутинных операций (RPA). Еще один важный тренд – роботизация повторяющихся, рутинных задач, которые изо дня в день выполняют сотрудники закупочных служб. Перенос данных из одного источника в другой, формирование стандартных отчетов, отправка уведомлений, первичная проверка документов – все это может быть автоматизировано с помощью технологий Robotic Process Automation (RPA). Внедрение таких "программных роботов" позволит освободить сотрудников от монотонной работы, направив их усилия на более стратегические задачи. В перспективе не исключено, что даже такие сложные операции, как первичный юридический анализ документов или оценка соответствия предложений заданным критериям, могут частично выполняться алгоритмами.
- Оптимизация процесса принятия решений. Искусственный интеллект и автоматизированные системы будут все активнее использоваться для поддержки принятия решений. Если заданы четкие критерии оценки предложений и требования к поставщикам, система сможет автоматически анализировать поступившие заявки, сопоставлять их с заданными параметрами и формировать ранжированный список кандидатов, выдавая рекомендацию относительно наиболее подходящих. Человеку останется лишь подтвердить или скорректировать это решение. Это значительно сократит время на обработку предложений и минимизирует влияние человеческого фактора.
- Привлечение новых поставщиков и маркетинговые инструменты. Цифровые платформы, используя анализ данных и, возможно, AI, смогут более эффективно работать над привлечением новых участников закупочного процесса. Поиск потенциальных поставщиков через различные онлайн-источники, социальные сети и другие каналы, а также использование маркетинговых инструментов для информирования о проводимых закупках – это направление, которое будет активно развиваться.
В целом, ближайшее будущее цифровизации закупок связано не столько с появлением принципиально новых технологий, сколько с глубоким и осмысленным внедрением уже существующих – особенно AI, Big Data и RPA – для автоматизации, аналитики и оптимизации процессов на всех этапах: от планирования и поиска поставщиков до оценки предложений и исполнения контрактов.
Изменение роли менеджера по закупкам в условиях цифровизации
Внедрение роботизации, искусственного интеллекта и автоматизированных платформ неизбежно ставит вопрос о трансформации роли специалистов, непосредственно занимающихся закупками. С развитием цифровизации их функции претерпевают изменения, смещая акцент с рутинных операций на более стратегические и аналитические задачи.
